Câu hỏi: SSG104 Kỹ năng giao tiếp và cộng tác – Bộ ôn tập cuối kỳ số 1

Đáp án đúng: "Develop ideas and expand their possibilities". Trong nhóm mẹo rèn tư duy sáng tạo qua bốn kênh đọc, viết, vẽ và nói, mỗi kênh gắn với một thao tác riêng; vẽ (drawing) là kênh trực quan giúp ta phác thảo, nối và biến tấu một ý tưởng đã có, nhờ đó phát triển ý tưởng và mở rộng các khả năng của nó, ví dụ vẽ nhiều phiên bản bố cục cho một poster để thấy hướng nào hay hơn. "Use mind-mapping to capture ideas" là kỹ thuật có thật và hữu ích, nhưng trọng tâm của nó là ghi bắt ý tưởng ban đầu, tức bước thu thập, chứ không phải thao tác phát triển mà kênh vẽ được dùng để rèn. "Take notes" là thao tác ghi chép gắn với việc đọc và nghe, giúp lưu thông tin hơn là kéo dài ý tưởng. "Explain how your ideas move beyond the status quo and contribute to a discussion" là thao tác của kênh nói, khi ta trình bày và bảo vệ ý tưởng trước người khác trong thảo luận, không phải điều ta làm khi vẽ.

Đáp án đúng: "Read the job description carefully". Việc đầu tiên khi chuẩn bị phỏng vấn là tìm hiểu: đọc kỹ job description (bản mô tả công việc) để biết nhà tuyển dụng cần kỹ năng, kinh nghiệm và phẩm chất gì, từ đó chuẩn bị câu trả lời, ví dụ minh chứng phù hợp và cả cách ăn mặc hợp với vị trí. "Dress appropriately" là việc cần làm nhưng đến sau, vì muốn chọn trang phục phù hợp thì trước hết phải hiểu vị trí và văn hoá của công ty. "The usage of body language" là kỹ năng thể hiện trong lúc phỏng vấn như giao tiếp bằng mắt, tư thế, cái bắt tay, không phải bước chuẩn bị đầu tiên. "Follow up the interview result" là việc làm sau khi buổi phỏng vấn kết thúc, chẳng hạn gửi thư cảm ơn và hỏi thăm kết quả, nên không thể là việc làm trước khi đến phỏng vấn.

Đáp án đúng: "one.". Với sinh viên mới tốt nghiệp, ít kinh nghiệm, nguyên tắc chung của resume (sơ yếu lý lịch) là gói gọn trong một trang: nhà tuyển dụng thường chỉ lướt rất nhanh mỗi hồ sơ, nên một trang cô đọng gồm học vấn, kỹ năng, dự án, hoạt động và kinh nghiệm thực tập giúp họ nắm ngay điểm mạnh của ứng viên. "two." là độ dài chấp nhận được cho người đã có nhiều năm kinh nghiệm, nhiều vị trí và thành tích cần liệt kê, chứ không phải lựa chọn ưu tiên cho người mới ra trường; kéo sang trang thứ hai thường chỉ là lặp ý hoặc thêm chi tiết thừa. "three." quá dài với một hồ sơ ít kinh nghiệm, dễ khiến người đọc bỏ sót thông tin quan trọng giữa những dòng không cần thiết. "four." càng không phù hợp, độ dài này gần với hồ sơ học thuật chi tiết hơn là một resume xin việc thông thường.

Đáp án đúng: "Managers may prefer sub-optimal candidates who aren’t likely to challenge their standing in the organization.". Self-Evaluation Maintenance Model (mô hình duy trì tự đánh giá) của Tesser là một nhánh của social comparison theory (thuyết so sánh xã hội): con người muốn giữ hình ảnh tốt về bản thân, nên khi một người gần gũi vượt trội mình ở lĩnh vực mình coi trọng, ta cảm thấy bị đe doạ. Áp vào tuyển dụng, người quản lý có thể chọn ứng viên kém hơn để vị thế của mình không bị lấn át. "Managers will not accept bad applications" sai vì mô hình gợi ý điều ngược lại: nhà quản lý có thể nhận người yếu hơn chứ không phải luôn loại hồ sơ kém. "Managers accept all applications" sai vì mô hình không nói về việc nhận tất cả mà về thiên lệch khi chọn lọc. "It does not relevant with social comparison theory" sai vì mô hình này được xây dựng chính trên nền tảng so sánh xã hội.

Đáp án đúng: "The history of your product, service, and/or company and the relationship between you and the potential buyer and/or similar companies". Trong cấu trúc một business proposal (đề xuất kinh doanh), phần Background (bối cảnh) kể lại lịch sử của sản phẩm, dịch vụ hoặc công ty cùng mối quan hệ đã có giữa bên đề xuất với khách hàng tiềm năng hay các công ty tương tự, để người đọc hiểu đề xuất ra đời từ đâu và vì sao bên viết đáng tin. "The design of your documents" sai vì cách trình bày, định dạng tài liệu là chuyện hình thức của cả bản đề xuất, không phải nội dung của một phần cụ thể. Mảnh "Current exists in the marketplace, including competing products" nói về tình hình thị trường và sản phẩm cạnh tranh, vốn thuộc phần phân tích thị trường hay phần nêu vấn đề và cơ hội, không phải phần kể lại quá khứ và quan hệ. "The ideas of your project" là nội dung của phần trình bày giải pháp, nơi bên viết mô tả sẽ làm gì và làm thế nào, chứ không phải phần bối cảnh.

Đáp án đúng: "In Hierarchical structure, the reporting direction is mainly one-way (staff report to a single supervisor), while in the Matrix team, the reporting direction is more diverse (staff report to different managers for different aspects of their work)". Khác biệt cốt lõi nằm ở tuyến báo cáo: cấu trúc phân cấp (hierarchical structure) theo nguyên tắc mỗi nhân viên chỉ có một cấp trên trực tiếp, còn nhóm ma trận (matrix team) cho phép một người báo cáo cùng lúc cho trưởng bộ phận chuyên môn và quản lý dự án, ví dụ một kỹ sư vừa thuộc phòng kỹ thuật vừa làm cho dự án A. Phát biểu "provides more flexible management for an organization than Matrix team" đảo ngược sự thật, vì chính ma trận mới linh hoạt hơn, còn phân cấp nổi bật ở sự ổn định và rõ ràng. Phát biểu "more common in small and medium-size organizations" cũng sai hướng, vì ma trận thường xuất hiện ở tổ chức lớn, nhiều dự án song song, trong khi doanh nghiệp nhỏ vẫn có thể vận hành theo phân cấp đơn giản. Phát biểu "provides a stable backbone to the organization, the Hierarchical structure does not" gán nhầm vai trò, vì chính cấu trúc phân cấp mới là xương sống ổn định của tổ chức, còn ma trận chồng thêm tuyến dự án lên trên xương sống đó.

Đáp án đúng: "when person A has power over person B because A controls rewards that B wants.". Theo mô hình các cơ sở quyền lực của French và Raven, reward power (quyền lực khen thưởng) xuất hiện khi A nắm trong tay những phần thưởng mà B mong muốn như tiền thưởng, thăng chức, lời khen hay nhiệm vụ hấp dẫn, nên B làm theo A để nhận được chúng. Phương án "when person B submits to person A because B feels that A has a right to exert power in a certain domain" mô tả legitimate power (quyền lực hợp pháp), dựa trên vị trí chính thức mà B thừa nhận là có quyền ra quyết định. Phương án "person A has power over person B because A can administer some form of punishment to B." là coercive power (quyền lực cưỡng chế), dựa trên khả năng trừng phạt chứ không phải ban thưởng. Phương án "person A gains power because A has knowledge or expertise relevant to B." là expert power (quyền lực chuyên môn), xuất phát từ kiến thức và kỹ năng mà B cần đến.

Đáp án đúng: "Currently I am focused on my career. Although having a family is always a possibility, it is not a priority at the moment.". Câu hỏi về kế hoạch lập gia đình là câu hỏi riêng tư, không liên quan trực tiếp tới năng lực làm việc; cách xử lý khéo là trả lời ngắn, lịch sự rồi hướng về điều nhà tuyển dụng thực sự quan tâm, tức mức độ cam kết với công việc. Câu trả lời này làm đúng điều đó: không phủ nhận chuyện gia đình nhưng khẳng định sự nghiệp đang là ưu tiên. Câu "As an active person in the young generation, I am quite open to this issue" sai vì dài dòng, sa vào chuyện riêng như nuôi bố mẹ hay địa vị xã hội cho con cái, không trấn an được người phỏng vấn về sự gắn bó với công việc. Câu "May I not answer this over personal question?" từ chối thẳng thừng, dễ tạo cảm giác phòng thủ, thiếu hợp tác; ứng viên có quyền không trả lời nhưng cách nói này làm không khí phỏng vấn căng thẳng. Câu "I suppose everyone has a family plan in their own way. What will be will be!" né tránh theo kiểu buông xuôi, khiến người phỏng vấn nghĩ ứng viên thiếu định hướng và thiếu nghiêm túc.

Đáp án đúng: "Minutes are a written document that serves to record the interaction and summarize the major points raised, decisions taken, and actions assigned.". Biên bản cuộc họp (minutes) là văn bản ghi lại diễn biến, tóm tắt các ý chính, quyết định đã đưa ra và việc được giao kèm người phụ trách, làm căn cứ theo dõi sau họp. "Minutes are normally used for communicating policies, procedures, or related official business within an organization." mô tả memo (bản ghi nhớ nội bộ), loại văn bản dùng để truyền đạt chính sách, quy trình trong tổ chức. "The main purpose of minutes is to get buy-in from decision-makers" sai vì thuyết phục người ra quyết định ủng hộ là mục đích của proposal (đề xuất) hay báo cáo khuyến nghị, còn biên bản chỉ ghi nhận khách quan những gì đã diễn ra. "Minutes are brief messages sent to recipients that are often outside the organization." mô tả letter (thư công việc), thường gửi cho đối tác, khách hàng bên ngoài tổ chức.

Đáp án đúng gồm ba ý: "What else is out there?", "Why not?" và "Can I combine perspectives/solutions?". Creative thinking (tư duy sáng tạo) là kiểu tư duy phân kỳ: mở rộng không gian khả năng, thách thức giả định và tạo ra cái mới. "What else is out there?" thúc người nghĩ tìm thêm lựa chọn ngoài những gì đã thấy; "Why not?" phá bỏ giới hạn tự đặt, thử điều tưởng như không được phép; "Can I combine perspectives/solutions?" ghép các góc nhìn hay giải pháp rời rạc thành một ý tưởng mới, đúng tinh thần sáng tạo. Riêng "What is good about...?" là câu hỏi đánh giá: nó cân nhắc ưu điểm của một ý tưởng đã có, tức thuộc critical thinking (tư duy phản biện), kiểu tư duy hội tụ dùng để thẩm định và chọn lọc sau khi đã có nhiều ý tưởng, nên không phải câu hỏi đặc trưng của quá trình sáng tạo.

Đáp án đúng: "Clients". Nhóm hợp đồng (contract team) là nhóm được thuê hoặc ký hợp đồng để thực hiện một dịch vụ, dự án cho một bên khác, chẳng hạn một công ty tư vấn hay đội phát triển phần mềm thuê ngoài. Vì sản phẩm được làm ra để phục vụ yêu cầu của bên thuê, nên khách hàng là người đánh giá dự án thành công hay không, dựa trên việc kết quả có đáp ứng phạm vi, chất lượng và thời hạn đã cam kết. "Senior managers" là người phân bổ nguồn lực và định hướng chiến lược của tổ chức, họ quan tâm đến kết quả nhưng không phải người nghiệm thu sản phẩm của hợp đồng. "Department heads" quản lý chuyên môn của từng bộ phận nội bộ, phù hợp để đánh giá nhóm chức năng chứ không phải nhóm phục vụ bên ngoài. "Junior managers" điều phối công việc hằng ngày, thường còn chính là người chịu trách nhiệm thực hiện nên không thể là người phán xét thành công của dự án.

Đáp án đúng: "You were trained that you’ll make a more positive corporate impression if you give the customer your complete attention.". Constructive feedback (phản hồi xây dựng) hướng tới việc giúp người nhận thay đổi hành vi, và một cách hiệu quả là nhấn mạnh lợi ích người nhận sẽ có được khi làm khác đi: câu này nhắc lại điều đã được đào tạo và chỉ ra kết quả tích cực của việc dành trọn sự chú ý cho khách hàng. Câu "I believe that using mobile phone for personal purpose during working hours is not allowed in this company, but it seems like you do not see the real benefit of this policy." mở đầu bằng quy định cấm rồi quy chụp rằng người nghe không thấy lợi ích, mang tính phán xét thái độ nên dễ khiến họ phòng thủ. Câu "You are not paying attention to the customer when you are having a conversation with someone else at the same time." có mô tả hành vi cụ thể, nhưng chỉ nêu lỗi mà không cho người nhận thấy họ được gì nếu thay đổi. Câu "Not giving full attention to a customer gives the image that we don’t think he or she is important." tập trung vào hậu quả tiêu cực và hình ảnh xấu thay vì lợi ích tích cực người nhận có thể đạt được.

Đáp án đúng: "not showing interest in your presentation". Khi thuyết trình, eye contact (giao tiếp bằng mắt) giúp tạo kết nối với khán giả, nhưng người nói nên dồn ánh nhìn vào những người phản hồi tích cực như gật đầu, chăm chú ghi chép để giữ tự tin và nhịp nói; với người tỏ ra thờ ơ, có thể giảm bớt ánh nhìn để không bị xao nhãng hay mất bình tĩnh. "new to your team" là nhóm cần được nhìn nhiều hơn, vì ánh mắt giúp người mới cảm thấy được chào đón và hòa nhập. "want to ask questions" là những người đang muốn tham gia; nhìn họ là tín hiệu ghi nhận và mời họ lên tiếng đúng lúc, nên không thể giảm giao tiếp mắt. "very interested in your presentation" chính là nhóm nên duy trì giao tiếp mắt nhiều nhất, vì họ tiếp thêm năng lượng cho người nói và giúp bài trình bày có nhịp tương tác tốt.

Đáp án đúng: "others look up or admire A because of A’s personal qualities, characteristics or reputation.". Theo French và Raven, referent power (quyền lực tham chiếu, quyền lực uy tín cá nhân) đến từ sự ngưỡng mộ, quý mến mà người khác dành cho phẩm chất, cá tính hay danh tiếng của một người, khiến họ muốn noi theo người đó. "A has a right to exert power in a certain domain." là legitimate power (quyền lực chính đáng), gắn với chức vụ, vị trí được trao trong tổ chức. "A has power over B because A controls rewards that B wants." là reward power (quyền lực khen thưởng), dựa trên khả năng ban phát thứ người kia mong muốn. "A has credibility in a particular- and narrow-area as a result of experience and expertise." là expert power (quyền lực chuyên môn), dựa trên kiến thức và kinh nghiệm trong một lĩnh vực hẹp chứ không dựa trên sự ngưỡng mộ con người.

Đáp án đúng: "Coercive power.". Theo phân loại quyền lực của French và Raven, coercive power (quyền lực cưỡng chế) dựa trên khả năng trừng phạt hoặc tước bỏ điều người khác muốn giữ; dọa sa thải nhân viên không đạt chỉ tiêu chính là dùng nỗi sợ bị phạt để buộc người ta làm theo. "Referent power." sai vì quyền lực tham chiếu đến từ sự ngưỡng mộ, quý mến mà người khác dành cho nhà lãnh đạo, khiến họ tự nguyện noi theo. "Legitimate power." là quyền lực hợp pháp gắn với chức vụ, như quyền giao chỉ tiêu hay phân công việc; người giám sát có chức vụ này, nhưng hành vi trong tình huống là đe dọa trừng phạt, nên loại quyền lực đang được dùng là cưỡng chế. "Expert power." dựa trên kiến thức, kỹ năng chuyên môn khiến người khác tin và nghe theo, hoàn toàn không liên quan đến lời đe dọa.

Đáp án đúng: "Affective domain". Theo cách phân loại lĩnh vực học tập gắn với Bloom, việc học chia thành ba lĩnh vực: nhận thức, tình cảm và tâm vận động; lĩnh vực tình cảm (affective domain) liên quan đến thái độ, cảm xúc, giá trị và động lực, tức điều bạn nên quan tâm, coi trọng, ví dụ hình thành thái độ tôn trọng ý kiến khác biệt khi làm việc nhóm. "Psychomotor domain" là lĩnh vực tâm vận động, nói về kỹ năng thể chất, thao tác bằng tay chân, tức điều bạn làm được như gõ phím nhanh hay thao tác thí nghiệm. "Cognitive domain" là lĩnh vực nhận thức, nói về kiến thức và tư duy, tức điều bạn nên biết và hiểu, từ ghi nhớ tới đánh giá, sáng tạo. "Reflective domain" không phải một trong ba lĩnh vực học tập kinh điển; suy ngẫm (reflection) là một hoạt động học tập hữu ích nhưng không được dùng để chỉ lĩnh vực về giá trị và sự quan tâm.

Đáp án đúng: "A list of specific steps needed to be done to reach a goal". Action plan (kế hoạch hành động) là cầu nối giữa mục tiêu và việc làm hằng ngày: chia một mục tiêu thành các bước cụ thể, có thứ tự, có người thực hiện, nguồn lực và thời hạn, thường được lập sau khi đã đặt mục tiêu theo tiêu chí SMART. "A list of goals that need to be reached to obtain a vision" mô tả tầng cao hơn, tức các mục tiêu dẫn tới tầm nhìn, còn action plan là các bước để đạt từng mục tiêu. "An exercise program to increase your strength" chỉ là một chương trình tập luyện thể chất, có thể là ví dụ về một kế hoạch cá nhân nhưng không phải định nghĩa. "The result of a self-assessment" là đầu vào của việc lập kế hoạch: tự đánh giá giúp nhận ra điểm mạnh, điểm yếu, rồi mới đặt mục tiêu và lập kế hoạch hành động.

Đáp án đúng: "Avoiding". Theo mô hình năm cách xử lý xung đột của Thomas–Kilmann, Avoiding (né tránh) là kiểu ít quyết đoán và ít hợp tác: tạm gác vấn đề lại. Nó phù hợp khi vấn đề vụn vặt, không đáng tốn công sức, hoặc khi có những vấn đề quan trọng hơn đang cấp bách, hay khi các bên cần thời gian để bình tĩnh. "Accommodating" (nhượng bộ) là đặt nhu cầu của người kia lên trên mình, dùng khi vấn đề quan trọng với họ hơn với mình hoặc khi cần giữ hòa khí, chứ không phải để gác lại chuyện nhỏ. "Competing" (cạnh tranh) là quyết đoán bảo vệ quan điểm của mình, dùng khi cần quyết định nhanh trong tình huống khẩn cấp hoặc vấn đề hệ trọng, trái hẳn với hoàn cảnh vấn đề vụn vặt. "Compromising" (thỏa hiệp) là mỗi bên nhường một phần, dùng khi hai bên ngang sức và cần giải pháp tạm thời; nó vẫn đòi hỏi thương lượng nên không đáng dùng cho chuyện không quan trọng.

Đáp án đúng: "Power-with". Starhawk phân biệt power-over (quyền lực áp đặt), power-from-within (quyền lực nội tại) và power-with (quyền lực cùng nhau, quyền lực xã hội giữa những người ngang hàng). Nhóm vận hành theo power-with tôn trọng tiếng nói của mọi thành viên và phân việc theo năng lực từng người, đúng như tình huống bạn được tự do bày tỏ suy nghĩ, nhu cầu và nhận việc vừa sức. "Power-from-within" là sức mạnh bên trong mỗi cá nhân như sự tự tin, bản lĩnh, khả năng tự làm chủ; nó không mô tả cách nhóm đối xử với bạn. "Independent power" không thuộc cách phân loại này, và tình huống nhấn mạnh sự gắn kết, tôn trọng trong nhóm chứ không phải sự độc lập. "Expert power" là quyền lực chuyên môn theo French và Raven, thuộc về người có kiến thức sâu, trong khi câu hỏi nói về bầu không khí hợp tác của cả nhóm.

Đáp án đúng: "summarizer". Câu hỏi tìm nhãn KHÔNG mô tả hành vi phá rối cuộc họp. Người tóm tắt là một vai trò nhiệm vụ tích cực: họ gom các ý đã bàn, nhắc lại điểm đã thống nhất và giúp nhóm thấy mình đang ở đâu, nên họ hỗ trợ cuộc họp chứ không làm gián đoạn. Ba nhãn còn lại đều là hành vi gây rối thường gặp nên không được chọn. "latecomer" là người đến muộn, làm cuộc họp phải dừng lại hoặc nhắc lại nội dung. "loudmouth" là người nói to, nói nhiều, lấn át phần phát biểu của người khác và kéo cuộc thảo luận về phía mình. "whisperer" là người thì thầm riêng với người ngồi cạnh trong lúc họp, gây phân tán chú ý và tạo các cuộc trò chuyện ngầm tách khỏi nhóm. Người chủ trì cần nhận ra các kiểu hành vi này để xử lý kịp thời.