Câu hỏi: MGT103 - Phần 6: Thiết kế cơ cấu và phối hợp công việc

Đáp án đúng: "Allowing employees to participate in the change process". Kháng cự phần lớn mọc lên từ cảm giác bị động và sợ mất mát, nên khi người làm được góp ý, được bàn cách triển khai và thấy ý kiến của mình đọng lại trong phương án, họ chuyển từ đối tượng bị thay đổi sang người cùng làm thay đổi, đồng thời mang vào bàn những chi tiết thực tế mà cấp trên không nhìn thấy. Hướng "Fostering an environment of uncertainty in the organization" làm điều trái ngược, vì bất định là chất liệu nuôi lo lắng và tin đồn. Hướng "Announcing the change only after it has been implemented" tước mất quãng chuẩn bị tâm thế và dễ tạo cảm giác bị qua mặt. Còn "Minimizing communication among employees" cắt đúng kênh giúp mọi người hiểu lý do và cách làm, khiến hiểu lầm lan nhanh hơn cả thông tin chính thức.

Đáp án đúng: "A nurse who directly interacts with patients and provides critical care." Ý nghĩa nhiệm vụ đo mức độ công việc của một người tạo ra ảnh hưởng thật lên đời sống hay sức khoẻ người khác, và việc chăm sóc người bệnh trong tình huống nguy kịch cho thấy ảnh hưởng ấy rõ nhất. "A software engineer who has complete control over the design and implementation of a new project." minh hoạ quyền tự quyết về cách làm và tiến độ, đó là chiều tự chủ. "A factory worker who performs the same repetitive task for eight hours a day" cho thấy công việc thiếu đa dạng kỹ năng và thiếu tính trọn vẹn, chẳng nói gì về tầm ảnh hưởng của nó tới ai. "A telemarketer who follows a strict script and has limited autonomy in their interactions with customers." lại là ví dụ về việc bị tước quyền tự quyết, hoàn toàn khác với câu hỏi việc này quan trọng với người nào.

Đáp án đúng: "Favoritism and bias are minimized." Mô hình quan liêu dựng tổ chức trên luật lệ viết sẵn, phạm vi quyền hạn rõ ràng và việc tuyển chọn, đề bạt theo tiêu chuẩn chuyên môn, nhờ vậy quyết định ít phụ thuộc vào cảm tình hay quan hệ riêng của người có chức. "It is easier to change rules when circumstances change." trái với bản chất của nó, bởi luật lệ thành văn và thủ tục nhiều tầng khiến việc sửa đổi rất chậm. "Once rules are understood, it is easier to make exceptions." cũng không đúng, vì chính sự nhất quán cứng rắn làm cho ngoại lệ gần như không được phép. "There is a higher level of flexibility." là chỗ bị phê phán nhiều nhất của mô hình này. "More attentions is paid to the human and social processes." thuộc về hướng tiếp cận hành vi, vốn ra đời để bù lại đúng khoảng trống mà mô hình quan liêu bỏ lại.

Đáp án đúng: "enrichment". Hướng thiết kế này vừa thêm việc theo chiều ngang vừa thêm quyền theo chiều dọc: người lao động nhận thêm tác vụ và đồng thời được tự định cách làm, tự kiểm tra kết quả, nhận phản hồi trực tiếp, nên công việc có cả bề rộng lẫn độ sâu. "enlargement" chỉ nối thêm tác vụ cùng mức vào một chỗ làm, quyền quyết định vẫn nằm ở cấp trên. "rotation" giữ nguyên nội dung từng việc và chỉ chuyển người đi vòng quanh các vị trí cho bớt đơn điệu. "specialization" đi ngược hẳn, chia việc thành những phần nhỏ hẹp để làm nhanh và dễ thay người, khiến quyền kiểm soát của người làm càng thu lại.

Đáp án đúng: "higher turnover." Khi năm chiều đặc trưng của công việc được nâng lên, người làm thấy việc mình có ý nghĩa, thấy mình chịu trách nhiệm và biết rõ kết quả, nên họ gắn bó hơn với chỗ làm; tỉ lệ rời việc và vắng mặt vì thế giảm đi chứ không tăng, đó là lý do mục này đứng ngoài danh sách hệ quả. "higher motivation." đúng là kết quả được chờ đợi, vì ba trạng thái tâm lý nói trên sinh ra động lực từ bên trong. "higher-quality performance." cũng theo sau, do người làm tự kiểm soát chất lượng phần việc mình nhận trọn. "higher satisfaction." là hệ quả quen thuộc nhất, thường được nêu kèm với động lực khi mô tả tác dụng của cách thiết kế này.

Đáp án đúng: "entropy." Mọi hệ thống mở, nếu không được nạp thêm nguồn lực và thông tin từ bên ngoài, đều trượt dần về trạng thái rã rời và suy yếu; với một tổ chức, điều đó nghĩa là không theo dõi môi trường và không tự làm mới thì đi xuống là đường đi tự nhiên. "reengineering." là biện pháp chủ động nhằm chặn và đảo chiều đà suy ấy, tức thuốc chữa chứ không phải căn bệnh. "synergy." chỉ hiệu ứng các bộ phận hợp lại tạo ra kết quả lớn hơn tổng các phần riêng lẻ, một chiều hoàn toàn tích cực. "process gain." cũng mang nghĩa được thêm, nói phần lợi sinh ra từ cách phối hợp, nên không thể là tên của quá trình suy tàn.

Đáp án đúng: "reengineering." Nét riêng của việc này là không vá từng chỗ mà đặt lại câu hỏi gốc, rằng phần việc ấy có cần làm không và nếu làm lại từ đầu thì làm thế nào, rồi thiết kế lại toàn bộ dòng công việc để chi phí, chất lượng phục vụ hoặc thời gian xử lý đơn hàng nhảy một bước lớn. "process change." chỉ là cách nói chung cho mọi sửa đổi quy trình, kể cả sửa nhỏ từng bước, không hàm nghĩa triệt để và toàn diện. "innovation." là việc tạo ra ý tưởng hay sản phẩm mới rồi đưa vào sử dụng, hướng ra thị trường hơn là vào bộ máy bên trong. "entropy." chỉ đà suy yếu tự nhiên của hệ thống, tức lý do buộc người ta phải hành động, không phải bản thân hành động.

Đáp án đúng: "Incremental Innovation". Cải tiến từng bước nhỏ trên nền một thiết kế đã định hình, chụp ảnh nét hơn hoặc chip chạy nhanh hơn, trong khi công năng cốt lõi và hình dáng gần như giữ nguyên, là dấu hiệu của đổi mới tiệm tiến. "Radical Innovation" phải làm thay đổi hẳn cách người ta dùng hoặc cả cục diện cạnh tranh của ngành, như lần một chiếc máy cảm ứng thay cho cả bàn phím vật lý. "Product Innovation" chỉ nói đối tượng được đổi mới là sản phẩm, không nói mức độ, nên không trả lời được câu hỏi ở đây hỏi loại nào. "Managerial Innovation" nhắm vào cách tổ chức và điều hành công việc, chẳng liên quan tới việc nâng cấu hình một thiết bị.

Đáp án đúng: "technology and operations." Thay toàn bộ thiết bị sản xuất cũ bằng thiết bị mới tiên tiến ở mọi nhà máy là can thiệp vào chính cách biến đầu vào thành đầu ra, tức đổi phương tiện và quy trình làm ra sản phẩm, nên nó rơi vào lĩnh vực công nghệ và vận hành. "job design." sẽ là việc sắp xếp lại nội dung từng chỗ làm, chẳng hạn gộp tác vụ hoặc trao thêm quyền quyết định cho người làm. "people." chỉ những thay đổi nhắm vào con người, từ kỹ năng, thái độ tới cách ứng xử, thường làm qua huấn luyện và phát triển. "organization culture." là thay đổi hệ giá trị và nếp hành xử chung, loại chậm và khó nhất. Việc thay máy có thể kéo theo cả ba thứ ấy về sau, nhưng hành động được kể vẫn là đổi thiết bị.