Câu hỏi: MGT103 Nhập môn quản lý – Bộ ôn tập thi lại số 2

Đáp án đúng: "specify resources and time frames." Kế hoạch tác nghiệp tồn tại để biến ý định chiến lược thành việc làm được, nên nó phải nói rõ ai làm, bằng nguồn lực nào và trong khoảng thời gian nào, thường là tầm trung hạn kèm các mốc kiểm tra. "be more general and broadly based." đảo ngược quan hệ, vì mức khái quát cao là đặc tính của kế hoạch chiến lược còn kế hoạch tác nghiệp buộc phải cụ thể hơn. "be developed independently of the internal business environment." không thể đúng, bởi muốn phân bổ nguồn lực thì phải biết tổ chức đang có nhân lực, tiền và năng lực gì. "be developed independently of the external business environment." cũng sai, vì khách hàng, đối thủ và điều kiện thị trường ảnh hưởng trực tiếp tới việc đặt mốc thời gian và chọn cách triển khai.

Đáp án đúng: "Portfolio management". Khi một doanh nghiệp đã trải ra nhiều ngành, câu hỏi quản trị không còn là cạnh tranh thế nào trong một ngành mà là nên giữ ngành nào, rót vốn vào đâu, rút khỏi đâu; các kỹ thuật xếp từng đơn vị kinh doanh theo sức hấp dẫn của ngành và vị thế cạnh tranh ra đời để trả lời đúng câu hỏi đó. "Divestiture" là một hành động cụ thể, bán hoặc tách bỏ một đơn vị, tức kết quả có thể của việc phân tích chứ không phải bộ kỹ thuật phân tích. "Process gain" nói về phần hiệu quả tăng thêm khi nhiều người làm việc cùng nhau, thuộc chuyện nhóm. "Deskilling" là việc hạ thấp yêu cầu tay nghề của một chỗ làm, thuộc thiết kế công việc.

Đáp án đúng: "Process Innovation". Thứ được cải tiến ở đây là cách khách hàng hoàn tất việc mua, tức chuỗi bước tạo ra và cung cấp dịch vụ, chứ không phải bản thân hàng hoá được bán; đổi mới ở chuỗi bước ấy nhằm làm cho việc vốn đã có trở nên nhanh và gọn hơn. "Product Innovation" phải là một mặt hàng hay dịch vụ mới về đặc tính, trong khi hàng bày bán vẫn y như trước, chỉ thủ tục đặt mua là khác. "Managerial Innovation" nói tới cách tổ chức tự quản lý mình, chẳng hạn một mô hình điều hành hay cách đánh giá mới, không phải trải nghiệm phía người mua. "Radical Innovation" chỉ mức độ chứ không chỉ loại, và nó dành cho đột phá làm đổi hẳn cách cả một ngành hoạt động, nặng hơn nhiều so với việc gộp các bước thanh toán lại thành một cú nhấp.

Đáp án đúng: "structure and design." Việc tách doanh nghiệp thành nhiều đơn vị con làm thay đổi cách phân chia công việc, đường báo cáo và nơi đặt quyền ra quyết định, tức can thiệp vào bộ xương của tổ chức; mọi thay đổi loại này đều xếp vào lĩnh vực cơ cấu và thiết kế. "people." nhắm vào bản thân con người, tức thay đổi kỹ năng, thái độ, cách nhìn nhận hay số lượng nhân sự, điều không được tình tiết nói tới. "operations." nhắm vào cách tạo ra sản phẩm, gồm công nghệ, quy trình, chất lượng và bố trí sản xuất, cũng không phải việc Alpha Corp. vừa làm. "social responsibility." nói về lập trường và cam kết của doanh nghiệp với cộng đồng cùng môi trường, một lĩnh vực hoàn toàn khác với chuyện sắp xếp lại bộ máy bên trong.

Đáp án đúng: "entropy." Mọi hệ thống mở, nếu không được nạp thêm nguồn lực và thông tin từ bên ngoài, đều trượt dần về trạng thái rã rời và suy yếu; với một tổ chức, điều đó nghĩa là không theo dõi môi trường và không tự làm mới thì đi xuống là đường đi tự nhiên. "reengineering." là biện pháp chủ động nhằm chặn và đảo chiều đà suy ấy, tức thuốc chữa chứ không phải căn bệnh. "synergy." chỉ hiệu ứng các bộ phận hợp lại tạo ra kết quả lớn hơn tổng các phần riêng lẻ, một chiều hoàn toàn tích cực. "process gain." cũng mang nghĩa được thêm, nói phần lợi sinh ra từ cách phối hợp, nên không thể là tên của quá trình suy tàn.

Đáp án đúng: "reengineering." Nét riêng của việc này là không vá từng chỗ mà đặt lại câu hỏi gốc, rằng phần việc ấy có cần làm không và nếu làm lại từ đầu thì làm thế nào, rồi thiết kế lại toàn bộ dòng công việc để chi phí, chất lượng phục vụ hoặc thời gian xử lý đơn hàng nhảy một bước lớn. "process change." chỉ là cách nói chung cho mọi sửa đổi quy trình, kể cả sửa nhỏ từng bước, không hàm nghĩa triệt để và toàn diện. "innovation." là việc tạo ra ý tưởng hay sản phẩm mới rồi đưa vào sử dụng, hướng ra thị trường hơn là vào bộ máy bên trong. "entropy." chỉ đà suy yếu tự nhiên của hệ thống, tức lý do buộc người ta phải hành động, không phải bản thân hành động.

Đáp án đúng: "Incremental Innovation". Cải tiến từng bước nhỏ trên nền một thiết kế đã định hình, chụp ảnh nét hơn hoặc chip chạy nhanh hơn, trong khi công năng cốt lõi và hình dáng gần như giữ nguyên, là dấu hiệu của đổi mới tiệm tiến. "Radical Innovation" phải làm thay đổi hẳn cách người ta dùng hoặc cả cục diện cạnh tranh của ngành, như lần một chiếc máy cảm ứng thay cho cả bàn phím vật lý. "Product Innovation" chỉ nói đối tượng được đổi mới là sản phẩm, không nói mức độ, nên không trả lời được câu hỏi ở đây hỏi loại nào. "Managerial Innovation" nhắm vào cách tổ chức và điều hành công việc, chẳng liên quan tới việc nâng cấu hình một thiết bị.

Đáp án đúng: "Legitimate". Khi quyền phân bổ nguồn lực đến từ chiếc ghế mà một người đang ngồi, tức từ thẩm quyền tổ chức trao cho chức vụ ấy, thì đó là quyền lực chính danh: ai thay vào vị trí đó cũng có cùng quyền. "Expert" dựa trên kiến thức và kinh nghiệm của chính cá nhân, nên đi theo người chứ không theo chức. "Reward" nằm ở khả năng ban phát điều người khác mong muốn, từ tiền thưởng, đề bạt tới lời khen. "Coercive" dựa trên khả năng gây ra điều người khác muốn tránh, như kỷ luật hay phạt. Hai loại sau có thể kèm theo chức vụ, nhưng bản thân chúng được định nghĩa bằng công cụ thưởng phạt trong tay, không bằng vị trí trong tổ chức.

Đáp án đúng: "Cross-Cultural Leadership". Hướng tiếp cận này đặt câu hỏi người lãnh đạo phải điều chỉnh hành vi thế nào khi cấp dưới, đối tác và khách hàng mang những giả định khác nhau về khoảng cách quyền lực, về tính tập thể, về chuyện nói thẳng hay nói vòng, nên khả năng thích ứng qua các nền văn hoá là nội dung trung tâm của nó. "Strategic Leadership" bàn việc giữ cho tổ chức có năng lực cạnh tranh dài hạn và dẫn dắt các thay đổi lớn. "Ethical Leadership" đặt trọng tâm ở hành xử ngay chính, minh bạch và nêu gương. "Political Leadership" không phải một nhánh lý thuyết lãnh đạo trong quản trị, nó gợi đến hoạt động chính trị hoặc hành vi tranh giành ảnh hưởng.

Đáp án đúng: "Initiating-structure". Hai dòng nghiên cứu hành vi cùng tìm ra một cặp đối cực tương tự nhau, nên các tên gọi khớp nhau từng đôi: hành vi lo tổ chức công việc, xác định vai trò, đặt quy trình và ép tiến độ hoàn thành nhiệm vụ được một bên gọi là hướng công việc, bên kia gọi là tạo lập cấu trúc. "Consideration" là cực còn lại trong cùng cặp ấy, mô tả sự quan tâm tới cảm xúc, ý kiến và phúc lợi của cấp dưới, nên nó tương ứng với hành vi hướng nhân viên. "Employee-centered leader" chính là tên của cực hướng người trong dòng nghiên cứu kia, vậy nó là thứ đối lập với điều được hỏi. "Concern for people" là một trục của lưới lãnh đạo, thuộc khung khác và cũng nghiêng về phía con người.

Đáp án đúng: "Supportive". Trong thuyết đường dẫn tới mục tiêu, nhóm hành vi này nhằm làm con đường làm việc dễ chịu hơn: người lãnh đạo tỏ ra thân thiện, dễ tiếp cận, lo đến phúc lợi và đối xử với cấp dưới như người ngang hàng, nên nó hữu dụng nhất khi công việc buồn tẻ hoặc căng thẳng. "Directive" đi theo chiều khác, cho cấp dưới biết phải làm gì, theo chuẩn nào, trong thời hạn nào. "Achievement-oriented" đặt mục tiêu cao và thể hiện niềm tin rằng cấp dưới đạt được, nhằm kéo thành tích lên. "Task-oriented" là cách gọi quen thuộc trong các nghiên cứu phong cách lãnh đạo khác, không nằm trong bộ bốn hành vi mà thuyết này nêu ra.

Đáp án đúng: "Providing subordinates with autonomy, responsibility, challenge, and feedback". Hành vi chính trị nảy nở khi người ta thiếu thông tin, thấy mục tiêu và tiêu chí đánh giá mơ hồ, nên tìm đường đi tắt bằng quan hệ và vận động; giao quyền tự chủ cùng trách nhiệm rõ ràng, việc đủ thử thách và phản hồi thẳng thắn làm cho con đường chính đáng trở nên đáng đi hơn. "Encouraging competition among employees to reduce political behavior." đổ thêm dầu, bởi càng tranh giành nhau người ta càng dùng mẹo. "Providing rewards and incentives for engaging in political behavior." thì công khai nuôi chính thứ cần dẹp. "Promoting an authoritarian leadership style to discourage political behavior." chỉ dồn hoạt động vận động xuống dưới mặt nước, vì cấp dưới mất kênh phát biểu chính thức sẽ chuyển sang kênh ngầm.

Đáp án đúng: "improving the performance of individual workers." Trọng tâm của quản trị khoa học là mổ xẻ từng công việc thành các động tác, đo thời gian, tìm cách làm tốt nhất rồi huấn luyện và trả lương theo sản lượng, tất cả nhằm nâng năng suất của từng người thợ. "encouraging soldiering among employees." nói ngược: hiện tượng người thợ cố tình làm chậm chính là thứ hướng tiếp cận này ra đời để triệt bỏ. "increasing employee turnover." cũng không phải mục tiêu, vì tuyển và huấn luyện lại liên tục sẽ phá vỡ chính cái chuẩn thao tác mà phương pháp dày công dựng nên. "increasing overhead costs." trái với tinh thần tiết giảm phí tổn, thứ vẫn được xem như thước đo thành công. "analyzing the external rather than the internal environment of an organization." đặt tầm nhìn ra bên ngoài, trong khi phương pháp này chỉ soi vào quy trình, công cụ và con người bên trong phân xưởng.

Đáp án đúng: "Conceptual". Kỹ năng này là khả năng tư duy ở mức trừu tượng: nhìn tổ chức như một tổng thể, thấy các bộ phận ăn khớp với nhau thế nào và một quyết định ở chỗ này sẽ dội sang chỗ khác ra sao, nên nó càng nặng khi người quản trị lên cao. "Technical" là sự thành thạo công việc chuyên môn cụ thể, dùng được máy móc, phần mềm hay quy trình của một nghề. "Interpersonal" là khả năng làm việc với con người, từ giao tiếp, động viên tới hoà giải. "Time management" là khả năng xếp thứ tự ưu tiên và giao bớt việc để dùng quỹ thời gian có hạn cho đúng chỗ. Ba năng lực ấy đều thuộc về hành động và ứng xử, không phải năng lực suy nghĩ ở tầng khái niệm.

Đáp án đúng: "the right decisions are made and implemented." Tính hiệu quả của một tiến trình quản lý được đo bằng hai điều kiện đi liền nhau: chọn đúng việc cần làm và thực sự biến lựa chọn đó thành kết quả. Quyết định hay mà nằm trên giấy thì vô ích, còn thực thi quyết liệt một quyết định sai chỉ làm thiệt hại tới nhanh hơn. "overhead production costs are increased." đi ngược lại, bởi chi phí gián tiếp phình ra là dấu hiệu nguồn lực bị tiêu hao chứ không phải dấu hiệu quản lý tốt. "decisions are made independently of the organization's external environment." cắt tổ chức khỏi khách hàng, đối thủ và khung pháp lý, khiến quyết định mất chỗ dựa thực tế. "the same amount of resources is allocated to all the functions of the organization." là thứ công bằng hình thức: mỗi bộ phận có nhu cầu và mức đóng góp khác nhau, chia đều chính là phân bổ sai.

Đáp án đúng: "Creating organizational goals and overall strategy". Cấp cao là tầng duy nhất nhìn ra toàn bộ tổ chức cùng môi trường bên ngoài, nên việc của họ là định hướng dài hạn: tổ chức tồn tại để đạt gì, cạnh tranh bằng cách nào, dồn nguồn lực vào đâu. "Overseeing day-to-day operations" thuộc tầm tay của quản lý cấp cơ sở, những người đứng sát công việc hằng ngày. "Performing routine administrative tasks" là phần việc hành chính lặp lại, càng lên cao càng được giao bớt để dành thời gian cho phán đoán chiến lược. "Implementing plans of first-line managers" đảo ngược dòng thẩm quyền, vì kế hoạch chảy từ trên xuống rồi mới được cụ thể hoá ở dưới. "Coordinating the work of first-line managers" lại đúng là nhiệm vụ của quản lý cấp trung, lớp trung chuyển giữa chiến lược và tác nghiệp.

Đáp án đúng: "Controlling". Khi chính sách đã ban hành và nhà quản lý bắt tay vào việc đo xem nó được thực thi tới đâu, so kết quả thực tế với chuẩn đã đặt để kịp điều chỉnh, thì họ đang vận hành vòng kiểm soát. Hoạt động "Decision making" đã diễn ra ở bước trước đó, lúc ban điều hành chọn ra bộ chính sách nhân sự mới, chứ không phải lúc theo dõi. "Organizing" là sắp xếp con người, phân chia nhiệm vụ và thiết lập quyền hạn để chính sách có chỗ bám, nó không bao gồm việc đo lường mức tuân thủ. "Leading" hướng vào tác động lên con người — truyền cảm hứng, động viên, tháo gỡ xung đột — trong khi tình huống này không nói gì về động lực mà chỉ nói về việc giám sát tiến độ thực thi.

Đáp án đúng: "Financial". Loại ngân sách này vẽ dòng tiền của kỳ tới theo cả hai đầu: tiền sẽ đến từ đâu, có thể là hoạt động kinh doanh, vay nợ hay huy động thêm vốn, và tiền sẽ đi vào đâu, trả nợ, chi đầu tư, bổ sung vốn lưu động. "Operating" diễn đạt hoạt động dự kiến bằng đơn vị tiền, chẳng hạn doanh thu bán hàng và từng khoản chi phí, nhưng không phải bản đồ nguồn tiền và cách dùng tiền. "Nonmonetary" đo kế hoạch bằng những đơn vị không phải tiền như giờ máy, giờ lao động hoặc số đơn vị sản phẩm. "Debt ratio" không phải một loại ngân sách mà là tỉ số dùng để đánh giá mức vay nợ của doanh nghiệp.

Đáp án đúng: "Operating". Loại ngân sách này diễn đạt kế hoạch của một đơn vị bằng tiền cho kỳ tới — doanh thu dự kiến, chi phí để đạt doanh thu đó và lợi nhuận còn lại — nên việc dự báo lượng sách thiếu niên bán được ở Đông Nam Á năm sau rơi đúng vào đây. "Labor" là ngân sách phi tiền tệ, đếm giờ công hoặc số nhân sự cần cho một khối lượng việc, nó không nói gì về nhu cầu thị trường. "capital expenditures" dành cho các khoản bỏ ra mua tài sản dùng nhiều năm như nhà in hay dây chuyền đóng sách, tức dòng tiền đầu tư chứ không phải dòng doanh thu thường kỳ. "balance sheet" không phải công cụ dự báo nhu cầu mà là bản dự phóng tài sản, nợ và vốn chủ ở một thời điểm, cho thấy tình trạng tài chính chứ không cho thấy sức mua của một dòng sản phẩm.

Đáp án đúng: "Encourage experimentation and learning by doing." Gọi tổ chức là nguyên mẫu chưa hoàn thiện nghĩa là xem mọi cách làm hiện tại chỉ như một bản thử: hãy triển khai ở quy mô nhỏ, đo kết quả, giữ cái hiệu nghiệm và bỏ cái không, thay vì chờ một thiết kế hoàn chỉnh trước khi động tay. "Face the hard facts." là lời nhắc dám nhìn vào số liệu bất lợi, một nguyên tắc riêng chứ không phải nội dung của hình ảnh nguyên mẫu. "Build a culture in which people tell the truth." bàn về điều kiện văn hoá để dữ liệu xấu được nói ra. "Get the best evidence and use it to guide actions." tả cách dùng bằng chứng tốt nhất hiện có, còn hình ảnh nguyên mẫu nhấn vào chuyện tự tạo ra bằng chứng mới. "Avoid decisions based on untested beliefs." cảnh báo đừng tin điều chưa kiểm chứng, gần nhưng vẫn chỉ là mặt phòng ngừa, không phải lời kêu gọi chủ động thử và học.