Quiz: PMG201c_RE_SP25 - Có đáp án và giải thích chi tiết

Đáp án đúng: Reasons projects are initiated. Câu gốc bị vỡ cấu trúc (hai vế của đề bài lọt xuống thành phương án A và B) — đã dựng lại. Nhu cầu thị trường, nhu cầu kinh doanh, yêu cầu pháp lý là các LÝ DO KHỞI TẠO dự án.

Đáp án đúng: B (False). Chữ "always" là điểm chết của phát biểu này. Tổ chức chức năng (functional) đúng là bất lợi cho dự án lớn, liên phòng ban — giám đốc dự án gần như không có quyền, nguồn lực do trưởng bộ phận nắm. Nhưng với dự án nhỏ, gọn trong một phòng ban, dùng chuyên môn sẵn có thì cơ cấu chức năng lại hiệu quả và rẻ nhất. Chọn True là chấp nhận một khẳng định tuyệt đối. Trong quản lý dự án, việc chọn cơ cấu (chức năng / ma trận yếu / ma trận cân bằng / ma trận mạnh / dự án hoá) phụ thuộc quy mô, độ phức tạp và mức độ liên phòng ban — không có cơ cấu nào luôn tệ nhất.

Đáp án đúng: A. Thêm tính năng quan trọng khi đã bước sang giai đoạn thực thi tức là mở rộng phạm vi, mà phạm vi tăng thì cả THỜI GIAN lẫn CHI PHÍ đều có thể bị ảnh hưởng — đó chính là ý nghĩa của ràng buộc tam giác: kéo một đỉnh thì hai đỉnh còn lại phải nhúc nhích. B sai vì nói phạm vi và chất lượng đổi mà chi phí không đổi — làm thêm việc thì phải trả thêm tiền hoặc lấy nguồn lực từ chỗ khác. C sai vì "chi phí buộc phải giữ nguyên" là một mệnh lệnh, không phải hệ quả của việc thêm phạm vi. D sai vì cắt bỏ yếu tố thời gian: thêm việc mà tiến độ không đổi chỉ xảy ra nếu bạn tăng nguồn lực song song, và đó lại là một quyết định riêng chứ không mặc nhiên.

Quá trình Close Project hoặc Close Phase là giai đoạn cuối cùng của một dự án. Trong quá trình này, các hoạt động của dự án được hoàn tất và các tài liệu liên quan được lưu trữ. Một trong những kết quả của quá trình này là việc tạo ra các hồ sơ dự án. Các hồ sơ dự án chứa tất cả các thông tin quan trọng về dự án, bao gồm các tài liệu, hồ sơ, và báo cáo. Việc tạo ra các hồ sơ dự án giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng về dự án được lưu trữ và có thể được truy cập khi cần thiết. Điều này giúp hỗ trợ quá trình đánh giá và cải thiện dự án trong tương lai.

Đáp án đúng: A. Develop Project Charter thuộc nhóm quy trình KHỞI TẠO (Initiating), không phải lập kế hoạch — chính điều lệ dự án mới là thứ cho phép dự án chính thức tồn tại và trao quyền cho giám đốc dự án, nên nó phải có trước khi lập kế hoạch. B, C, D đều nằm trong nhóm lập kế hoạch: Create WBS thuộc quản lý phạm vi, Estimate Costs thuộc quản lý chi phí, Sequence Activities thuộc quản lý tiến độ. Mẹo nhận diện: nhóm khởi tạo chỉ có đúng hai quy trình — Develop Project Charter và Identify Stakeholders.

Đáp án đúng: D. Trên thực tế giám đốc dự án là người soạn thảo điều lệ dự án (vì hiểu rõ công việc), còn nhà tài trợ là người PHÊ DUYỆT và ký — chữ ký của nhà tài trợ mới là thứ cấp quyền và cấp ngân sách cho dự án. Người soạn không thể là người tự phê duyệt cho chính mình. A sai vì đảo ngược vai trò: giám đốc dự án không có thẩm quyền phê duyệt điều lệ. B sai vì PMO đóng vai trò hỗ trợ, chuẩn hoá và giám sát, không phải nơi cấp quyền cho dự án. C sai vì trưởng bộ phận chức năng chỉ quản lý nguồn lực chuyên môn, hoàn toàn không nằm trong đường phê duyệt điều lệ.

Scope creep là tình trạng khi phạm vi dự án liên tục thay đổi mà không có sự đồng ý rõ ràng từ các bên liên quan. Điều này có thể dẫn đến sự không chắc chắn và khó khăn trong việc quản lý dự án. Trong câu hỏi, lựa chọn thứ ba mô tả tình huống khi phạm vi dự án liên tục thay đổi và các thành viên trong đội không biết lý do tại sao, và dự án có vẻ như sẽ không bao giờ kết thúc. Điều này chính xác khi mô tả scope creep vì nó liên quan đến sự thay đổi không kiểm soát được của phạm vi dự án.

Đáp án đúng: A (True). Đường cơ sở đo lường hiệu suất (performance measurement baseline — hợp nhất phạm vi, tiến độ và chi phí) tồn tại chính là để làm mốc so sánh. Đo hiệu suất thực tế so với đường cơ sở là cách phát hiện sai lệch, và sai lệch đủ lớn sẽ dẫn tới yêu cầu thay đổi. Chọn False là bỏ mất công dụng duy nhất của đường cơ sở. Lưu ý phân biệt: bạn so sánh VỚI đường cơ sở, và chỉ được SỬA đường cơ sở qua quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp — không âm thầm chỉnh baseline cho khớp thực tế.

Một quá trình thay đổi tốt sẽ có những tiêu chí và quy trình phù hợp để quản lý các thay đổi trong dự án. Điều này bao gồm việc xác định mức độ thay đổi phù hợp cho từng loại thay đổi, chẳng hạn như thay đổi nhỏ có thể được phê duyệt nhanh chóng trong khi thay đổi lớn hơn cần phải được xem xét kỹ lưỡng hơn. Quá trình thay đổi tốt cũng cần phải linh hoạt để có thể thích nghi với những thay đổi không lường trước được. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng dự án luôn được cập nhật và phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Mục đích của việc thu thập bài học kinh nghiệm là để xác định những điều đã đạt được trong dự án và những điều cần cải thiện. Điều này giúp bạn tái tạo những thành công và tránh những sai lầm trong tương lai. Việc thu thập bài học kinh nghiệm cũng giúp bạn đánh giá hiệu suất của các thành viên trong dự án và xác định những điểm cần cải thiện. Điều này không chỉ giúp bạn hoàn thiện dự án hiện tại mà còn giúp bạn chuẩn bị cho các dự án tương lai.

Đáp án đúng: B (True). Tuyên bố phạm vi (project scope statement) phải nói rõ những gì NẰM TRONG phạm vi trước đã — đó là căn cứ để dựng WBS, ước tính và nghiệm thu. Danh sách loại trừ chỉ là phần bổ sung để chặn hiểu lầm ở những chỗ dễ nhập nhằng. Chọn False đồng nghĩa cho rằng chỉ cần liệt kê những gì không làm là đủ — điều đó bất khả thi, vì tập hợp "những thứ không thuộc dự án" là vô hạn. Thực tế tốt nhất là: định nghĩa đầy đủ phần bao gồm, rồi thêm vài mục loại trừ cho những thứ bên liên quan hay mặc định là có.

Đáp án đúng: Constraints are believed to be true, while assumptions are true in nature.. Đây là câu nói NGƯỢC: giả định là thứ ta TIN là đúng (chưa chắc chắn), còn ràng buộc là thứ đúng/có thật. Ba phát biểu còn lại đều là khác biệt hợp lệ.

Đáp án đúng: A (False). WBS đúng là bản phân rã phân cấp theo hướng sản phẩm bàn giao, nhưng công việc trong đó do TOÀN ĐỘI dự án thực hiện chứ không phải "chỉ do giám đốc dự án". Mấy chữ "just by the Project Manager" là chỗ phát biểu bị bẻ sai. Chọn True là bỏ qua bẫy. Định nghĩa chuẩn: "A deliverable-oriented hierarchical decomposition of the work to be executed by the project TEAM to accomplish the project objectives and create the required deliverables." Giám đốc dự án chủ trì việc lập WBS, nhưng chính đội — cùng các bên liên quan — mới là người thực thi.

Đáp án đúng: B. Câu hỏi tìm tiêu chí KHÔNG dùng để quyết định phân rã tới đâu. "Cho tới khi không thể chia nhỏ hơn được nữa" chính là tiêu chí sai: PMBOK cảnh báo thẳng rằng phân rã quá mức (excessive decomposition) dẫn tới tốn công quản lý vô ích, dùng nguồn lực kém hiệu quả và làm giảm hiệu suất thực hiện công việc. Ta dừng khi gói công việc đủ quản lý được, chứ không chia tới tận cùng. A, C, D đều là tiêu chí dừng hợp lệ: có kết quả bàn giao rõ ràng, giao được cho một người hoặc một nhóm, và ước tính được thời gian/chi phí một cách thực tế (quy tắc 8/80 giờ cũng phục vụ ý này). ⚠ Bản đề in đáp án C. Ba lý do giữ B: PMBOK có câu cảnh báo trực tiếp về phân rã quá mức; "giao được cho một người" là biến thể rút gọn của tiêu chí chuẩn "giao được cho một người hoặc một nhóm" nên vẫn hợp lệ; và ngân hàng đề của chính môn này cũng chốt B.

Đáp án đúng: C. "Project Documents Updates" là ĐẦU RA của quy trình ước tính thời lượng hoạt động, không phải đầu vào — cập nhật tài liệu là thứ sinh ra sau khi ước tính xong. Requirements Specifications cũng không nằm trong danh sách đầu vào của quy trình này. A đúng là đầu vào: yếu tố môi trường doanh nghiệp và tài sản quy trình tổ chức có mặt ở gần như mọi quy trình lập kế hoạch. B đúng: sổ đăng ký rủi ro cho biết rủi ro nào có thể kéo dài công việc, còn tuyên bố phạm vi cung cấp giả định và ràng buộc. D đúng: lịch nguồn lực và cấu trúc phân rã nguồn lực cho biết ai/máy gì sẵn có bao lâu — thứ trực tiếp quyết định thời lượng.

Đáp án đúng: B. Cột mốc (milestone) là một sự kiện quan trọng trong dự án, có thời lượng bằng KHÔNG, dùng để đánh dấu những điểm đáng kể — thường là kết thúc một giai đoạn lớn, một lần phê duyệt, hoặc một lần bàn giao. A sai vì hoạt động (activity) là công việc có thời lượng, tiêu tốn nguồn lực. C sai vì gói công việc (work package) là cấp thấp nhất của WBS — vẫn là công việc phải làm, không phải sự kiện. D sai vì sản phẩm bàn giao (deliverable) là kết quả hữu hình được tạo ra; cột mốc có thể đánh dấu thời điểm bàn giao nó, nhưng bản thân cột mốc là mốc thời gian chứ không phải vật.

Đáp án đúng: D. Phải xin phê duyệt của chính quyền địa phương trước khi khởi công là phụ thuộc BÊN NGOÀI (external): bên quyết định nằm ngoài dự án và ngoài tổ chức, đội dự án không kiểm soát được thời điểm có kết quả. C sai — dù đây đúng là ràng buộc bắt buộc về mặt pháp lý, câu hỏi phân loại theo NGUỒN GỐC của phụ thuộc chứ không theo tính bắt buộc; trong bộ bốn Discretionary/Internal/Mandatory/External thì tiêu chí "ai kiểm soát" cho ra External. A sai vì phụ thuộc tuỳ ý là do đội tự chọn theo thông lệ tốt, hoàn toàn không phải trường hợp này. B sai vì phụ thuộc nội bộ nằm trong tầm kiểm soát của đội dự án.

Đáp án đúng: B. Đây là quan hệ Start-to-Finish: hoạt động sau ("develop online modules") không thể KẾT THÚC cho tới khi hoạt động trước ("review online modules") đã BẮT ĐẦU. Đọc tên quan hệ theo thứ tự "trạng thái của tiền nhiệm → trạng thái của hậu nhiệm": Start (tiền nhiệm bắt đầu) → Finish (hậu nhiệm mới được kết thúc). A sai vì Finish-to-Start là quan hệ phổ biến nhất — xong việc trước mới bắt đầu việc sau — không khớp mô tả. C sai vì Finish-to-Finish đòi việc trước kết thúc thì việc sau mới kết thúc được, trong khi đề chỉ yêu cầu việc kia BẮT ĐẦU. D sai vì Start-to-Start ràng buộc hai điểm bắt đầu với nhau, không nói gì tới điểm kết thúc.

Đáp án đúng: B. Lượt đi ngược (backward pass) chạy từ cuối mạng lưới về đầu để tính Late Finish và Late Start của từng hoạt động, từ đó suy ra thời gian dự trữ (float/slack). C sai vì lượt đi xuôi (forward pass) chạy từ đầu về cuối và cho ra Early Start với Early Finish — cặp đối lập cần nhớ. A và D không phải thuật ngữ của phương pháp đường găng: "critical pass" là cách nói sai của critical path, còn "lateral pass" hoàn toàn không tồn tại trong quản lý dự án.

Đáp án đúng: B (14). Liệt kê mọi đường đi từ Start tới End rồi cộng thời lượng: Start→A(2)→C(6)→D(3) = 11; Start→A(2)→B(4)→D(3) = 9; Start→E(7)→B(4)→D(3) = 14; Start→E(7)→F(2) = 9. Đường dài nhất là 14, nên đường găng dài 14 và đó cũng là thời lượng ngắn nhất có thể của dự án. A (11) là bẫy dễ mắc nhất — chỉ tính nhánh qua C mà quên rằng B còn có tiền nhiệm E dài tới 7. C (9) là một trong hai đường ngắn. D (13) không ứng với đường nào; nó xuất hiện để bắt người cộng nhầm. Nhớ nguyên tắc: hoạt động có nhiều tiền nhiệm (B có A và E, D có B và C) thì lấy giá trị LỚN NHẤT trong lượt đi xuôi.

Đáp án đúng: B. Lượt đi xuôi cho ra Early Start/Early Finish, và Early Finish của hoạt động cuối chính là TỔNG THỜI LƯỢNG dự án. Lượt đi ngược cho ra Late Start/Late Finish; những hoạt động có float bằng 0 hợp thành ĐƯỜNG GĂNG. Vậy hai lượt này cho biết tổng thời lượng và nhận diện đường găng. A sai vì thiếu hụt nguồn lực chỉ lộ ra khi làm cân bằng nguồn lực, không phải từ phân tích mạng lưới. C sai một nửa: đúng là hai lượt cho ra float của từng hoạt động, nhưng chúng không nhận diện "hoạt động rủi ro cao" — rủi ro là kết quả của quy trình quản lý rủi ro. D sai vì mục tiêu là tìm đường găng, không phải các đường không găng.

Đáp án đúng: B (False). Phát biểu bị đảo ngược. CRASHING mới là kỹ thuật gần như luôn tốn thêm tiền: rút ngắn tiến độ bằng cách bơm thêm nguồn lực, tăng ca, thuê ngoài. FAST TRACKING là chồng lấn các hoạt động vốn tuần tự, không nhất thiết tốn thêm tiền — cái giá của nó là RỦI RO và khả năng phải làm lại. Chọn True là chấp nhận vế đảo. Nhớ theo cặp: fast tracking đổi tiến độ lấy rủi ro, crashing đổi tiến độ lấy tiền.

Đáp án đúng: B (Analogous estimating). Cách làm ở đây là lấy một dự án tương tự trong quá khứ làm gốc rồi cộng/trừ theo chênh lệch đã biết: 20.000 giờ ban đầu, cộng 10.000 giờ phạm vi thêm, trừ 5.000 giờ công việc không lặp lại, ra 25.000 giờ; đơn giá 25 USD tăng 10% thành 27,50 USD; 25.000 × 27,50 = 687.500 USD. Đó đúng định nghĩa ước tính tương tự. A sai vì ước tính tham số cần một QUAN HỆ THỐNG KÊ giữa dữ liệu lịch sử và biến số — kiểu "50 USD mỗi foot vuông" ở câu 24 — chứ không phải lấy tổng của một dự án cũ ra chỉnh. Ở đây phép nhân đơn giá chỉ là bước quy đổi giờ ra tiền, không phải mô hình tham số. C sai vì ước tính từ dưới lên đòi phân rã tới từng gói công việc rồi cộng dồn, đề không hề làm vậy. D sai vì ước tính ba điểm cần bộ ba lạc quan/khả dĩ/bi quan, đề không cho. ⚠ Bản đề in đáp án A. Căn cứ giữ B: chính ngân hàng của môn này có câu định nghĩa "An estimate created by looking at a similar project or activity and then adding or subtracting to or from the estimate based on the differences between the two" → Analogous estimating — mô tả trùng khít tình huống c23.

Khi xây dựng một khu phức hợp chung cư với bốn tòa nhà mỗi tòa có diện tích 10.000 mét vuông dựa trên bản vẽ giống như ở một thành phố khác hai năm trước, nguy cơ khi sử dụng mô hình tham số ước tính $50 mỗi mét vuông là mối quan hệ chi phí lịch sử không còn phù hợp. Điều này có nghĩa là chi phí xây dựng thực tế có thể khác đáng kể so với ước tính ban đầu. Các yếu tố như giá nguyên vật liệu, chi phí nhân công, và chi phí xây dựng có thể đã thay đổi đáng kể kể từ khi bản vẽ được tạo ra. Vì vậy, việc sử dụng mô hình tham số cũ có thể dẫn đến ước tính không chính xác và có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng.

Đáp án đúng: B (False). Môn này dạy bảng ánh xạ rành mạch: khi thời lượng hoạt động hoặc lượng nguồn lực còn KHÔNG CHẮC CHẮN thì dùng ước tính TỪ TRÊN XUỐNG (top-down); còn khi đã có đủ chi tiết và cần độ chính xác cao thì mới dùng ước tính TỪ DƯỚI LÊN (bottom-up). Gắn bottom-up với tình huống "chưa chắc chắn" là đảo ngược bảng đó. Lý do hợp lý: bottom-up đòi phải phân rã đến từng gói công việc rồi ước tính từng gói — muốn làm được thì phải BIẾT chi tiết. Khi chi tiết còn mù mờ, bỏ công phân rã chỉ tạo ra một con số chính xác giả tạo, tốn công mà không tăng độ tin cậy. ⚠ Bản đề in đáp án A (True). Căn cứ giữ False: ngân hàng của môn này có câu chọn-2 chốt nguyên văn "When activity duration or resource quantities are uncertain, use top-down estimating techniques" và "When detail is available and accuracy is needed, use bottom-up estimating techniques".

Đáp án đúng: A (True). Thứ tự dồn từ dưới lên: ước tính chi phí từng hoạt động → cộng thành gói công việc → cộng thành tài khoản kiểm soát → cộng dự phòng bất trắc (contingency reserve) ra ĐƯỜNG CƠ SỞ CHI PHÍ (cost baseline) → cộng thêm dự phòng quản lý (management reserve) ra NGÂN SÁCH DỰ ÁN (project budget). Chọn False là bỏ mất nấc cuối. Điểm cần nhớ: dự phòng bất trắc nằm TRONG đường cơ sở (dành cho rủi ro đã biết, giám đốc dự án được dùng), còn dự phòng quản lý nằm NGOÀI đường cơ sở (dành cho rủi ro chưa biết, phải xin phê duyệt của cấp quản lý mới được dùng).

Đáp án đúng: False. Earned value tích hợp phạm vi – TIẾN ĐỘ – chi phí. Đưa "quality" vào là sai.

Đáp án đúng: A (False). Định nghĩa chuẩn nói Project Quality Management gồm các quy trình và hoạt động của TỔ CHỨC THỰC HIỆN (the performing organization) trong việc xác định chính sách, mục tiêu và trách nhiệm chất lượng. Phát biểu đổi thành "công việc do chính giám đốc dự án làm", nên sai. Chọn True là bỏ qua chỗ tráo chủ thể. Lý do thực tế: chính sách chất lượng thường đã tồn tại ở cấp tổ chức trước khi dự án ra đời; giám đốc dự án có nhiệm vụ ÁP DỤNG và điều chỉnh chúng cho dự án của mình, chứ không tự đặt ra chính sách chất lượng của công ty.

Đáp án đúng: B (True). Chất lượng được nhìn theo hai hướng bổ sung nhau: chất lượng SẢN PHẨM hướng vào bản thân hàng hoá và dịch vụ tạo ra — chúng có đáp ứng yêu cầu, có dùng được cho mục đích đã định hay không; còn chất lượng QUY TRÌNH hướng vào cách thức làm ra chúng. Chọn False là nhầm hai hướng này với nhau. Phân biệt cho dễ nhớ: kiểm soát chất lượng (quality control) soi sản phẩm, bảo đảm chất lượng (quality assurance) soi quy trình.

Đáp án đúng: B (True). Kế hoạch cải tiến quy trình (process improvement plan) đúng là một thành phần con của kế hoạch quản lý dự án, mô tả cách phân tích các quy trình quản lý dự án và quy trình phát triển để tìm ra chỗ có thể nâng giá trị: ranh giới quy trình, cấu hình quy trình, các thước đo và mục tiêu cải tiến. Chọn False là bác bỏ một định nghĩa đúng nguyên văn. Lưu ý nó gắn với bảo đảm chất lượng: cải tiến quy trình liên tục chính là phần việc mà Perform Quality Assurance bao trùm.

Đáp án đúng: A (False). Cụm "loại bỏ nguyên nhân gây hiệu suất dự án không đạt yêu cầu" là nguyên văn định nghĩa KIỂM SOÁT CHẤT LƯỢNG (quality control), bị gán nhầm cho bảo đảm chất lượng. Kiểm soát chất lượng theo dõi kết quả cụ thể, xác định chúng có tuân thủ chuẩn hay không và tìm cách loại bỏ nguyên nhân của kết quả không đạt. Bảo đảm chất lượng thì khác: đó là việc áp dụng các hoạt động chất lượng có kế hoạch, có hệ thống để bảo đảm dự án dùng đủ mọi quy trình cần thiết nhằm đáp ứng yêu cầu — hướng vào QUY TRÌNH, mang tính phòng ngừa, và được thực hiện bằng kiểm toán chất lượng. ⚠ Bản đề in đáp án B (True). Căn cứ giữ False: ngân hàng của môn này có đủ cả bốn tổ hợp của cặp tráo định nghĩa này và chúng nhất quán — QA + "eliminate causes" = False, QC + "eliminate causes" = True, QA + "applying planned systematic" = True, QC + "applying planned systematic" = False.

Đáp án đúng: A (False). Việc "triển khai kế hoạch quản lý chất lượng bằng các công cụ và kỹ thuật phù hợp để bảo đảm công việc đang được thực hiện đúng chuẩn chất lượng" là vai trò trong BẢO ĐẢM chất lượng, không phải kiểm soát chất lượng. Trong kiểm soát chất lượng, việc của giám đốc dự án là đo lường và kiểm tra kết quả bàn giao cụ thể: lấy mẫu, kiểm tra, dựng biểu đồ kiểm soát, biểu đồ Pareto, rồi so kết quả với chuẩn để chấp nhận hay từ chối. Cặp mẹo phân biệt: bảo đảm chất lượng nhìn QUY TRÌNH và mang tính phòng ngừa; kiểm soát chất lượng nhìn KẾT QUẢ và mang tính phát hiện.

Đáp án đúng: B (True). Project Human Resource Management đúng là gồm các quy trình tổ chức, quản lý và dẫn dắt đội dự án: lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực, tuyển dụng đội, phát triển đội và quản lý đội. Chọn False là bác bỏ một định nghĩa đúng nguyên văn. Điểm cần nhớ: lĩnh vực này bao gồm cả phần "cứng" (cơ cấu tổ chức, ma trận trách nhiệm RACI, lịch nguồn lực) lẫn phần "mềm" (xây dựng đội, giải quyết xung đột, tạo động lực, ghi nhận và khen thưởng).

Đáp án đúng: B. Quan điểm hiện đại về xung đột: xung đột là điều tự nhiên và THƯỜNG CÓ LỢI — nó buộc các phương án được đưa ra tranh luận, làm lộ giả định sai và thường dẫn tới quyết định tốt hơn. Việc của giám đốc dự án là quản lý xung đột để nó xoay quanh vấn đề chứ không xoay sang con người. A sai vì quy xung đột cho "người gây rối" là quan điểm cũ, biến vấn đề công việc thành vấn đề cá nhân. C sai vì né tránh (avoiding/withdrawing) là cách xử lý kém bền nhất — vấn đề chỉ bị hoãn lại. D sai vì đàn áp xung đột giết chết phản biện và đẩy bất đồng xuống hoạt động ngầm.

Đáp án đúng: B (False). Mỗi người tham gia dự án không những phải được phân công mà còn PHẢI biết rõ vai trò và trách nhiệm của mình — đó chính là lý do tồn tại của ma trận phân công trách nhiệm (RAM/RACI) và của phần vai trò-trách nhiệm trong kế hoạch quản lý nguồn nhân lực. Chọn True là chấp nhận rằng có thể giao việc cho người ta mà không cho họ biết họ chịu trách nhiệm gì. Hệ quả thực tế của việc đó là công việc bị bỏ rơi vì ai cũng tưởng người khác làm, hoặc bị làm trùng.

Trong bài học về Quản lý Tài nguyên con người (Project Human Resources Management), có 6 cách tiếp cận xung đột được thảo luận. Đó là: Confronting (phản đối), Compromising (đối thoại), Smoothing (giải quyết), Forcing (làm theo ý mình), Avoiding (tránh) và Compromising (đối thoại). Tuy nhiên, 'Uninteresting' không phải là một trong những cách tiếp cận xung đột được thảo luận trong bài học này. Nó không phải là một thuật ngữ chính thức trong lĩnh vực quản lý dự án.

Khi sử dụng phiên bản RACI (Responsible, Accountable, Consult, Inform) của mô hình RAM, những người được thông báo sẽ là những người không chịu trách nhiệm chính về công việc, nhưng cần phải được cập nhật về tiến độ dự án. Họ có thể cung cấp chuyên môn hoặc thông tin cần thiết cho dự án, nhưng không phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng. Ví dụ, một người có thể được thông báo về tiến độ dự án để họ có thể theo dõi và cung cấp phản hồi, nhưng họ không phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành công việc.

Một nhà quản lý dự án thường dành phần lớn thời gian của mình cho việc giao tiếp. Họ phải liên lạc với các thành viên trong nhóm, khách hàng, nhà cung cấp và các bên liên quan khác để đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và đạt được mục tiêu. Giao tiếp không chỉ bao gồm việc trao đổi thông tin mà còn bao gồm việc giải quyết vấn đề, xây dựng mối quan hệ và tạo động lực cho các thành viên trong nhóm. Vì vậy, câu trả lời đúng cho câu hỏi này là 'True'.

Đáp án đúng: B. Một kế hoạch truyền thông cơ bản trả lời: ai cần thông tin, họ cần biết GÌ, khi nào, qua kênh nào và ai chịu trách nhiệm gửi. Mức thưởng cuối năm của từng người là thông tin nhân sự bảo mật, hoàn toàn không thuộc kế hoạch truyền thông dự án. A, C, D đều là thành phần chuẩn: "họ cần biết gì" là nội dung thông tin, "giao tiếp với ai" là danh sách bên nhận rút ra từ phân tích bên liên quan, "kênh phù hợp nhất" là phương tiện truyền đạt — chọn giữa họp trực tiếp, email, báo cáo hay bảng thông tin tuỳ mức độ khẩn và độ nhạy cảm.

Đáp án đúng: C. Giao tiếp hướng xuống (downward communication) là giao tiếp với những người báo cáo trực tiếp cho bạn — cấp dưới trong sơ đồ tổ chức. Nội dung thường là giao việc, chỉ đạo, phản hồi hiệu suất. A sai vì trao đổi với cấp trên là giao tiếp hướng lên (upward). D sai vì trao đổi với người ngang cấp là giao tiếp hàng ngang (horizontal/lateral). B sai vì các nhóm xã hội thuộc mạng lưới giao tiếp phi chính thức, nằm ngoài trục dọc của tổ chức.

Người chịu trách nhiệm chính về giao tiếp rõ ràng và hiệu quả là người gửi thông tin. Người gửi là người tạo ra và gửi thông tin đến người nhận. Họ có trách nhiệm đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng, chính xác và phù hợp với mục đích của thông tin. Điều này bao gồm việc chọn ngôn ngữ phù hợp, tránh sử dụng ngôn ngữ không rõ ràng hoặc mơ hồ, và đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách đầy đủ và chính xác. Người gửi cũng có trách nhiệm lắng nghe và phản hồi lại thông tin nhận được từ người nhận để đảm bảo rằng thông tin được hiểu đúng và phù hợp với mục đích của thông tin.

Trong các cuộc họp đánh giá tình trạng dự án để đánh giá hiệu suất và tiến độ dự án, báo cáo nào không được ưa chuộng để sử dụng? Báo cáo tiến độ dự án (Status report) và báo cáo dự đoán tiến độ (Forecasting report) thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất và tiến độ dự án. Báo cáo tiến độ dự án cung cấp thông tin về tình trạng hiện tại của dự án, trong khi báo cáo dự đoán tiến độ cung cấp dự đoán về tiến độ dự án trong tương lai. Tuy nhiên, báo cáo thử nghiệm (Test report) không liên quan trực tiếp đến việc đánh giá hiệu suất và tiến độ dự án. Báo cáo thử nghiệm thường được sử dụng để đánh giá chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, và không phải là báo cáo chính thức để đánh giá hiệu suất và tiến độ dự án.

Đáp án đúng: A (False). Phát biểu bị đảo ngược hoàn toàn. Mục tiêu của quản lý rủi ro dự án là TĂNG khả năng xảy ra và tác động của sự kiện tích cực (cơ hội), đồng thời GIẢM khả năng xảy ra và tác động của sự kiện tiêu cực (mối đe doạ). Chọn True là chấp nhận vế đảo. Cấu trúc phản ứng rủi ro cũng phản ánh đúng hai chiều này: với mối đe doạ có tránh (avoid), chuyển giao (transfer), giảm nhẹ (mitigate), chấp nhận (accept); với cơ hội có khai thác (exploit), chia sẻ (share), nâng cao (enhance), chấp nhận (accept).

Các công cụ và kỹ thuật sau có thể có giá trị trong việc xác định rủi ro, ngoại trừ: SWOT (Strengths, Opportunities, Weaknesses, Threats) là một công cụ phân tích giúp xác định điểm mạnh, cơ hội, điểm yếu và mối đe dọa của một dự án. Reviewing và evaluating project documents (Đánh giá và đánh giá tài liệu dự án) là một kỹ thuật giúp xác định rủi ro dựa trên tài liệu dự án. Reviewing similar projects executed in past (Đánh giá các dự án tương tự đã thực hiện trong quá khứ) là một kỹ thuật giúp xác định rủi ro dựa trên kinh nghiệm của các dự án tương tự. Earned Value Management (Quản lý giá trị thực hiện) là một kỹ thuật giúp theo dõi tiến độ dự án và xác định rủi ro dựa trên giá trị thực hiện. Tuy nhiên, Earned Value Management không phải là một công cụ trực tiếp giúp xác định rủi ro, mà là một công cụ giúp theo dõi tiến độ dự án và xác định rủi ro dựa trên giá trị thực hiện.

Nếu bạn chọn một phương án để tăng cường rủi ro, điều đó có nghĩa là bạn đang cố gắng tăng cường khả năng xảy ra hoặc mức độ ảnh hưởng của cơ hội. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thêm các bước vào kế hoạch của bạn để tăng cường khả năng xảy ra hoặc mức độ ảnh hưởng của cơ hội. Ví dụ, bạn có thể quyết định đầu tư thêm vào một dự án để tăng cường khả năng thành công hoặc bạn có thể quyết định tăng cường sự tham gia của các bên liên quan khác để tăng cường mức độ ảnh hưởng của cơ hội. Mục tiêu của bạn là tăng cường cơ hội thành công và đạt được kết quả mong muốn.

Đáp án đúng: Have budget to hire external resources and there is a vendor you can hire who specialized in this type of work, hire them.. Đã có ngân sách và có nhà cung cấp chuyên môn ⇒ chuyển giao rủi ro cho bên có năng lực là phản ứng tốt nhất. Chỉ "để dành dự phòng" là chấp nhận rủi ro mà không xử lý nguyên nhân.

Đáp án đúng: C. Khách hàng/người dùng là bên liên quan cuối cùng SỬ DỤNG sản phẩm hoặc dịch vụ mà dự án tạo ra. Vì họ là người dùng thật, yêu cầu và tiêu chí nghiệm thu của họ chính là thước đo dự án có thành công hay không. A sai vì đội dự án là bên TẠO RA sản phẩm. B sai vì giám đốc dự án chịu trách nhiệm điều hành để giao được sản phẩm. D sai vì nhà tài trợ là người cấp tiền và cấp quyền — quan trọng bậc nhất về mặt thẩm quyền nhưng không nhất thiết là người dùng cuối. Lưu ý "khách hàng" và "người dùng" có thể là hai bên khác nhau: người mua chưa chắc là người dùng.

Đáp án đúng: C. Trong lưới Quyền lực/Quan tâm, bên liên quan quyền lực thấp và quan tâm thấp thuộc ô "theo dõi" (monitor): dành ít công sức nhất, chỉ quan sát để kịp nhận ra nếu vị thế của họ thay đổi, và tránh làm phiền họ bằng lượng thông tin không cần thiết. A sai vì chủ động kéo một bên liên quan khó chịu lên ô quyền lực cao — quan tâm cao là tự tay trao cho họ khả năng cản trở dự án. B sai vì làm họ quan tâm hơn mà quyền lực vẫn thấp thì chỉ tạo thêm một bên hay thắc mắc, tốn công giải trình. D sai vì "phớt lờ hẳn" khác với "theo dõi": vị thế của bên liên quan có thể đổi trong vòng đời dự án, bỏ hẳn tầm mắt là để lọt bất ngờ.

Đáp án đúng: B. Người này BIẾT về dự án (nên không phải Unaware), KHÔNG chống đối (nên không phải Resistant), nhưng cũng chẳng tỏ ra quan tâm (nên không phải Supportive). Đúng định nghĩa của mức Neutral: nhận biết được dự án nhưng không ủng hộ cũng không phản đối. Thang phân loại mức độ tham gia của bên liên quan gồm năm bậc: Unaware (không biết dự án tồn tại), Resistant (biết và chống), Neutral (biết nhưng trung lập), Supportive (biết và ủng hộ), Leading (biết và tích cực tham gia thúc đẩy). Chi tiết "he knew about your project" trong đề là mấu chốt loại bỏ Unaware.

Đáp án đúng: B (True). Quản lý kỳ vọng của các bên liên quan là trách nhiệm của giám đốc dự án: nhận diện họ, phân tích nhu cầu và mức ảnh hưởng, giao tiếp chủ động, giải quyết vấn đề khi phát sinh và điều chỉnh kỳ vọng về những gì dự án thực sự giao được. Chọn False là bỏ mất một phần lớn công việc của vai trò này. Lý do việc đó thuộc về giám đốc dự án: kỳ vọng không được quản lý sẽ biến thành thay đổi phạm vi, tranh cãi lúc nghiệm thu và đánh giá "dự án thất bại" ngay cả khi mọi mốc tiến độ, chi phí đều đạt.