PMG201c Quản trị dự án – Bộ ôn tập thi lại số 3 (49 câu)

Một dự án được định nghĩa là duy nhất và tạm thời, với một khởi đầu và kết thúc được xác định rõ ràng. Điều này có nghĩa là dự án có một mục tiêu cụ thể, một kế hoạch thực hiện và một thời gian hoàn thành được xác định. Dự án không phải là một hoạt động thường xuyên hoặc vĩnh viễn, mà là một nhiệm vụ cụ thể được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định. Vì vậy, câu trả lời đúng cho câu hỏi này là "True".

Trong bài học trước, chúng ta đã thảo luận về bốn loại cấu trúc tổ chức khác nhau. Chúng bao gồm: cấu trúc chức năng, cấu trúc dựa trên mạng lưới, cấu trúc tập trung vào dự án và cấu trúc hỗn hợp. Mỗi loại cấu trúc tổ chức đều có ưu và nhược điểm riêng. Cấu trúc chức năng tập trung vào các chức năng cụ thể, cấu trúc dựa trên mạng lưới kết hợp giữa các chức năng và dự án, cấu trúc tập trung vào dự án tập trung vào các dự án cụ thể và cấu trúc hỗn hợp kết hợp giữa các loại cấu trúc trên. Việc lựa chọn loại cấu trúc tổ chức phù hợp phụ thuộc vào mục tiêu, quy mô và tính chất của tổ chức.

Đáp án đúng: Scope, schedule, cost, quality, risk, resources, and customer satisfaction. "Ràng buộc ba" (scope – cost – schedule) là cách hiểu cũ; PMBOK từ bản 5 trở đi liệt kê SÁU ràng buộc cạnh tranh nhau: phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn lực và rủi ro — thực tế còn cộng thêm sự hài lòng của khách hàng. Chính câu dẫn đã nói rõ ý đó: "hành động có lợi cho ràng buộc này có thể gây hại cho ràng buộc khác", tức đang mô tả một hệ nhiều ràng buộc chứ không phải ba. Phương án "Scope, cost, and schedule" là bẫy kinh điển: nó đúng nhưng THIẾU, và nó là tập con của phương án đầy đủ — khi đề hỏi "best describes" thì tập đầy đủ mới là câu trả lời. Hai phương án còn lại sai vì "số lượng nguồn lực" và "số lượng thay đổi" không phải ràng buộc của dự án.

Đáp án đúng: Initiating. Nên chỉ định PM CÀNG SỚM CÀNG TỐT — ngay trong nhóm quy trình Initiating — để PM tham gia từ khâu lập charter. (Đã sửa luôn 2 phương án bị mất chữ cái đầu.)

Quá trình Close Project hoặc Close Phase là giai đoạn cuối cùng của một dự án. Trong quá trình này, các hoạt động của dự án được hoàn tất và các tài liệu liên quan được lưu trữ. Một trong những kết quả của quá trình này là việc tạo ra các hồ sơ dự án. Các hồ sơ dự án chứa tất cả các thông tin quan trọng về dự án, bao gồm các tài liệu, hồ sơ, và báo cáo. Việc tạo ra các hồ sơ dự án giúp đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng về dự án được lưu trữ và có thể được truy cập khi cần thiết. Điều này giúp hỗ trợ quá trình đánh giá và cải thiện dự án trong tương lai.

Đáp án đúng: D. Trên thực tế giám đốc dự án là người soạn thảo điều lệ dự án (vì hiểu rõ công việc), còn nhà tài trợ là người PHÊ DUYỆT và ký — chữ ký của nhà tài trợ mới là thứ cấp quyền và cấp ngân sách cho dự án. Người soạn không thể là người tự phê duyệt cho chính mình. A sai vì đảo ngược vai trò: giám đốc dự án không có thẩm quyền phê duyệt điều lệ. B sai vì PMO đóng vai trò hỗ trợ, chuẩn hoá và giám sát, không phải nơi cấp quyền cho dự án. C sai vì trưởng bộ phận chức năng chỉ quản lý nguồn lực chuyên môn, hoàn toàn không nằm trong đường phê duyệt điều lệ.

Khi đánh giá yêu cầu thay đổi dự án đã hoàn tất, người quản lý dự án cần thực hiện một số bước tiếp theo. Đầu tiên, họ cần đảm bảo rằng yêu cầu thay đổi đã được đánh giá và chấp thuận hoặc từ chối. Điều này liên quan đến việc hoàn thành quá trình kiểm soát thay đổi toàn diện (Integrated Change Control). Quá trình này giúp đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đều được xem xét và chấp thuận một cách thống nhất, tránh được sự chồng chéo và bất đồng ý kiến giữa các bên liên quan.

Khi bạn biết dự án đang chậm hai tuần so với kế hoạch, bạn cần xác định liệu việc chậm trễ này có được chấp nhận hay không. Điều này phụ thuộc vào các giới hạn chênh lệch được xác định trong kế hoạch quản lý dự án. Các giới hạn này thường được xác định dựa trên mức độ chấp nhận được cho các biến động trong dự án. Nếu các giới hạn này cho phép dự án chậm hai tuần, thì việc chậm trễ này có thể được chấp nhận. Ngược lại, nếu dự án chậm hơn mức giới hạn cho phép, thì việc chậm trễ này không được chấp nhận. Do đó, để biết liệu việc chậm trễ hai tuần có được chấp nhận hay không, bạn cần xem xét các giới hạn chênh lệch được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.

Trong kế hoạch quản lý phạm vi dự án, hành động không nên bao gồm là định nghĩa cách thức nhận biết và quản lý các hạn chế ba chiều (triple constraints). Triple constraints bao gồm phạm vi, thời gian và ngân sách, và chúng thường có mối quan hệ tương tác phức tạp với nhau. Việc định nghĩa cách thức nhận biết và quản lý các hạn chế này không phải là một phần của kế hoạch quản lý phạm vi dự án, mà là một phần của kế hoạch quản lý dự án nói chung.

Một phần quan trọng của bản mô tả phạm vi dự án là các mục không bao gồm hoặc ngoài phạm vi. Điều này giúp xác định rõ những gì được thực hiện và những gì không được thực hiện trong dự án. Các mục không bao gồm hoặc ngoài phạm vi thường bao gồm những yêu cầu không được thực hiện, những hạn chế về tài nguyên, hoặc những điều kiện không thể thực hiện được. Việc xác định rõ các mục này giúp tránh nhầm lẫn và đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ về phạm vi dự án. Điều này cũng giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và có hiệu quả.

Đáp án đúng: A (False). WBS đúng là bản phân rã phân cấp theo hướng sản phẩm bàn giao, nhưng công việc trong đó do TOÀN ĐỘI dự án thực hiện chứ không phải "chỉ do giám đốc dự án". Mấy chữ "just by the Project Manager" là chỗ phát biểu bị bẻ sai. Chọn True là bỏ qua bẫy. Định nghĩa chuẩn: "A deliverable-oriented hierarchical decomposition of the work to be executed by the project TEAM to accomplish the project objectives and create the required deliverables." Giám đốc dự án chủ trì việc lập WBS, nhưng chính đội — cùng các bên liên quan — mới là người thực thi.

Đáp án đúng: The WBS dictionary. WBS dictionary mô tả CHI TIẾT từng gói công việc (nội dung, tiêu chí nghiệm thu, nguồn lực) — đúng thứ cần để thành viên biết gói việc của mình gồm gì.

Đáp án đúng: Identify opportunities to compress the project schedule. Sơ đồ mạng cho thấy quan hệ phụ thuộc và đường găng ⇒ chỉ ra chỗ có thể fast-track/crash để rút ngắn tiến độ. Biểu diễn tiến độ theo thời gian là việc của biểu đồ Gantt. (Đã sửa luôn 2 phương án bị mất chữ "I" đầu dòng.)

Nếu phát triển các mô-đun trực tuyến cần bắt đầu trước khi đánh giá các mô-đun trực tuyến có thể bắt đầu, thì đó được gọi là mối quan hệ bắt đầu trước. Điều này có nghĩa là việc phát triển mô-đun trực tuyến phải bắt đầu trước khi đánh giá mô-đun trực tuyến có thể bắt đầu. Mối quan hệ này thường được sử dụng trong quản lý dự án để đảm bảo rằng các hoạt động phát triển và đánh giá được thực hiện một cách có trật tự và hiệu quả. Ví dụ, trước khi đánh giá một mô-đun trực tuyến, bạn cần phải phát triển nó trước. Mối quan hệ bắt đầu trước giúp đảm bảo rằng các hoạt động được thực hiện một cách có trật tự và hiệu quả.

Đáp án đúng: A. Trong forward pass, early start của một hoạt động chỉ có một tiền nhiệm bằng đúng early finish của tiền nhiệm đó (với quan hệ finish-to-start và không có lag). Nói cách khác, việc sau chỉ bắt đầu được sớm nhất khi việc trước đã kết thúc sớm nhất. B lấy early START của tiền nhiệm là bỏ qua thời lượng của chính hoạt động đó. C và D dùng late finish hoặc late start — hai giá trị chỉ tính được ở backward pass, phục vụ việc tìm thời gian dự trữ chứ không dùng để suy ra early start.