MGT103 - Phần 1: Bản chất, vai trò và năng lực quản lý

Đáp án đúng: "Marketing". Ba việc được nêu, tức đưa sản phẩm mới ra thị trường, xúc tiến và phân phối, đều quay quanh câu hỏi làm sao để hàng gặp đúng người mua và được chọn, nên chúng thuộc địa hạt của nhà quản lý marketing. "Human resources" lo tuyển dụng, đào tạo, thù lao và quan hệ lao động, tức chăm phần con người bên trong tổ chức. "Operations" phụ trách việc biến đầu vào thành sản phẩm qua thiết kế hệ thống sản xuất, kiểm soát chất lượng và tồn kho, nên họ làm ra hàng chứ không lo đường hàng tới tay khách. "Plant" cai quản một nhà máy cụ thể, công việc gói trong phạm vi mặt bằng và dây chuyền ở đó, càng xa khâu xúc tiến lẫn kênh bán.

Đáp án đúng: "Selecting the course of action most likely to lead to success". Hoạch định trả lời hai câu hỏi, muốn đi đến đâu và đi bằng đường nào, nên việc đặt mục tiêu rồi chọn ra phương hướng hành động có triển vọng nhất chính là phần ruột của chức năng này. "Organizing people and resources" thuộc chức năng tổ chức, lo xếp người vào việc, chia nhóm và định tuyến báo cáo sau khi hướng đi đã có. "Monitoring progress toward the achievement of goals" là kiểm soát, đối chiếu kết quả thực với chuẩn đã đặt rồi hiệu chỉnh. "Motivating others to higher levels of achievement" nằm ở chức năng lãnh đạo, tác động vào con người cho họ nỗ lực hơn. "Communicating company policies to subordinates" cũng là việc của người lãnh đạo khi truyền đạt và giải thích cho cấp dưới.

Đáp án đúng: "communication". Việc đang làm là soạn một thông điệp viết sao cho người nhận hiểu đúng chi tiết buổi dã ngoại, tức năng lực mã hoá ý thành câu chữ rõ ràng và chọn kênh truyền phù hợp cho số đông. "technical" là sự thành thạo công cụ, quy trình và nghiệp vụ chuyên môn của một lĩnh vực, chẳng hạn đọc bản vẽ hay vận hành máy. "conceptual" là khả năng nhìn tổ chức như một tổng thể, thấy các bộ phận ăn khớp ra sao và suy ra hệ quả dài hạn của một nước đi. "interpersonal" là khả năng hoà hợp, thuyết phục và tạo ảnh hưởng khi tiếp xúc trực tiếp; một thông báo gửi chung cho cả nhóm chưa cần tới phần tương tác ấy.

Đáp án đúng: "Synergy". Ý cốt của từ này là hai hay nhiều đơn vị cùng làm và phối hợp ăn khớp thì cho ra kết quả lớn hơn tổng kết quả khi mỗi đơn vị làm riêng, nên nó chính là lý lẽ buộc các bộ phận trong một hệ thống phải hợp tác. "Entropy" nói điều ngược, rằng hệ thống sẽ rã và lụi nếu không nhận thêm năng lượng từ môi trường. "Contingency" là tư tưởng không có cách quản lý nào đúng cho mọi hoàn cảnh, mỗi tình huống đòi một cách riêng, chuyện hợp tác không phải trọng tâm. "Diversity" bàn về sự khác biệt giữa các thành viên trong lực lượng lao động. "Uniformity" nhấn vào tính đồng nhất, dễ bị lẫn nhưng giống nhau không có nghĩa là hợp lực.

Đáp án đúng: "the right decisions are made and implemented." Tính hiệu quả của một tiến trình quản lý được đo bằng hai điều kiện đi liền nhau: chọn đúng việc cần làm và thực sự biến lựa chọn đó thành kết quả. Quyết định hay mà nằm trên giấy thì vô ích, còn thực thi quyết liệt một quyết định sai chỉ làm thiệt hại tới nhanh hơn. "overhead production costs are increased." đi ngược lại, bởi chi phí gián tiếp phình ra là dấu hiệu nguồn lực bị tiêu hao chứ không phải dấu hiệu quản lý tốt. "decisions are made independently of the organization's external environment." cắt tổ chức khỏi khách hàng, đối thủ và khung pháp lý, khiến quyết định mất chỗ dựa thực tế. "the same amount of resources is allocated to all the functions of the organization." là thứ công bằng hình thức: mỗi bộ phận có nhu cầu và mức đóng góp khác nhau, chia đều chính là phân bổ sai.

Đáp án đúng: "Controlling". Khi chính sách đã ban hành và nhà quản lý bắt tay vào việc đo xem nó được thực thi tới đâu, so kết quả thực tế với chuẩn đã đặt để kịp điều chỉnh, thì họ đang vận hành vòng kiểm soát. Hoạt động "Decision making" đã diễn ra ở bước trước đó, lúc ban điều hành chọn ra bộ chính sách nhân sự mới, chứ không phải lúc theo dõi. "Organizing" là sắp xếp con người, phân chia nhiệm vụ và thiết lập quyền hạn để chính sách có chỗ bám, nó không bao gồm việc đo lường mức tuân thủ. "Leading" hướng vào tác động lên con người — truyền cảm hứng, động viên, tháo gỡ xung đột — trong khi tình huống này không nói gì về động lực mà chỉ nói về việc giám sát tiến độ thực thi.

Đáp án đúng: "Creating organizational goals and overall strategy". Cấp cao là tầng duy nhất nhìn ra toàn bộ tổ chức cùng môi trường bên ngoài, nên việc của họ là định hướng dài hạn: tổ chức tồn tại để đạt gì, cạnh tranh bằng cách nào, dồn nguồn lực vào đâu. "Overseeing day-to-day operations" thuộc tầm tay của quản lý cấp cơ sở, những người đứng sát công việc hằng ngày. "Performing routine administrative tasks" là phần việc hành chính lặp lại, càng lên cao càng được giao bớt để dành thời gian cho phán đoán chiến lược. "Implementing plans of first-line managers" đảo ngược dòng thẩm quyền, vì kế hoạch chảy từ trên xuống rồi mới được cụ thể hoá ở dưới. "Coordinating the work of first-line managers" lại đúng là nhiệm vụ của quản lý cấp trung, lớp trung chuyển giữa chiến lược và tác nghiệp.

Đáp án đúng: "People do not naturally dislike work." Thuyết Y khởi đi từ niềm tin rằng lao động là nhu cầu tự nhiên như nghỉ ngơi hay vui chơi; chính vì vậy nhà quản lý theo hướng này mới dám giao quyền tự chủ và mở rộng phạm vi tự quyết cho cấp dưới. "People are not internally motivated to achieve their goals." phủ nhận động lực nội sinh, đúng nền tảng mà thuyết Y dựa vào, nên nó nằm hẳn ở phía đối lập. "People perform better when they are threatened by the manager." dựng lên hình ảnh người lao động chỉ chịu làm khi bị ép, đúng tinh thần kiểm soát chặt và đe doạ của thuyết X. "Social processes do not influence the performance of workers." thì loại bỏ yếu tố quan hệ và nhóm khỏi năng suất, điều mà cả trường phái quan hệ con người lẫn thuyết Y đều không chấp nhận.

Đáp án đúng: "improving the performance of individual workers." Trọng tâm của quản trị khoa học là mổ xẻ từng công việc thành các động tác, đo thời gian, tìm cách làm tốt nhất rồi huấn luyện và trả lương theo sản lượng, tất cả nhằm nâng năng suất của từng người thợ. "encouraging soldiering among employees." nói ngược: hiện tượng người thợ cố tình làm chậm chính là thứ hướng tiếp cận này ra đời để triệt bỏ. "increasing employee turnover." cũng không phải mục tiêu, vì tuyển và huấn luyện lại liên tục sẽ phá vỡ chính cái chuẩn thao tác mà phương pháp dày công dựng nên. "increasing overhead costs." trái với tinh thần tiết giảm phí tổn, thứ vẫn được xem như thước đo thành công. "analyzing the external rather than the internal environment of an organization." đặt tầm nhìn ra bên ngoài, trong khi phương pháp này chỉ soi vào quy trình, công cụ và con người bên trong phân xưởng.

Đáp án đúng: "Organizational behavior". Lĩnh vực này nghiên cứu con người trong tổ chức ở nhiều lớp cùng lúc — cá nhân, nhóm, cơ cấu — nên nó vay khái niệm và phương pháp từ tâm lý học, xã hội học, nhân học, kinh tế học và cả y học, chẳng hạn khi bàn về căng thẳng hay sức khoẻ nghề nghiệp. "Scientific management" hẹp hơn nhiều, chỉ dựa vào kỹ thuật đo động tác và thời gian để nâng năng suất của người thợ. "Administrative management" đi theo hướng rút ra các nguyên tắc tổ chức và điều hành bộ máy từ kinh nghiệm quản lý thực tế, chứ không từ một chùm ngành khoa học. "Systems perspective" là một lối nhìn, xem tổ chức như hệ thống có đầu vào, chuyển hoá, đầu ra và phản hồi; nó cho khung phân tích chứ không phải một ngành có nền tảng liên ngành rộng như vậy.

Đáp án đúng: "Top managers". Rót tiền vào nghiên cứu và phát triển, bước vào một thị trường hay rút khỏi thị trường đang có đều là những lựa chọn định lại phạm vi hoạt động của cả doanh nghiệp và cam kết nguồn lực nhiều năm, nên chỉ tầng cao nhất mới đủ thẩm quyền cùng tầm nhìn để quyết. "Division heads" quyết trong khuôn khổ ngành hàng mình phụ trách, họ không tự ý đóng hay mở một thị trường cho toàn tổ chức. "Middle managers" dịch chiến lược thành kế hoạch cho bộ phận rồi điều phối bên dưới, tức thực thi chứ không định hướng. "First-line managers" trực tiếp quản người làm việc hằng ngày, tầm quyết định tính theo tuần và theo ca. "Limited partners" chỉ góp vốn và hưởng lợi với trách nhiệm hữu hạn; bản chất pháp lý của họ là đứng ngoài việc điều hành, dự vào thì mất luôn giới hạn trách nhiệm.

Đáp án đúng: "inventory control." Quản lý vận hành lo việc biến nguồn lực thành hàng hoá hay dịch vụ, nên nắm những đòn bẩy trực tiếp của dòng chảy sản xuất: thiết kế quy trình, bố trí mặt bằng, lịch sản xuất, chất lượng và lượng hàng dự trữ. Giữ tồn kho đủ để không gián đoạn mà vẫn không đọng vốn chính là một quyết định thường ngày của họ. "sales promotion." nhằm thúc người mua hành động, thuộc nhóm công cụ của tiếp thị. "Accounting" ghi nhận, phân loại và báo cáo số liệu tiền tệ, là địa hạt của tài chính kế toán. "employee development" xây dựng năng lực và lộ trình nghề nghiệp cho người lao động, việc của quản trị nhân sự; nhà quản lý vận hành có dùng kết quả của cả ba phần việc đó nhưng không chịu trách nhiệm chính về chúng.

Đáp án đúng: "technical". Nhóm kỹ năng này là hiểu biết về chính nghiệp vụ: biết dữ liệu thô phải qua những bước nào mới thành một bản báo cáo dùng được. Trả lời được câu hỏi về quy trình nghĩa là nhà quản lý nắm nội dung công việc chuyên môn, không chỉ nắm cách điều người. Nhóm "abstract" là năng lực nhìn tổ chức như một tổng thể và thấy quan hệ giữa các bộ phận, ở tầm cao hơn thao tác. Nhóm "time management" là biết sắp ưu tiên và phân bổ thời lượng cho các việc. Nhóm "decision-making" là nhận diện vấn đề rồi lựa giữa các phương án, trong khi ở đây không có phương án nào được cân đo. Còn "interpersonal" là giao tiếp, thúc đẩy và hoà giải — cách truyền đạt, không phải nội dung nghiệp vụ được truyền đạt.

Đáp án đúng: "Using resources in a cost-effective manner". Hiệu suất nói về tỷ lệ giữa kết quả thu được và nguồn lực bỏ ra: cùng một đầu ra mà tốn ít tiền, ít giờ, ít vật tư hơn thì quá trình quản lý được coi là hiệu suất hơn. Tiêu dùng nguồn lực sao cho mỗi đồng chi ra đều đáng chính là điều kiện ấy. Lựa chọn "Increasing overhead production costs" làm phần đầu vào phình lên trong khi đầu ra không nhích theo, nên tỷ lệ xấu đi. Lựa chọn "Using micromanagement techniques" ngốn thời gian của người quản lý vào việc giám sát vụn vặt và triệt tiêu tự chủ của cấp dưới, thường kéo năng suất xuống. Còn "Using the majority of resources for sales promotion activities" chỉ là một cách phân bổ thiên lệch về một hoạt động, tự nó chẳng nói gì về mức tiết kiệm.

Đáp án đúng: "Middle managers". Lớp này đông nhất vì mỗi định hướng từ đỉnh phải được chẻ ra thành chương trình, kế hoạch và chỉ tiêu cho rất nhiều bộ phận, rồi còn phải điều phối lẫn nhau; khối lượng việc chuyển hoá đó cần nhiều người đảm nhiệm. Nhóm "Top managers" chỉ gồm vài người, đặt mục tiêu chung và quyết định hướng đi tổng thể thay vì triển khai chúng. Nhóm "The members of the board of directors" giám sát bộ máy thay cho chủ sở hữu, không phải một tầng điều hành trong tổ chức. Còn "First-line managers" trực tiếp giám sát người lao động tác nghiệp từng ngày; họ thực thi những gì đã được chẻ nhỏ sẵn, không phải nơi chính sách được chuyển thành kế hoạch.

Đáp án đúng: "Organizing." Quyết định gom hoạt động và nguồn lực thành những nhóm nào, giao cho ai, theo tuyến quyền hạn ra sao chính là nội dung của chức năng tổ chức: nó biến mục tiêu đã định thành một bộ khung công việc kèm quan hệ báo cáo. Chức năng "planning." đứng trước đó, lo việc chọn mục tiêu và vạch đường đi tới mục tiêu, chưa bàn tới cách xếp người và tài sản. Chức năng "leading." hướng vào thúc đẩy và dẫn dắt con người sau khi bộ khung đã dựng xong. Chức năng "controlling." theo dõi rồi chỉnh sửa khi kết quả lệch khỏi chuẩn, tức đứng ở cuối chu trình. Còn "divesting." không phải một chức năng quản lý mà là hành động bán đi hoặc rút khỏi một bộ phận kinh doanh, thuộc phạm vi quyết định chiến lược.

Đáp án đúng: "They typically spend a large proportion of their time supervising the work of their subordinates." Quản lý tuyến đầu đứng sát những người trực tiếp làm ra sản phẩm, nên phần lớn thời gian của họ dành cho phân việc, kèm cặp, xử lý sự cố tại chỗ và theo dõi kết quả của nhân viên. Mệnh đề "They are primarily responsible for implementing policies made by top managers." tả đúng lớp quản lý cấp trung, lớp dịch chính sách của cấp cao thành chương trình hành động. Mệnh đề "They are typically involved in creating overall organizational strategies and goals." thuộc cấp cao, nơi định hướng dài hạn cho cả tổ chức. Mệnh đề "They officially represent their organization to the external environment." cũng là vai trò của cấp cao khi làm việc với cổ đông, chính quyền và báo giới. Còn "They make decisions about activities such as acquiring other companies and entering or abandoning various markets" nói về quyền mua lại doanh nghiệp và chọn thị trường, vượt xa thẩm quyền của tuyến đầu.

Đáp án đúng: "It encompasses the concepts of planning, organizing, leading, and controlling." Quản lý hành chính đặt ống kính ở tầm toàn bộ tổ chức: nó đi tìm những chức năng chung mà người quản lý ở bất cứ bộ phận nào cũng phải làm, và bộ bốn hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát chính là kết quả của cách nhìn ấy. Mệnh đề "It deals with the jobs of individual employees." lại tả nhánh quản lý khoa học, nhánh đi vào từng động tác và thời gian hoàn thành của một người thợ. Mệnh đề "It focuses solely on combating soldiering." cũng thuộc nhánh ấy, vốn sinh ra từ nỗi lo công nhân cố tình làm chậm, và chữ chỉ duy nhất càng khiến nó hẹp so với một lý thuyết về cả bộ máy. Còn "It was first introduced by Frank and Lillian Gilbreth." gán sai xuất xứ, bởi hai người đó được biết tới nhờ nghiên cứu thao tác và chuyển động trong xưởng, không phải nhờ khung chức năng quản lý tổng quát.

Đáp án đúng: "Conceptual". Kỹ năng này là khả năng tư duy ở mức trừu tượng: nhìn tổ chức như một tổng thể, thấy các bộ phận ăn khớp với nhau thế nào và một quyết định ở chỗ này sẽ dội sang chỗ khác ra sao, nên nó càng nặng khi người quản trị lên cao. "Technical" là sự thành thạo công việc chuyên môn cụ thể, dùng được máy móc, phần mềm hay quy trình của một nghề. "Interpersonal" là khả năng làm việc với con người, từ giao tiếp, động viên tới hoà giải. "Time management" là khả năng xếp thứ tự ưu tiên và giao bớt việc để dùng quỹ thời gian có hạn cho đúng chỗ. Ba năng lực ấy đều thuộc về hành động và ứng xử, không phải năng lực suy nghĩ ở tầng khái niệm.