MGT103 - Phần 10: Kiểm soát, đạo đức và trách nhiệm xã hội

Đáp án đúng: "Managers decide on types of control, implement them and take actions based on the information provided by these control systems". Kiểm soát là một chu trình do nhà quản lý cầm trọn: chọn hình thức kiểm soát phù hợp, đặt nó vào guồng vận hành, đọc số liệu nó trả về rồi can thiệp khi thực tế lệch chuẩn. "Managers focus primarily on financial control systems." thu hẹp sai phạm vi, vì ngoài tiền còn phải kiểm soát nguồn lực vật chất, nhân sự và thông tin. "Managers are solely responsible for controlling employees’ daily activities." biến kiểm soát thành việc kè kè theo dõi người, bỏ mất phần đo lường quá trình và kết quả. "Control systems are only implemented at the executive level of an organization" sai về tầng áp dụng, bởi mỗi cấp quản lý đều có chuẩn mực và cơ chế kiểm soát riêng cho phạm vi mình phụ trách.

Đáp án đúng: "To guarantee organizational success". Kiểm soát chỉ là cơ chế phát hiện lệch chuẩn rồi hiệu chỉnh, nó nâng xác suất đạt mục tiêu chứ không khoá chắc được kết quả, bởi kết cục còn phụ thuộc thị trường, đối thủ và những biến cố ngoài tầm với của bộ máy. "To adapt to environmental changes" là một mục đích thật, vì hệ kiểm soát báo sớm những đổi thay bên ngoài để tổ chức trở tay. "To limit the accumulation of errors" cũng đúng, bởi sai nhỏ không chặn kịp sẽ dồn lại thành hỏng lớn. "To cope with organizational complexity" đúng nốt: quy mô và số đầu mối càng tăng thì càng cần chuẩn mực cùng thước đo để giữ các bộ phận cùng nhịp.

Đáp án đúng: "Bureaucratic". Ba dấu hiệu trong mô tả đi liền với nhau: hệ đánh giá chi tiết, ngưỡng thành tích tối thiểu bắt buộc và thưởng gắn vào kết quả của từng cá nhân, đó là lối kiểm soát dựa trên quy tắc chính thức cùng sự tuân thủ. "Decentralized" đi hướng khác, dựa vào chuẩn mực nhóm, giá trị chung và tính tự giác, phần thưởng thường gắn với tập thể hơn là xếp hạng từng người. "Organic" cùng mạch mềm ấy, hợp với tổ chức linh hoạt, ít tầng nấc và nhiều điều chỉnh tại chỗ. "Strategic" không phải một cách kiểm soát hành vi mà là tầng kiểm soát xem chiến lược có còn khớp với môi trường hay không.

Đáp án đúng: "Preliminary". Kiểm soát sơ bộ đặt chốt chặn ngay ở cửa vào: nguyên liệu, tiền vốn, thông tin và nhân lực được soát cả về số lượng lẫn chất lượng trước khi được nhận vào tổ chức, nhờ đó sai sót bị ngăn từ đầu vào thay vì phải khắc phục về sau. "Screening" theo dõi trong lúc quá trình đang diễn ra, lấy chính dòng công việc đang chạy làm căn cứ điều chỉnh. "Post-action" chỉ lên tiếng khi sản phẩm hay dịch vụ đã hoàn tất, nên bài học của nó chỉ dùng được cho các chu kỳ kế tiếp. "Structural" không nằm trên trục thời gian trước – trong – sau mà nói về cách bố trí bộ máy kiểm soát, chẳng hạn theo lối quan liêu hay theo lối phi tập trung.

Đáp án đúng: "conflict of interest". Cấu trúc được mô tả là một quyết định mà lợi ích riêng của người ra quyết định và lợi ích của tổ chức kéo về hai hướng khác nhau, khiến người ấy không còn vô tư khi lựa chọn; đó chính là định nghĩa của xung đột lợi ích, và vì vậy nó bị coi là vấn đề đạo đức ngay khi thiệt hại chưa thực sự xảy ra. "loss of confidence" chỉ là hệ quả có thể có về sau, khi người khác mất tin tưởng, chứ không mô tả thế đối nghịch về lợi ích. "security breach" nói tới việc thông tin hay tài sản bị truy cập trái phép, một dạng sự cố khác hẳn. "violation of organizational culture" chỉ sự lệch với chuẩn mực và niềm tin chung trong tổ chức, phạm vi rất rộng và không nhất thiết dính tới lợi ích riêng của người quyết định.

Đáp án đúng: "Operating". Loại ngân sách này diễn đạt kế hoạch của một đơn vị bằng tiền cho kỳ tới — doanh thu dự kiến, chi phí để đạt doanh thu đó và lợi nhuận còn lại — nên việc dự báo lượng sách thiếu niên bán được ở Đông Nam Á năm sau rơi đúng vào đây. "Labor" là ngân sách phi tiền tệ, đếm giờ công hoặc số nhân sự cần cho một khối lượng việc, nó không nói gì về nhu cầu thị trường. "capital expenditures" dành cho các khoản bỏ ra mua tài sản dùng nhiều năm như nhà in hay dây chuyền đóng sách, tức dòng tiền đầu tư chứ không phải dòng doanh thu thường kỳ. "balance sheet" không phải công cụ dự báo nhu cầu mà là bản dự phóng tài sản, nợ và vốn chủ ở một thời điểm, cho thấy tình trạng tài chính chứ không cho thấy sức mua của một dòng sản phẩm.

Đáp án đúng: "Incorporate employee participation in developing control systems". Người ta chống lại kiểm soát khi cảm thấy bị áp đặt những thước đo mình không hiểu và không được bàn; cho họ góp tiếng lúc dựng hệ thống sẽ biến thước đo thành cam kết của chính họ, đồng thời sửa được các chỉ tiêu phi thực tế ngay từ đầu. "Increase oversight and monitoring" xử lý triệu chứng bằng cách làm nặng thêm nguyên nhân, khiến nhân viên càng thấy bị dò xét. "Avoid involving employees in control design" chính là điều kiện sinh ra đề kháng, bởi hệ thống khi đó hoàn toàn là sản phẩm của người khác áp xuống. "Use punitive measures to enforce compliance" chỉ mua được sự tuân thủ bề ngoài: người bị đo sẽ tìm cách làm đẹp số liệu hoặc che giấu sai lệch thay vì báo cáo thật, làm hỏng luôn giá trị thông tin của kiểm soát.

Đáp án đúng: "strategy and control". Muốn biết chiến lược có đưa tổ chức tới mục tiêu hay không thì phải có một vòng phản hồi: mục tiêu được chuyển thành chuẩn đo, số liệu thực tế đem so với chuẩn, rồi kết quả so sánh quay lại điều chỉnh chính chiến lược — đó là lý do hai hệ thống này phải gắn vào nhau. "structure and leadership" cho biết ai báo cáo cho ai và ai dẫn dắt, nhưng không sinh ra thước đo nào về mức đạt mục tiêu. "technology and human resources" là nguồn lực để thực thi, bản thân chúng không trả lời câu hỏi về hiệu lực. "information and operational" chỉ phục vụ việc chạy công việc hằng ngày, tầm ngắn hơn hẳn tầm chiến lược. "structure and information" giúp dữ liệu chạy đúng tuyến trong sơ đồ tổ chức, song dữ liệu không tự so mình với mục tiêu nếu thiếu khâu kiểm soát.

Đáp án đúng: "Establish standards". Không có chuẩn thì không có thước nào để nói kết quả là đạt hay lệch, nên quá trình kiểm soát phải mở đầu bằng việc chuyển mục tiêu thành những mức cụ thể, đo được. Việc "Measure performance" chỉ có nghĩa khi đã biết cần đo cái gì và theo đơn vị nào, vì vậy nó đứng sau. Việc "Compare performance to standards" cần đồng thời hai dữ kiện là số đo thực tế và mức chuẩn, nên không thể đi đầu. Và "Take corrective action" chỉ phát sinh khi so sánh đã cho thấy có sai lệch đáng xử lý; đặt nó lên trước thì nhà quản lý can thiệp mà chưa biết mình đang chữa cái gì.

Đáp án đúng: "Creating a committee to review policies concerning selection of new hires and promotion of employees". Tuân thủ đạo đức là dựng cơ chế nội bộ để tự soi những quyết định mà luật không nói hết; một hội đồng rà lại chính sách tuyển người và cất nhắc chính là thiết chế đó, bởi sự công bằng trong đề bạt là chuẩn mực đạo đức nhiều hơn là điều khoản pháp lý. Hành động "Requiring top financial managers to ensure compliance with securities and banking regulations" buộc người ta làm đúng quy định chứng khoán và ngân hàng, tức tuân thủ pháp luật. Hành động "Donating money to fund the performing arts" thuộc nhóm hiến tặng từ thiện. Còn "Consulting the legal department regarding the requirements of a particular law" cũng chỉ nhằm biết luật đòi gì để làm theo.

Đáp án đúng: "Taking corrective action". Sai lệch đã lộ ra và tổ chức đang can thiệp để kéo kết quả về mức chuẩn, chịu cả tiền máy mới lẫn phí chuyển hàng — đó đúng là chặng xử lý hậu quả của chênh lệch, chặng duy nhất có hành động thật thay vì chỉ thu thập hay đối chiếu dữ liệu. Việc "Measuring performance" là thu số liệu về kết quả thực tế của lô hàng. Việc "Comparison of performance to standards" là đặt số đo cạnh mức chuẩn để kết luận có lệch hay không, và nó đã hoàn tất trước khi quyết định đổi máy được đưa ra. Việc "Setting performance standards" diễn ra từ đầu, khi mức chất lượng cần đạt được ấn định. Còn "Changing standards" là sửa chính cái chuẩn, trong khi ở đây chuẩn giữ nguyên và chỉ sản phẩm lỗi được khắc phục.

Đáp án đúng: "Social". Lớp trách nhiệm này bao trùm cách tổ chức đối xử với toàn bộ các bên trong môi trường quanh nó — người lao động, khách hàng, cộng đồng, môi trường tự nhiên — nên mọi tình thế lưỡng nan sinh ra từ các quan hệ đó đều rơi vào phạm vi của nó. Phạm vi "Legal" hẹp hơn, chỉ gồm việc làm đúng những gì luật buộc, mà lưỡng nan thật sự thường xuất hiện đúng ở chỗ luật im lặng. Khái niệm "Ethical" chỉ chuẩn mực hành xử của một con người cụ thể, một nhà quản lý hay một nhân viên, chứ không phải quan hệ của tổ chức với môi trường. Còn "cultural" không được dùng như một phạm trù trách nhiệm trong cách phân chia này.

Đáp án đúng: "Human". Các loại kiểm soát được gọi tên theo nguồn lực mà chúng nhắm vào. Nguồn lực con người được giữ trong khuôn thông qua tuyển chọn, bố trí, huấn luyện, trả công và đo lường kết quả làm việc, nên việc chấm thành tích định kỳ là một trong những công cụ đo của chính nhóm này. Nhóm "Physical" nhắm vào tài sản hữu hình: hàng dự trữ, máy móc, chất lượng vật tư. Nhóm "Information" nhắm vào dự báo bán hàng, phân tích môi trường và lịch điều độ. Nhóm "Financial" nhắm vào dòng tiền, nợ, vốn và khả năng thanh toán. Còn "Inventory" chỉ là một đối tượng cụ thể nằm bên trong kiểm soát tài sản hữu hình, không phải một loại nguồn lực ngang hàng.

Đáp án đúng: "the need for control in order to reduce the accumulation of errors." Chuỗi cảnh báo an toàn nhỏ bị bỏ ngoài tai, mỗi cái đứng một mình chưa gây hại, nhưng dồn lại thành một lỗi đóng gói nghiêm trọng; đó chính là lý do kiểm soát tồn tại, tức chặn sai lệch nhỏ lúc còn rẻ để sửa trước khi chúng cộng dồn thành sự cố. Cách hiểu "the need to understand organizational complexity." bàn về chuyện tổ chức có nhiều bộ phận phải phối hợp, không giải thích vì sao tín hiệu nhỏ lại tích thành thiệt hại lớn. Cách hiểu "the way that control helps organizations respond to changing standards." gắn kiểm soát với việc bắt kịp chuẩn mực mới từ bên ngoài, trong khi ở đây chuẩn an toàn không hề đổi, chỉ có lời cảnh báo bị làm ngơ. Còn "that changing conditions are influenced by innovation." bàn quan hệ giữa đổi mới và biến động môi trường, lệch hẳn khỏi tình huống một văn hoá không chịu lắng nghe.

Đáp án đúng: "Structural". Dấu hiệu nặng nhất ở đây là quyền quyết định được đẩy xuống từng người phụ trách dự án kèm trách nhiệm lớn hơn, tức tổ chức đang nới mức tập trung của bộ khung quyền hạn; lựa chọn giữa lối quan liêu và lối phi tập trung như vậy thuộc kiểm soát cấu trúc. Chữ ngân sách trong tình huống chỉ là phương tiện thể hiện cách bố trí đó: tiền bị chia thành nhiều phần nhỏ vì quyền cũng được chia nhỏ, chứ việc theo dõi dòng tiền không phải điều đang thay đổi. Vì thế cách gọi "Financial" không đứng được, bởi kiểm soát tài chính là giám sát chi tiêu, nợ và tỉ suất sinh lời so với chuẩn, không phải phân bổ quyền hạn. Cách gọi "Human" nhắm vào tuyển dụng, đánh giá và phát triển con người, trong khi các vị trí quản lý dự án vẫn thế, chỉ quyền hạn đổi. Còn "Information" nói về độ chính xác và kịp thời của dữ liệu phục vụ điều hành.

Đáp án đúng: "Physical". Bộ lựa chọn ở đây là các lĩnh vực kiểm soát chia theo loại nguồn lực mà tổ chức nắm giữ, và kiểm soát chất lượng nằm cùng nhóm với quản lý tồn kho và bảo dưỡng thiết bị, tức nhóm nguồn lực hữu hình: nó soi vật liệu và thành phẩm đi qua dây chuyền xem có đạt chuẩn hay không. Cách gọi "Operations" dễ gây lẫn vì chất lượng nghe như chuyện của xưởng, nhưng vận hành là một cấp độ hoạt động, không phải một loại nguồn lực, nên nó không thuộc cùng hệ phân loại mà câu hỏi đang dùng. Cách gọi "Human" trỏ tới tuyển chọn, đào tạo và đánh giá thành tích con người. Cách gọi "Information" trỏ tới độ chính xác và kịp thời của dự báo, báo cáo, dữ liệu phục vụ điều hành. Còn "Financial" trỏ tới nợ, dòng tiền và tỉ suất sinh lời, đều xa hẳn việc đo chuẩn của vật phẩm.

Đáp án đúng: "Screening". Loại kiểm soát này đặt các điểm đo ngay trong lúc quá trình chuyển hoá đang chạy, nên khi một chỉ số lệch chuẩn thì người quản lý thấy được nó lệch ở công đoạn nào, do đâu, và sửa khi sản phẩm còn dở dang; chính khả năng truy ra nguyên nhân đó khiến nó được dùng thường xuyên hơn các hình thức khác. Cách gọi "Preliminary" trỏ tới vòng kiểm trước khi bắt đầu, lo chất lượng đầu vào như vật liệu và tay nghề, nên ngăn ngừa tốt nhưng chưa chỉ ra nguyên nhân của một lỗi đã phát sinh. Cách gọi "Financial" là một lĩnh vực kiểm soát phân theo nguồn lực, không phải một thời điểm trong dòng chuyển hoá. Còn "Human resources" cũng vậy, nó nói về đối tượng được kiểm soát chứ không nói về khoảnh khắc đặt điểm đo, nên không mang lợi thế tìm nguyên nhân.

Đáp án đúng: "Shareholder investments". Câu hỏi nhắm vào dòng tài chính chảy từ môi trường vào trong tổ chức, và tiền cổ đông bỏ ra mua cổ phần đúng là nguồn vốn đi từ bên ngoài vào, bổ sung cho khối nguồn lực mà doanh nghiệp dùng để hoạt động. Cụm "Retained earnings" là phần lợi nhuận giữ lại sau khi chia, sinh ra từ chính hoạt động của doanh nghiệp nên là nguồn nội sinh chứ không phải dòng từ ngoài vào. Cụm "Working capital" chỉ phần vốn lưu động đang luân chuyển bên trong giữa tiền, hàng và khoản phải thu, tức một trạng thái của nguồn lực đã nằm trong tổ chức. Còn "Employee salaries" là tiền doanh nghiệp trả ra để đổi lấy sức lao động, nên đó là dòng chảy ngược hướng, đi từ tổ chức ra môi trường.

Đáp án đúng: "Financial". Loại ngân sách này vẽ dòng tiền của kỳ tới theo cả hai đầu: tiền sẽ đến từ đâu, có thể là hoạt động kinh doanh, vay nợ hay huy động thêm vốn, và tiền sẽ đi vào đâu, trả nợ, chi đầu tư, bổ sung vốn lưu động. "Operating" diễn đạt hoạt động dự kiến bằng đơn vị tiền, chẳng hạn doanh thu bán hàng và từng khoản chi phí, nhưng không phải bản đồ nguồn tiền và cách dùng tiền. "Nonmonetary" đo kế hoạch bằng những đơn vị không phải tiền như giờ máy, giờ lao động hoặc số đơn vị sản phẩm. "Debt ratio" không phải một loại ngân sách mà là tỉ số dùng để đánh giá mức vay nợ của doanh nghiệp.