Câu hỏi: SSG104 Kỹ năng giao tiếp và cộng tác – Bộ ôn tập cuối kỳ số 3

Đáp án đúng: "Letters are no longer used in business context since people prefer to convey information via shorter messages like emails or memos.". Câu hỏi tìm phát biểu SAI về business letter (thư thương mại). Dù email và tin nhắn phổ biến, thư thương mại vẫn được dùng thường xuyên cho các giao tiếp trang trọng, có tính pháp lý hoặc gửi ra bên ngoài như thư mời hợp tác, thư xác nhận, thư khiếu nại, nên nói thư không còn được dùng là sai. Ba phát biểu còn lại đều đúng nên không được chọn. Mảnh "the effective business letter remains a common form of written communication" khẳng định thư vẫn là hình thức văn bản phổ biến, đúng với thực tế. Mảnh "Just like an e-mail with an attachment" nói thư đôi khi đi kèm tài liệu bổ sung, đúng vì thư thường có phần enclosure (tài liệu gửi kèm). Mảnh "brief, print messages often used externally to inform or persuade" mô tả đúng bản chất thư: thông điệp in, ngắn gọn, chủ yếu gửi ra ngoài để thông báo hoặc thuyết phục khách hàng, nhà cung cấp, công chúng.

Đáp án đúng: "Be a good observer of people, nature, and events around you". Trong các mẹo rèn tư duy sáng tạo, cảm nhận (sensing) là dùng các giác quan để quan sát kỹ con người, thiên nhiên và sự việc xung quanh, vì ý tưởng mới thường nảy ra từ những chi tiết người khác bỏ qua, ví dụ để ý cách sinh viên xếp hàng ở căng tin rồi nghĩ ra ứng dụng đặt món trước. "Be empathetic with other people" là đặt mình vào vị trí người khác để hiểu cảm xúc và nhu cầu của họ, gắn với mẹo thấu cảm (empathy) chứ không phải quan sát bằng giác quan. "Have more fun learning" là học một cách vui vẻ, thoải mái để tinh thần cởi mở hơn, gắn với tinh thần vui chơi khi học. "Be open to insight as ideas pop into your mind" là sẵn sàng đón nhận những ý tưởng bất chợt xuất hiện, gần với trực giác và sự bừng sáng, khác với việc chủ động quan sát thế giới bên ngoài.

Đáp án đúng: "Group identification". Khi bàn về sự hợp tác trong nhóm, người ta phân biệt yếu tố cá nhân như tính cách, định hướng giá trị xã hội với yếu tố tình huống như quy mô nhóm, khả năng trao đổi với nhau và group identification (sự gắn bó, đồng nhất với nhóm); khi thành viên coi mình là một phần của nhóm, họ đặt lợi ích chung lên trên lợi ích riêng nên hợp tác nhiều hơn. "Hard working" là đức tính chăm chỉ của từng người, thuộc yếu tố cá nhân chứ không phải yếu tố tình huống. "Open mind" là sự cởi mở trong suy nghĩ, cũng là nét tính cách cá nhân, có thể giúp hợp tác nhưng không do bối cảnh nhóm tạo ra. "Generosity" là sự rộng lượng, gần với định hướng ủng hộ xã hội của cá nhân, nên vẫn thuộc nhóm yếu tố cá nhân.

Đáp án đúng gồm hai ý: "We evaluate the strength of arguments." và "We examine the underlying reasons.". Logic là việc xem xét quan hệ suy luận giữa tiền đề và kết luận: chúng ta đánh giá một lập luận mạnh hay yếu, hợp lệ hay không, và soi xét những lý do nằm bên dưới để biết kết luận có thật sự được chống đỡ hay không. "We distinguish between true and false information." không thuộc logic theo nghĩa này, vì xác định một thông tin đúng hay sai trên thực tế là việc kiểm chứng sự kiện; một lập luận có thể chặt chẽ về logic dù tiền đề sai, và ngược lại. "We collect as much data as possible." là bước thu thập thông tin, nghiên cứu tài liệu; dữ liệu nhiều không tự tạo ra suy luận đúng, logic chỉ bắt đầu khi ta xét dữ liệu ấy hỗ trợ kết luận ra sao.

Đáp án đúng: "Tell about your skills and knowledge and explain how they satisfy the job requirements.". Khi trả lời câu hỏi về điểm mạnh, nguyên tắc là gắn điểm mạnh với yêu cầu của vị trí ứng tuyển: nêu kỹ năng, kiến thức cụ thể kèm ví dụ và giải thích chúng giúp bạn làm tốt công việc ra sao, để nhà tuyển dụng thấy rõ sự phù hợp. "Tell about your academic awards, your successful school projects." có thể dùng làm dẫn chứng, nhưng nếu chỉ kể thành tích học tập mà không nối với công việc thì câu trả lời thiếu trọng tâm. "Tell about your two key personal qualifications." quá hẹp và chung chung, chưa cho thấy phẩm chất đó đáp ứng yêu cầu nào của vị trí. "Tell your work-related accomplishments, mention how your previous supervisor or manager have pleased with your work performance." chỉ hợp với người đã đi làm và thiên về kể lời khen của người khác, trong khi trọng tâm phải là năng lực của bạn so với yêu cầu công việc.

Đáp án đúng: "By using social or interpersonal influence.". Inspirational influence (ảnh hưởng truyền cảm hứng) là khả năng khiến người khác tự nguyện cố gắng nhờ tầm nhìn, sự tin tưởng và mối quan hệ, tức là dùng ảnh hưởng xã hội và giao tiếp giữa người với người thay vì mệnh lệnh; đây là nét cốt lõi của lãnh đạo chuyển đổi. "By strictly enforcing rules and regulations." dựa vào kỷ luật và sự tuân thủ, tạo ra phục tùng chứ không tạo cảm hứng. "By micromanaging team members to ensure task completion." là quản lý vi mô, kiểm soát từng chi tiết, thường làm thành viên mất động lực và tự chủ. "By relying solely on positional authority to make decisions." chỉ dựa vào quyền lực chức vụ, tức quyền lực hợp pháp; người ta làm theo vì phải làm, không phải vì được truyền cảm hứng. Các cách đó có thể giúp công việc được thực hiện nhưng không thể hiện ảnh hưởng truyền cảm hứng.

Đáp án đúng gồm ba ý: "Manage your time", "Find support" và "Slow down and cut out distractions for a while". Quản lý căng thẳng (stress management) hiệu quả là xử lý nguồn gây áp lực và phục hồi năng lượng bằng cách lành mạnh. "Manage your time" giúp lập kế hoạch, ưu tiên việc quan trọng và tránh dồn việc sát hạn, nên giảm áp lực từ gốc. "Find support" là tìm sự hỗ trợ từ bạn bè, gia đình, thầy cô hay chuyên viên tư vấn, giúp chia sẻ cảm xúc và có thêm góc nhìn để giải quyết vấn đề. "Slow down and cut out distractions for a while" là tạm chậm lại, cắt bớt mạng xã hội và tác nhân gây phân tâm để tập trung và nghỉ ngơi, giúp tâm trí hồi phục. Ngược lại, "Use drugs and alcohol when the stress level is likely out of control" là cách đối phó tiêu cực: chất kích thích chỉ làm tê liệt cảm giác tạm thời, không giải quyết nguyên nhân, còn gây lệ thuộc và làm sức khoẻ, căng thẳng tệ hơn về lâu dài.

Đáp án đúng: "All above". Chuẩn bị cuộc họp hiệu quả gồm nhiều việc phải làm trước khi họp, nhằm bảo đảm đúng người, đúng thời gian và đúng mục tiêu. "Plan meeting schedule" là lên lịch và chương trình họp (agenda): thời gian, địa điểm, các nội dung cần bàn và thời lượng cho từng mục, giúp cuộc họp không lan man. "Decide how to meet" là chọn hình thức họp, trực tiếp hay trực tuyến qua công cụ nào, phù hợp với vị trí và điều kiện của thành viên. "Invite meeting participants" là xác định ai cần có mặt và gửi lời mời kèm chương trình, tài liệu để họ chuẩn bị trước. Vì cả ba đều là việc chuẩn bị cần thiết, mỗi việc chỉ là một phần, nên chọn riêng một việc là thiếu; phương án bao quát tất cả mới đúng.

Đáp án đúng gồm hai ý: "You need to apply understanding learnt during lectures correctly to solve problems in given situations." và "You need the ability to break down or distinguish the parts of material into its components, so that its organizational structure may be better understood.". Ở bậc đại học, tư duy phải vượt khỏi mức ghi nhớ của thang Bloom để lên các bậc cao hơn: applying (vận dụng) kiến thức vào tình huống cụ thể để giải quyết vấn đề, và analyzing (phân tích) tài liệu thành các thành phần để hiểu cấu trúc của nó. Hai ý được chọn mô tả đúng hai bậc này. "It is important to recognize or recall knowledge you’ve already gained." mô tả remembering (ghi nhớ), bậc thấp nhất, là nền tảng đã quen từ phổ thông chứ không phải yêu cầu riêng của bậc đại học. "You need to relate abstract ideas to practical situations." nghe gần với vận dụng nhưng chỉ dừng ở việc liên hệ ý tưởng trừu tượng với thực tế, thường được xem là biểu hiện của understanding (hiểu), chưa đòi hỏi giải quyết vấn đề hay phân tích cấu trúc.

Đáp án đúng: "Cultural intelligence". Trong đội ngũ ngày càng đa dạng, cultural intelligence (trí tuệ văn hoá) giúp người lãnh đạo hiểu được giá trị, cách giao tiếp và kỳ vọng khác nhau của từng thành viên, từ đó điều chỉnh cách ứng xử, xây dựng lòng tin và gắn kết đội; đây là lợi thế thực sự trong quan hệ với đồng đội. "Authority to control teammates" là quyền lực vị trí, giúp ra lệnh nhưng không tạo dựng quan hệ, lạm dụng còn gây phản kháng. "Superior status" là địa vị cao hơn, dễ tạo khoảng cách quyền lực, khiến thành viên ngại góp ý và cản trở giao tiếp cởi mở. "Explicit in communication" là giao tiếp trực tiếp, rõ ràng, hữu ích với người thuộc văn hoá ngữ cảnh thấp nhưng có thể bị xem là thô lỗ với văn hoá ngữ cảnh cao; nó không phải lợi thế phổ quát, và chính trí tuệ văn hoá giúp người lãnh đạo biết khi nào nên nói thẳng.

Đáp án đúng: "Memorize common answers to top interview question". Đây là câu hỏi phủ định: cần chọn việc không nên làm. Học thuộc lòng câu trả lời mẫu khiến ứng viên nói như đọc, thiếu tự nhiên, dễ lúng túng khi câu hỏi bị hỏi khác đi, và câu trả lời rập khuôn không thể hiện được trải nghiệm riêng; nên chuẩn bị ý chính và ví dụ thay vì thuộc nguyên văn. Các việc chuẩn bị đúng đắn thì không phải đáp án. "Research the company" giúp hiểu sứ mệnh, sản phẩm và văn hóa tổ chức để trả lời sát nhu cầu. "Learn the company's concerns and problems" giúp ứng viên trình bày mình có thể góp phần giải quyết vấn đề gì cho họ, một điểm cộng lớn. "Practice top interview questions and answers" là luyện tập, khác với học thuộc: luyện nói thành tiếng giúp diễn đạt trôi chảy mà vẫn linh hoạt.

Đáp án đúng: "Accepting something without asking for evidence". Critical thinking (tư duy phản biện) là đánh giá thông tin dựa trên bằng chứng và lập luận, nên chấp nhận một điều mà không đòi hỏi bằng chứng đi ngược hẳn tinh thần này và là ngoại lệ cần chọn. Những cách sau đều đúng nên không được chọn. "Being receptive to having your opinions changed" đúng vì người tư duy phản biện sẵn sàng đổi quan điểm khi gặp lý lẽ và chứng cứ tốt hơn. "Having an inquiring mind" đúng vì óc ham hỏi, luôn tự hỏi tại sao và dựa vào đâu, là điểm khởi đầu của phản biện. "Questioning your own conclusions" đúng vì tự soi lại kết luận của chính mình giúp phát hiện định kiến và lỗ hổng lập luận.

Đáp án đúng: "It allows the speaker to understand the range of opinions and beliefs.". Audience analysis (phân tích khán giả) giúp người nói biết người nghe đang nghĩ gì, tin vào điều gì, đồng tình hay phản đối ở mức nào; với bài nói thuyết phục, hiểu được dải quan điểm đó cho phép chọn lập luận, bằng chứng và cách tiếp cận phù hợp để dịch chuyển thái độ người nghe. "It helps to tailor the speech to entertain the audience." sai vì mục đích của bài nói thuyết phục là thay đổi niềm tin hay hành động, còn giải trí là mục đích của loại bài nói khác. "It ensures that the audience will agree with the speaker's view." sai vì không có phân tích nào bảo đảm khán giả sẽ đồng ý; nó chỉ tăng khả năng thuyết phục. "It is not important to analyse the audience; the speaker should focus on the content only." sai vì nội dung dù tốt mà không hợp với người nghe thì khó thuyết phục được họ.

Đáp án đúng: "Wear a formal suit". Trang phục là một phần của giao tiếp phi ngôn từ và góp phần tạo ấn tượng đầu tiên; trong phỏng vấn, bộ vest lịch sự là lựa chọn an toàn nhất vì thể hiện sự tôn trọng nhà tuyển dụng, sự nghiêm túc và chuyên nghiệp của ứng viên. "No matter what you wear" sai vì nhà tuyển dụng đánh giá cả hình thức bên ngoài, ăn mặc tuỳ tiện dễ bị hiểu là thiếu chuẩn bị. "Be trendy (crop top, Jordans, etc...)" phù hợp đi chơi hơn là môi trường công sở, trang phục quá thời thượng hay hở hang làm người phỏng vấn chú ý vào bề ngoài thay vì năng lực. "Wear a Nike jogging suit" là đồ thể thao, mang tính thoải mái, thường ngày, không phù hợp với tính trang trọng của một buổi phỏng vấn xin việc.

Đáp án đúng: "A member dominating the conversation and controlling the group's resources". Power-over (quyền lực chi phối) là kiểu quyền lực áp đặt lên người khác, thường thể hiện qua việc một người nắm quyền quyết định, lấn át tiếng nói của người khác và kiểm soát các nguồn lực như thông tin, tiền bạc hay thời gian của nhóm. Thành viên độc chiếm cuộc trò chuyện và giữ chặt tài nguyên chung là biểu hiện rõ của kiểu quyền lực này. "A leader empowering a group through cooperation" là power-with (quyền lực cùng nhau), khi người lãnh đạo trao quyền và tạo sức mạnh chung qua hợp tác. Mảnh "A group respecting each other" cùng với "working collaboratively" mô tả nhóm tôn trọng nhau và làm việc cộng tác, cũng là power-with chứ không có ai áp đặt. "A leader suggests ideas without imposing them on others" cho thấy người lãnh đạo chỉ gợi ý mà không ép buộc, trái ngược hẳn với bản chất áp đặt của power-over.

Đáp án đúng: "All the elements of a good proposal are here; they just need to be reordered. By placing the strongest element first, we can capture and hold the reader's attention.". Phản hồi mang tính xây dựng (constructive feedback) nhắm vào công việc chứ không công kích con người, ghi nhận điểm tốt, chỉ ra cụ thể cần sửa gì và gợi ý cách sửa kèm lợi ích; câu này làm đủ cả ba điều. Câu "contains computational errors, and is a writing disaster" là phê bình tiêu cực, dùng từ nặng nề, chỉ chê mà không chỉ ra cách khắc phục nên dễ làm người nhận phòng thủ. Câu "paying attention to the customer when you are having a conversation" có chỉ ra hành vi cụ thể nhưng chỉ dừng ở lời trách, không ghi nhận điều gì và không gợi ý cách làm tốt hơn, nên chưa phải ví dụ tốt nhất. Câu "It is only 10 o'clock in the morning" kèm câu hỏi "Why can't you stay focus?" là lời mỉa mai, quy kết tính cách người nghe, không cho thông tin hữu ích để cải thiện.

Đáp án đúng: "The history of your product, service, and/or company and the relationship between you and the potential buyer and/or similar companies". Trong cấu trúc một business proposal (đề xuất kinh doanh), phần Background (bối cảnh) kể lại lịch sử của sản phẩm, dịch vụ hoặc công ty cùng mối quan hệ đã có giữa bên đề xuất với khách hàng tiềm năng hay các công ty tương tự, để người đọc hiểu đề xuất ra đời từ đâu và vì sao bên viết đáng tin. "The design of your documents" sai vì cách trình bày, định dạng tài liệu là chuyện hình thức của cả bản đề xuất, không phải nội dung của một phần cụ thể. Mảnh "Current exists in the marketplace, including competing products" nói về tình hình thị trường và sản phẩm cạnh tranh, vốn thuộc phần phân tích thị trường hay phần nêu vấn đề và cơ hội, không phải phần kể lại quá khứ và quan hệ. "The ideas of your project" là nội dung của phần trình bày giải pháp, nơi bên viết mô tả sẽ làm gì và làm thế nào, chứ không phải phần bối cảnh.

Đáp án đúng: "All are correct.". Khi một ngôn ngữ chiếm ưu thế trong nhóm đa văn hoá, rào cản ngôn ngữ khiến người không nói được ngôn ngữ đó khó theo kịp thảo luận, khó chen ý kiến và dễ bị đánh giá qua khả năng diễn đạt thay vì năng lực thật. Vì thế cả ba hệ quả đều có thể xảy ra cùng lúc. Người đó có thể bị xem là "Less competent in a group", vì người khác nhầm việc nói chậm, nói ít với năng lực chuyên môn kém. Họ dễ "Feel left out", tức cảm thấy bị gạt ra ngoài khi các thành viên nói đùa, bàn bạc nhanh bằng ngôn ngữ mình không hiểu hết. Họ cũng có thể "Be seen as contributing less", vì đóng góp của họ ít được nói ra hoặc bị bỏ qua trong cuộc họp. Do mỗi phương án riêng lẻ chỉ là một mặt của cùng vấn đề, chọn riêng một cái là chưa đủ; nhóm nên chủ động mời ý kiến, tóm tắt bằng văn bản và nói chậm, rõ để giảm bất lợi này.

Đáp án đúng: "Norming". Theo mô hình phát triển nhóm của Tuckman, nhóm đi qua các giai đoạn hình thành, xung đột, thiết lập chuẩn mực và hoạt động hiệu quả. Tình huống có va chạm khi bạn nhắc trưởng nhóm bám sát chương trình và người này lúc đầu không vui; nay mọi chuyện đã ổn, tức là nhóm đã chấp nhận cách làm việc chung và các quy tắc ngầm như giữ đúng trọng tâm cuộc họp, đó là Norming (thiết lập chuẩn mực). "Storming" (xung đột) là giai đoạn căng thẳng lúc trưởng nhóm phật ý, nhưng nó đã qua. "Forming" (hình thành) là lúc các thành viên mới gặp nhau, còn dè dặt, lịch sự và chưa dám góp ý, không khớp với việc đã từng có góp ý và va chạm. "Performing" (hoạt động hiệu quả) là khi nhóm tự vận hành trơn tru và đạt hiệu suất cao, trong khi nhóm này mới vừa thống nhất được cách làm việc, chưa có dấu hiệu hiệu quả vượt trội.

Đáp án đúng: "social support". Nhóm đáp ứng need to belong (nhu cầu được thuộc về), đồng thời đem lại cho thành viên những nguồn lực thiết yếu: thông tin để hiểu thế giới và bản thân, sự trợ giúp để hoàn thành việc vượt sức một người, và social support (hỗ trợ xã hội), tức sự quan tâm, động viên về tinh thần giúp con người vượt qua căng thẳng, khó khăn. "developed Skills" có thể là kết quả gián tiếp khi tham gia nhóm, nhưng không phải một chức năng cơ bản mà nhóm cung cấp bên cạnh thông tin và sự trợ giúp. "better Communication" là kỹ năng giúp nhóm vận hành tốt hơn, thuộc quá trình bên trong nhóm chứ không phải thứ nhóm đem lại cho thành viên. "motivation" có thể được nhóm khơi gợi trong một số hoàn cảnh, nhưng không phải nguồn lực cơ bản được nêu cùng thông tin và sự trợ giúp.