Câu hỏi: MGT103 - Phần 6: Thiết kế cơ cấu và phối hợp công việc

Đáp án đúng: "small-batch". Công nghệ sản xuất được phân loại theo khối lượng đầu ra và mức tuỳ biến: nhận một đơn rồi pha riêng theo khẩu vị từng khách nghĩa là mỗi lần làm ra một sản phẩm không giống lần trước, quy mô lô nhỏ nhất có thể. "mass-production" dựa vào dây chuyền lắp ráp cho ra hàng loạt đơn vị giống hệt nhau, trái ngược hẳn với việc pha chế theo yêu cầu riêng. "continuous-process" chạy không ngắt quãng cho nguyên liệu dạng khối như hoá dầu hay xi măng, không áp cho quầy cà phê phục vụ từng khách. "large-batch" vẫn làm theo lô nhưng lô lớn và đồng nhất, nên mất đi phần tuỳ biến. "standardized process" nhấn vào việc chuẩn hoá thao tác để mọi lần đều ra kết quả như nhau, đi ngược mục đích của quán.

Đáp án đúng: "Authority". Quyền lực thô có thể đến từ chuyên môn, quan hệ hay sức hấp dẫn cá nhân, nhưng khi tổ chức gắn nó vào một chức vụ và công nhận bằng quy chế thì nó thành quyền hạn: người giữ ghế được ra lệnh trong phạm vi đã định và người dưới có nghĩa vụ tuân theo. "Entropy" là xu hướng một hệ thống dần rã ra rồi lụi đi nếu không nhận thêm năng lượng từ bên ngoài, thuộc vốn từ của quan điểm hệ thống. "Process gain" chỉ phần kết quả tăng thêm nhờ các thành viên làm việc ăn khớp, vượt tổng năng lực từng người cộng lại. "Synergy" cũng nói về cái lợi sinh ra khi các bộ phận phối hợp, chẳng dính gì tới việc hợp pháp hoá quyền lực.

Đáp án đúng: "task environment". Đối thủ bán rẻ hơn buộc doanh nghiệp hạ giá là áp lực đến từ một nhóm tổ chức gọi được tên, có giao dịch hoặc đối đầu trực tiếp và tác động tức thì lên quyết định của hãng, đúng đặc điểm của lớp môi trường gồm đối thủ, khách hàng, nhà cung cấp, đối tác và cơ quan quản lý. "supply chain" chỉ đường đi của đầu vào từ nơi cung cấp tới nơi sản xuất, nó không chứa người đang giành khách của mình. "internal environment" gồm hội đồng quản trị, nhân viên, văn hoá và điều kiện làm việc, tức những gì nằm trong ranh giới tổ chức. "demographic environment" nói về cơ cấu dân số như tuổi, thu nhập hay trình độ, thuộc lớp tổng quát và chỉ ảnh hưởng gián tiếp, chậm hơn nhiều.

Đáp án đúng: "Technical Innovation". Động cơ hybrid làm thay đổi chính hình thái vật lý và tính năng của thứ bán ra, nên thuộc loại đổi mới sinh ra sản phẩm mới hoặc cải thiện hẳn đặc tính của sản phẩm đang có. "Process Innovation" nằm ở cách chế tạo, lắp ráp và phân phối, chẳng hạn đổi dây chuyền để làm cùng một động cơ nhanh và rẻ hơn, chứ không phải bản thân động cơ. "Managerial Innovation" đổi cách tổ chức điều hành, như cơ chế phối hợp hay chế độ thưởng, và thường không hiện lên trong sản phẩm bán cho khách. "Incremental Innovation" là những bước cải tiến nhỏ nối tiếp trên nền sẵn có; mức tiết kiệm nhiên liệu cải thiện đáng kể như mô tả đã vượt khỏi cỡ của bước nhỏ ấy.

Đáp án đúng: "pricing strategies of competitors." Lực lượng tác nghiệp là những chủ thể bên ngoài mà doanh nghiệp đụng mặt thường xuyên, trong đó đối thủ là rõ nhất: họ chỉnh giá thì mình phải tính lại, đứng im là mất khách, nên đó là sức ép buộc tổ chức thay đổi. "employee turnover rates." đo mức người rời đi trong chính tổ chức, một tín hiệu nội bộ về quản trị nhân sự và văn hoá. "employee motivation." cũng nằm ở người của mình, thuộc phần hành vi tổ chức. "capital availability." nói doanh nghiệp còn bao nhiêu vốn để đầu tư, một điều kiện bên trong; nó chịu ảnh hưởng của thị trường tiền tệ nhưng bản thân nó không phải một chủ thể đang đối đầu với hãng.

Đáp án đúng: "Job enrichment". Dấu hiệu quyết định ở đây là chiều dọc: nhân viên không chỉ gánh thêm đầu việc mà còn được tự xếp lịch gọi và tự định cách gỡ vướng cho khách, tức nhận thêm quyền quyết định vốn thuộc người quản lý. "Job enlargement" chỉ cộng thêm số lượng nhiệm vụ cùng cấp độ, người làm vẫn chẳng có thêm quyền tự chủ nào. "Job rotation" giữ nguyên nội dung từng việc và chỉ đổi người qua các vị trí cho bớt đơn điệu. "Job simplification" đi hẳn hướng ngược, bóc việc thành thao tác càng nhỏ càng dễ, vốn là cách làm sinh ra sự nhàm chán mà tình huống đang muốn chữa.

Đáp án đúng: "External". Suy thoái kinh tế ập đến từ ngoài biên giới doanh nghiệp, hãng không gây ra cũng chẳng ngăn được, và vì nó bóp nhu cầu nên ban lãnh đạo buộc phải sửa lại cả cơ cấu lẫn thiết kế tổ chức để sống sót. "internal" chỉ những sức ép phát sinh trong lòng hãng như năng suất tụt, xung đột giữa các khối hay biến động đội ngũ, không phải một cơn khủng hoảng của cả thị trường. "Technical" là lực đến từ máy móc và công nghệ mới làm lệch cách làm việc. "Regulatory" đến từ quyết định của cơ quan quản lý ngành. "Legal" là thay đổi trong luật buộc doanh nghiệp chỉnh hành vi; hai thứ sau đều là can thiệp của nhà nước, khác hẳn một chu kỳ kinh tế đi xuống.

Đáp án đúng: "bureaucracy". Mô hình này dựng tổ chức trên quyền lực chính thức và hợp pháp: quy tắc viết thành văn, tuyến chỉ huy rõ ràng, phân công theo chuyên môn, tuyển và đề bạt theo năng lực, mọi quyền đều gắn vào chức vụ chứ không vào con người đang giữ chức vụ. "adhocracy" gần như không có cấu trúc cố định, lập nhóm theo từng việc rồi giải tán, chính là đối cực của một hệ thống quy tắc chặt. "autocracy" nói việc quyền quyết định dồn hết vào một người, đó là phong cách cầm quyền chứ không phải mô hình thiết kế tổ chức. "entropy" mô tả xu hướng suy tàn của hệ thống, chẳng liên quan tới cách sắp xếp quyền hạn.

Đáp án đúng: "rotation". Luân chuyển công việc là biện pháp giữ nguyên nội dung từng công việc nhưng dịch chuyển người làm qua các vị trí khác nhau theo chu kỳ, nhằm giảm đơn điệu và giúp người lao động nắm được nhiều khâu. "specialization" đi hướng ngược lại, chẻ nhỏ công việc thành những phần hẹp để một người làm mãi một phần. "enrichment" cải tạo chính bản thân công việc bằng cách thêm quyền tự quyết và trách nhiệm theo chiều sâu. "enlargement" cũng sửa công việc, nhưng theo chiều ngang, gộp thêm nhiệm vụ cùng cấp độ vào một vị trí. "deskilling" là quá trình hạ thấp mức kỹ năng mà một công việc đòi hỏi, thường do tự động hoá, và cũng là thay đổi diễn ra ở công việc chứ không ở người làm.

Đáp án đúng: "Diagnosing relevant variables". Việc Francis đang làm là truy nguyên nhân: dò xem dịch vụ khách hàng, chất lượng sản phẩm, cách định giá hay yếu tố nào khác đã kéo doanh số xuống. Đó đúng là bước chẩn đoán các biến số liên quan, bước bắc cầu giữa mục tiêu đã đặt và cách can thiệp sẽ chọn. "Recognizing the need for change" đã xong rồi, thể hiện ở chỗ anh biết mình cần làm gì đó để đảo chiều xu hướng. "Setting goals for the change" cũng đã xong, vì con số tăng 5% so với năm trước đã được ấn định. "Selecting a change technique" chỉ làm được sau khi biết căn nguyên, bởi kỹ thuật phải khớp với bệnh. "Implementing the change" còn xa hơn nữa, là lúc đưa giải pháp đã chọn vào thực tế.

Đáp án đúng: "Sequential interdependence". Dây chuyền ở đây chạy một chiều theo chuỗi: bột trộn xong mới chuyển sang phòng ủ, ủ xong mới tạo hình, tạo hình xong mới nướng, nướng và làm nguội xong mới đóng gói, nghĩa là đầu ra của khâu trước thành đầu vào của khâu sau và không có dòng chảy ngược. "Pooled interdependence" mô tả các bộ phận làm việc gần như độc lập, chỉ chung nhau nguồn lực của tổ chức, trong khi ở đây không phòng nào bắt đầu được nếu phòng trước chưa xong. "Reciprocal interdependence" đòi dòng công việc đi qua lại hai chiều giữa các bộ phận, điều không xảy ra trong trình tự làm bánh. "Intensive interdependence" là dạng nhiều bộ phận cùng tác động đồng thời lên một đối tượng và phối hợp liên tục theo tình huống, khác hẳn một chuỗi cố định.

Đáp án đúng: "coordination". Khi các bộ phận đã được chia tách, phối hợp là cơ chế nối chúng lại với nhau: những lần tham vấn và tương tác thường xuyên giữa chế tạo – thiết kế với nghiên cứu phát triển, rồi giữa tiếp thị – bán hàng với chế tạo – thiết kế, chính là cách khớp hoạt động của các đơn vị phụ thuộc nhau. "delegation" là việc một nhà quản lý chuyển bớt phần việc cùng quyền tương ứng xuống cấp dưới, tức quan hệ dọc giữa trên và dưới, không phải quan hệ ngang giữa các phòng. "job rotation" chuyển người làm qua các vị trí khác nhau, một biện pháp thiết kế công việc cho cá nhân. "job specialization" chẻ công việc thành những phần hẹp để từng người đảm nhiệm, cũng nằm ở cấp độ công việc chứ không nói gì tới việc nối các bộ phận lại.

Đáp án đúng: "Customer Departmentalization". Căn cứ gom nhóm ở đây là loại người mua: khách cá nhân, doanh nghiệp nhỏ và doanh nghiệp lớn, mỗi nhóm có nhu cầu riêng nên được một khối chuyên trách phục vụ; lối chia này giúp nhân viên hiểu sâu một tập khách hàng. "Functional Departmentalization" gom theo nghiệp vụ giống nhau như tín dụng, kế toán hay nhân sự, trong khi ba khối được nêu đều làm đủ các nghiệp vụ ngân hàng. "Product Departmentalization" gom theo dòng sản phẩm, chẳng hạn tiền gửi, cho vay hay thẻ, mà tên các khối lại trỏ vào người dùng chứ không vào món hàng. "Location Departmentalization" gom theo địa bàn, kiểu khu vực phía bắc tách khỏi khu vực phía nam, và điều đó không hề xuất hiện trong cách đặt tên của ngân hàng này.

Đáp án đúng: "Delegation". Uỷ quyền là hành động nhà quản lý cắt một phần khối lượng công việc của mình giao cho người khác, kèm theo quyền hạn đủ để làm được việc đó, trong khi vẫn giữ trách nhiệm cuối cùng trước cấp trên của mình. "Micromanagement" đi ngược lại: người quản lý can thiệp vào từng chi tiết nhỏ của việc đã giao, nên thực chất không nhường phần việc nào. "Synergy" nói về hiện tượng tổng thể lớn hơn tổng các phần khi các đơn vị cộng lực, một hiệu ứng về kết quả chứ không phải một hành động giao việc. "Centralization" chỉ mức tập trung quyền ra quyết định ở các tầng trên của bộ máy, tức một đặc tính của cả tổ chức, và nó nghiêng về hướng giữ quyền lại thay vì chuyển quyền đi.

Đáp án đúng: "mass-production". Dấu nhận dạng gồm sản phẩm đã tiêu chuẩn hoá, số lượng lớn và dây chuyền lắp ráp mà mỗi trạm làm một việc cố định, đúng đặc trưng của công nghệ sản xuất đại trà. "Unit" phục vụ từng đơn hàng riêng lẻ, sản phẩm làm theo yêu cầu khách nên không có mẫu chuẩn lặp lại, trái với hình ảnh những chiếc laptop giống nhau nối nhau trên băng tải. "continuous-process" dùng cho nguyên liệu chảy liền mạch không gián đoạn như lọc dầu hay hoá chất, không áp được cho việc ghép các chi tiết rời thành máy. "job rotation" thậm chí không phải một loại công nghệ sản xuất mà là biện pháp chuyển người làm qua các vị trí khác nhau.

Đáp án đúng: "Uncertainty". Phản ứng dữ dội của nhân viên Redd Communications bắt nguồn từ chỗ họ không biết điều gì sắp đến với công việc của mình: tin đồn cắt giảm nhân sự và đóng cửa hoạt động tạo ra một khoảng trống thông tin, và nỗi lo trước tương lai không rõ ràng mới là nguyên nhân, chứ không phải tổn thất nào đã xảy ra. "Synergy" là lý lẽ kinh tế mà bên thâu tóm thường viện ra để biện minh cho vụ mua lại, không phải trạng thái tâm lý của người bị mua. "Process gain" chỉ hiện tượng một nhóm làm ra nhiều hơn tổng phần việc của các thành viên riêng lẻ. "Process loss" là chiều ngược của chính hiện tượng đó, khi phối hợp kém khiến kết quả nhóm thấp hơn tiềm năng, cũng là chuyện năng suất bên trong một nhóm làm việc chứ không phải phản ứng trước một thương vụ.

Đáp án đúng: "Survey feedback". Cách làm được mô tả gồm phát bảng hỏi cho toàn thể nhân viên để đo những thứ như hiệu quả của người giám sát, rồi lấy kết quả tổng hợp trả lại cho tổ chức làm cơ sở thảo luận và điều chỉnh; đó đúng là kỹ thuật phát triển tổ chức dựa trên dữ liệu khảo sát. "Team building" hướng vào việc nâng sự gắn kết và cách làm việc cùng nhau của một nhóm cụ thể, thường qua hoạt động trải nghiệm chứ không qua phiếu hỏi toàn công ty. "Process consultation" cần một chuyên gia bên ngoài quan sát trực tiếp dòng giao tiếp và cách ra quyết định của nhóm rồi góp ý tại chỗ. "Third-party peacemaking" chỉ dùng khi xung đột đã bùng ra và cần người trung gian đứng giữa hai bên hoà giải, trong khi Libra Technologies Inc. đang thu thập ý kiến định kỳ.

Đáp án đúng: "structure and design." Việc tách doanh nghiệp thành nhiều đơn vị con làm thay đổi cách phân chia công việc, đường báo cáo và nơi đặt quyền ra quyết định, tức can thiệp vào bộ xương của tổ chức; mọi thay đổi loại này đều xếp vào lĩnh vực cơ cấu và thiết kế. "people." nhắm vào bản thân con người, tức thay đổi kỹ năng, thái độ, cách nhìn nhận hay số lượng nhân sự, điều không được tình tiết nói tới. "operations." nhắm vào cách tạo ra sản phẩm, gồm công nghệ, quy trình, chất lượng và bố trí sản xuất, cũng không phải việc Alpha Corp. vừa làm. "social responsibility." nói về lập trường và cam kết của doanh nghiệp với cộng đồng cùng môi trường, một lĩnh vực hoàn toàn khác với chuyện sắp xếp lại bộ máy bên trong.

Đáp án đúng: "Establishment of goals for the change". Doanh nghiệp vừa phát biểu một đích đo đếm được, gồm mức tăng năm mươi phần trăm doanh số và kỳ hạn hai năm; việc ấn định đích phải đạt như vậy chính là nội dung của bước thiết lập mục tiêu cho sự thay đổi. "Recognition of the need for change" đã diễn ra trước đó, khi tổ chức thừa nhận tình trạng hiện tại không còn ổn, bởi nếu chưa qua bước này thì chẳng ai ngồi đặt chỉ tiêu. "Selection of appropriate change technique" chỉ tới sau khi đã có đích và đã soi ra nguyên nhân, vì công cụ phải khớp với vấn đề. "Planning for implementation of the change" là khâu vạch lộ trình, phân công và bố trí nguồn lực, đứng sau cả việc chọn công cụ nên càng chưa thể là bước đang diễn ra.

Đáp án đúng: "Process Innovation". Thứ được cải tiến ở đây là cách khách hàng hoàn tất việc mua, tức chuỗi bước tạo ra và cung cấp dịch vụ, chứ không phải bản thân hàng hoá được bán; đổi mới ở chuỗi bước ấy nhằm làm cho việc vốn đã có trở nên nhanh và gọn hơn. "Product Innovation" phải là một mặt hàng hay dịch vụ mới về đặc tính, trong khi hàng bày bán vẫn y như trước, chỉ thủ tục đặt mua là khác. "Managerial Innovation" nói tới cách tổ chức tự quản lý mình, chẳng hạn một mô hình điều hành hay cách đánh giá mới, không phải trải nghiệm phía người mua. "Radical Innovation" chỉ mức độ chứ không chỉ loại, và nó dành cho đột phá làm đổi hẳn cách cả một ngành hoạt động, nặng hơn nhiều so với việc gộp các bước thanh toán lại thành một cú nhấp.