PMG201c Quản trị dự án – Bộ ôn tập thi lại số 4 (50 câu)

Một dự án được định nghĩa là duy nhất và tạm thời, có một khởi đầu và một kết thúc xác định. Điều này có nghĩa là dự án sẽ có một mục tiêu cụ thể, một thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng, và sẽ không được lặp lại. Dự án cũng sẽ có một nhóm người tham gia với các vai trò và trách nhiệm cụ thể. Dự án có thể được thực hiện bởi một cá nhân hoặc một nhóm người, và có thể được thực hiện trong một thời gian ngắn hoặc dài. Dự án có thể được sử dụng để giải quyết một vấn đề cụ thể, tạo ra một sản phẩm mới, hoặc cải thiện một quy trình hiện có. Dự án có thể được thực hiện trong nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm kinh doanh, công nghệ, giáo dục, y tế, và nhiều lĩnh vực khác.

Đáp án đúng: B (False). Chữ "always" là điểm chết của phát biểu này. Tổ chức chức năng (functional) đúng là bất lợi cho dự án lớn, liên phòng ban — giám đốc dự án gần như không có quyền, nguồn lực do trưởng bộ phận nắm. Nhưng với dự án nhỏ, gọn trong một phòng ban, dùng chuyên môn sẵn có thì cơ cấu chức năng lại hiệu quả và rẻ nhất. Chọn True là chấp nhận một khẳng định tuyệt đối. Trong quản lý dự án, việc chọn cơ cấu (chức năng / ma trận yếu / ma trận cân bằng / ma trận mạnh / dự án hoá) phụ thuộc quy mô, độ phức tạp và mức độ liên phòng ban — không có cơ cấu nào luôn tệ nhất.

Các thành phần của hạn chế ba phần là: phạm vi, chi phí và thời gian. Phạm vi đề cập đến các yêu cầu và mục tiêu của dự án. Chi phí liên quan đến các nguồn lực và tài chính cần thiết để hoàn thành dự án. Thời gian là thời gian dự kiến để hoàn thành dự án. Các yếu tố này thường được sử dụng để quản lý và theo dõi tiến độ dự án. Trong quản lý dự án, hạn chế ba phần được sử dụng để cân bằng giữa phạm vi, chi phí và thời gian. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.

Chức năng chính của người quản lý dự án là gì? Người quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu. Họ phải có khả năng giao tiếp tốt để truyền đạt thông tin và ý tưởng cho các thành viên trong đội ngũ. Điều này bao gồm việc giải thích mục tiêu và yêu cầu của dự án, cũng như việc cung cấp hướng dẫn và hỗ trợ cho các thành viên trong đội ngũ. Ngoài ra, người quản lý dự án còn phải có khả năng phân tích và đánh giá hiệu suất của dự án, cũng như việc đưa ra quyết định sáng suốt để điều chỉnh và cải thiện dự án.

Vai trò của người quản lý dự án như một người tích hợp được mô tả như sau: Người quản lý dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đưa tất cả các phần của dự án vào một thể thống nhất. Họ phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động, nguồn lực và thành phần của dự án đều được phối hợp một cách hiệu quả. Điều này đòi hỏi người quản lý dự án phải có khả năng giao tiếp tốt, khả năng phân tích và khả năng giải quyết vấn đề. Họ phải có thể hiểu rõ yêu cầu của khách hàng, xác định các rủi ro và thách thức, và đưa ra các giải pháp phù hợp. Bằng cách tích hợp tất cả các phần của dự án, người quản lý dự án có thể đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu mong muốn.

Một bản ghi chú dự án (project charter) là một tài liệu quan trọng trong quản lý dự án, xác định mục tiêu, phạm vi và phạm vi của dự án. Nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về dự án và giúp các bên liên quan hiểu rõ về dự án. Trong các lựa chọn trên, chỉ có "Tài liệu lý do kinh doanh cho dự án" (The business case for the project) là một phần của bản ghi chú dự án. Tài liệu này giải thích lý do tại sao dự án được thực hiện, lợi ích của dự án và cách dự án sẽ đạt được mục tiêu của nó. Nó giúp các bên liên quan hiểu rõ về mục tiêu và phạm vi của dự án và giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu mong muốn.

Khi đánh giá yêu cầu thay đổi dự án đã hoàn tất, người quản lý dự án cần thực hiện một số bước tiếp theo. Đầu tiên, họ cần đảm bảo rằng yêu cầu thay đổi đã được đánh giá và chấp thuận hoặc từ chối. Điều này liên quan đến việc hoàn thành quá trình kiểm soát thay đổi toàn diện (Integrated Change Control). Quá trình này giúp đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đều được xem xét và chấp thuận một cách thống nhất, tránh được sự chồng chéo và bất đồng ý kiến giữa các bên liên quan.

Khi thực hiện dự án, người quản lý dự án nhận thấy rằng cần thay đổi vật liệu mua cho dự án. Người quản lý dự án gọi một cuộc họp của đội để lên kế hoạch về cách thực hiện thay đổi này. Điều này là một ví dụ về việc thiếu kế hoạch quản lý thay đổi. Nếu dự án không có kế hoạch quản lý thay đổi, người quản lý dự án sẽ không thể kiểm soát và quản lý các thay đổi có thể xảy ra trong dự án. Điều này có thể dẫn đến lãng phí thời gian, chi phí và nguồn lực. Vì vậy, việc thiếu kế hoạch quản lý thay đổi là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của dự án.

Đáp án đúng: Who can suggest changes to the project.. Scope management plan mô tả cách xác định, xác nhận và KIỂM SOÁT phạm vi — gồm ai được đề xuất thay đổi. Rủi ro và tiền thuộc kế hoạch khác.

Mô tả phạm vi dự án là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Nó giúp xác định rõ những gì thuộc phạm vi dự án và những gì không thuộc phạm vi dự án. Trong đó, việc xác định các nội dung thuộc phạm vi dự án (in-scope items) thường được ưu tiên hơn là chỉ xác định các nội dung không thuộc phạm vi dự án (out of scope items). Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách toàn diện và hiệu quả. Ví dụ, nếu dự án xây dựng một tòa nhà, phạm vi dự án có thể bao gồm việc xây dựng cơ sở hạ tầng, thiết kế kiến trúc, và cung cấp các tiện ích cần thiết. Trong khi đó, các nội dung không thuộc phạm vi dự án có thể bao gồm việc xây dựng các công trình phụ trợ như nhà hàng, quán cà phê, hoặc các hoạt động kinh doanh khác. Việc xác định rõ phạm vi dự án giúp tránh những sai sót và lãng phí tài nguyên trong quá trình thực hiện dự án.

Đáp án đúng: A (False). WBS đúng là bản phân rã phân cấp theo hướng sản phẩm bàn giao, nhưng công việc trong đó do TOÀN ĐỘI dự án thực hiện chứ không phải "chỉ do giám đốc dự án". Mấy chữ "just by the Project Manager" là chỗ phát biểu bị bẻ sai. Chọn True là bỏ qua bẫy. Định nghĩa chuẩn: "A deliverable-oriented hierarchical decomposition of the work to be executed by the project TEAM to accomplish the project objectives and create the required deliverables." Giám đốc dự án chủ trì việc lập WBS, nhưng chính đội — cùng các bên liên quan — mới là người thực thi.

Đáp án đúng: B. Câu hỏi tìm tiêu chí KHÔNG dùng để quyết định phân rã tới đâu. "Cho tới khi không thể chia nhỏ hơn được nữa" chính là tiêu chí sai: PMBOK cảnh báo thẳng rằng phân rã quá mức (excessive decomposition) dẫn tới tốn công quản lý vô ích, dùng nguồn lực kém hiệu quả và làm giảm hiệu suất thực hiện công việc. Ta dừng khi gói công việc đủ quản lý được, chứ không chia tới tận cùng. A, C, D đều là tiêu chí dừng hợp lệ: có kết quả bàn giao rõ ràng, giao được cho một người hoặc một nhóm, và ước tính được thời gian/chi phí một cách thực tế (quy tắc 8/80 giờ cũng phục vụ ý này). ⚠ Bản đề in đáp án C. Ba lý do giữ B: PMBOK có câu cảnh báo trực tiếp về phân rã quá mức; "giao được cho một người" là biến thể rút gọn của tiêu chí chuẩn "giao được cho một người hoặc một nhóm" nên vẫn hợp lệ; và ngân hàng đề của chính môn này cũng chốt B.

Mô hình mạng (Network Diagram) là công cụ tốt nhất để minh họa trình tự các hoạt động trong dự án. Nó cho phép người quản lý dự án dễ dàng theo dõi và hiểu được mối quan hệ giữa các hoạt động, bao gồm cả thứ tự thực hiện và phụ thuộc của chúng. Điều này giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và có thể đạt được mục tiêu đề ra. Mô hình mạng cũng giúp người quản lý dự án dễ dàng nhận biết và giải quyết các vấn đề tiềm ẩn, từ đó giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng thành công của dự án.

Đáp án đúng: Start to start relationship.. Điều kiện ở đây là việc trước phải BẮT ĐẦU (không phải kết thúc) trước khi việc sau bắt đầu ⇒ Start-to-Start. So sánh với câu 13 đề 271 (phải hoàn thành 100% ⇒ Finish-to-Start).

Để tính toán thời gian hoàn thành sớm (EF) của một hoạt động, bạn sẽ thực hiện phép tính sau: EF = ES + ED, trong đó ES là thời gian bắt đầu sớm và ED là thời gian dự kiến hoàn thành. Ví dụ, nếu một hoạt động có thời gian bắt đầu sớm là 2 ngày và thời gian dự kiến hoàn thành là 5 ngày, thì thời gian hoàn thành sớm của hoạt động đó sẽ là 2 + 5 = 7 ngày. Đây là công thức cơ bản để tính toán thời gian hoàn thành sớm của một hoạt động trong kế hoạch dự án.