PMG201c Quản trị dự án – Bộ ôn tập cuối kỳ số 6 (50 câu)

Đáp án đúng: B. Nhu cầu thị trường, nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý đều là những lý do khiến một dự án được KHỞI TẠO. Danh sách đầy đủ trong PMBOK còn có: tiến bộ công nghệ, yêu cầu của khách hàng, nhu cầu xã hội và nhu cầu môi trường. Đây là phần đầu vào của quá trình xây dựng project charter — giải thích "vì sao tổ chức bỏ tiền làm dự án này". A sai vì lý do thuê một giám đốc dự án là chuyện nhân sự, xảy ra sau khi đã quyết định làm dự án. C sai vì thứ biến một người thành bên liên quan là việc họ bị ảnh hưởng bởi dự án, không phải nhu cầu thị trường hay yêu cầu pháp lý. D sai vì việc tài trợ là hành động của một cá nhân/tổ chức cụ thể, không phải nguồn gốc phát sinh dự án.

Đáp án đúng: B (False). Chữ "always" là điểm chết của phát biểu này. Tổ chức chức năng (functional) đúng là bất lợi cho dự án lớn, liên phòng ban — giám đốc dự án gần như không có quyền, nguồn lực do trưởng bộ phận nắm. Nhưng với dự án nhỏ, gọn trong một phòng ban, dùng chuyên môn sẵn có thì cơ cấu chức năng lại hiệu quả và rẻ nhất. Chọn True là chấp nhận một khẳng định tuyệt đối. Trong quản lý dự án, việc chọn cơ cấu (chức năng / ma trận yếu / ma trận cân bằng / ma trận mạnh / dự án hoá) phụ thuộc quy mô, độ phức tạp và mức độ liên phòng ban — không có cơ cấu nào luôn tệ nhất.

Đáp án đúng: A. Thêm tính năng quan trọng khi đã bước sang giai đoạn thực thi tức là mở rộng phạm vi, mà phạm vi tăng thì cả THỜI GIAN lẫn CHI PHÍ đều có thể bị ảnh hưởng — đó chính là ý nghĩa của ràng buộc tam giác: kéo một đỉnh thì hai đỉnh còn lại phải nhúc nhích. B sai vì nói phạm vi và chất lượng đổi mà chi phí không đổi — làm thêm việc thì phải trả thêm tiền hoặc lấy nguồn lực từ chỗ khác. C sai vì "chi phí buộc phải giữ nguyên" là một mệnh lệnh, không phải hệ quả của việc thêm phạm vi. D sai vì cắt bỏ yếu tố thời gian: thêm việc mà tiến độ không đổi chỉ xảy ra nếu bạn tăng nguồn lực song song, và đó lại là một quyết định riêng chứ không mặc nhiên.

Đáp án đúng: A. Đầu ra của quy trình Close Project or Close Phase là bàn giao sản phẩm cuối cùng và cập nhật tài sản quy trình tổ chức — trong đó có hồ sơ lưu trữ dự án (project archives): tài liệu, bài học kinh nghiệm, hồ sơ tài chính và kỹ thuật được đóng gói để dùng lại cho các dự án sau. B, C, D, E đều là các tài liệu được tạo ở ĐẦU dự án chứ không phải khi đóng: project charter là đầu ra của Develop Project Charter (khởi tạo); project management plan, risk management plan và communication plan đều là sản phẩm của nhóm quy trình lập kế hoạch.

Đáp án đúng: A. Develop Project Charter thuộc nhóm quy trình KHỞI TẠO (Initiating), không phải lập kế hoạch — chính điều lệ dự án mới là thứ cho phép dự án chính thức tồn tại và trao quyền cho giám đốc dự án, nên nó phải có trước khi lập kế hoạch. B, C, D đều nằm trong nhóm lập kế hoạch: Create WBS thuộc quản lý phạm vi, Estimate Costs thuộc quản lý chi phí, Sequence Activities thuộc quản lý tiến độ. Mẹo nhận diện: nhóm khởi tạo chỉ có đúng hai quy trình — Develop Project Charter và Identify Stakeholders.

Đáp án đúng: D. Trên thực tế giám đốc dự án là người soạn thảo điều lệ dự án (vì hiểu rõ công việc), còn nhà tài trợ là người PHÊ DUYỆT và ký — chữ ký của nhà tài trợ mới là thứ cấp quyền và cấp ngân sách cho dự án. Người soạn không thể là người tự phê duyệt cho chính mình. A sai vì đảo ngược vai trò: giám đốc dự án không có thẩm quyền phê duyệt điều lệ. B sai vì PMO đóng vai trò hỗ trợ, chuẩn hoá và giám sát, không phải nơi cấp quyền cho dự án. C sai vì trưởng bộ phận chức năng chỉ quản lý nguồn lực chuyên môn, hoàn toàn không nằm trong đường phê duyệt điều lệ.

Đáp án đúng: C. Scope creep là phạm vi phình ra một cách KHÔNG kiểm soát: các thay đổi lọt vào mà không đi qua quy trình kiểm soát thay đổi, đội dự án không rõ vì sao mình đang làm những việc đó, và dự án cứ kéo dài không thấy điểm kết. A sai vì thay đổi ĐI QUA quy trình kiểm soát thay đổi chính thức là quản trị thay đổi lành mạnh, ngược hẳn với scope creep. B sai vì dùng phạm vi để dựng WBS rồi lập ước tính và tiến độ là quy trình lập kế hoạch chuẩn mực. D sai vì phạm vi được các bên liên quan chủ chốt thống nhất rõ ràng chính là điều kiện để NGĂN scope creep.

Đáp án đúng: A (True). Đường cơ sở đo lường hiệu suất (performance measurement baseline — hợp nhất phạm vi, tiến độ và chi phí) tồn tại chính là để làm mốc so sánh. Đo hiệu suất thực tế so với đường cơ sở là cách phát hiện sai lệch, và sai lệch đủ lớn sẽ dẫn tới yêu cầu thay đổi. Chọn False là bỏ mất công dụng duy nhất của đường cơ sở. Lưu ý phân biệt: bạn so sánh VỚI đường cơ sở, và chỉ được SỬA đường cơ sở qua quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp — không âm thầm chỉnh baseline cho khớp thực tế.

Đáp án đúng: B. Một quy trình thay đổi tốt phải phân tầng: thay đổi nhỏ, rủi ro thấp thì cho duyệt nhanh ở cấp thấp; thay đổi lớn, đụng ngân sách hoặc tiến độ thì đưa lên ban kiểm soát thay đổi. Ngưỡng phù hợp theo loại thay đổi giúp quy trình vừa chặt vừa không tắc. A sai vì bắt mọi thay đổi qua cùng một mức phê duyệt sẽ làm nghẽn những việc vặt và lãng phí thời gian lãnh đạo. C sai vì cố tình làm quy trình phức tạp để nản lòng người đề xuất là phản tác dụng — thay đổi sẽ đi đường vòng, không được ghi nhận. D sai vì cho giám đốc dự án duyệt mọi thay đổi là bỏ qua thẩm quyền của nhà tài trợ với những thay đổi vượt ngưỡng.

Đáp án đúng: B. Bài học kinh nghiệm có hai vế song song: ghi lại những gì đã làm TỐT để lần sau tái lập, và những gì lẽ ra có thể tốt hơn để lần sau cải thiện. Mục tiêu là cải tiến tổ chức, nên tài liệu này được nạp vào tài sản quy trình tổ chức. A sai vì dùng bài học kinh nghiệm để hạ kỳ vọng của bên liên quan là bóp méo mục đích. C sai và nguy hiểm nhất: biến bài học kinh nghiệm thành hồ sơ quy trách nhiệm cá nhân sẽ khiến không ai dám nói thật, và tài liệu mất giá trị ngay lập tức. D sai vì đây không phải công cụ đánh bóng bản thân giám đốc dự án.

Đáp án đúng: B (True). Tuyên bố phạm vi (project scope statement) phải nói rõ những gì NẰM TRONG phạm vi trước đã — đó là căn cứ để dựng WBS, ước tính và nghiệm thu. Danh sách loại trừ chỉ là phần bổ sung để chặn hiểu lầm ở những chỗ dễ nhập nhằng. Chọn False đồng nghĩa cho rằng chỉ cần liệt kê những gì không làm là đủ — điều đó bất khả thi, vì tập hợp "những thứ không thuộc dự án" là vô hạn. Thực tế tốt nhất là: định nghĩa đầy đủ phần bao gồm, rồi thêm vài mục loại trừ cho những thứ bên liên quan hay mặc định là có.

Đáp án đúng: B. Câu hỏi tìm phát biểu KHÔNG phải là điểm khác biệt đúng. Sự phân biệt chuẩn là: giả định (assumption) là điều ta TIN là đúng nhưng chưa kiểm chứng, còn ràng buộc (constraint) là giới hạn có thật, đã tồn tại (ngân sách, hạn chót, quy định). Phương án B đảo ngược đúng cặp này, nên nó là phát biểu sai. A đúng vì mô tả chính xác chiều phân biệt trên. C đúng ở mức tương đối: giả định thường được đặt ra theo hướng thuận lợi cho kế hoạch, còn ràng buộc phần lớn là thứ bó buộc dự án. D đúng vì giả định vỡ (hoá ra sai) là tin xấu — nó thành rủi ro đã hiện thực hoá; còn ràng buộc "sai" tức là giới hạn hoá ra không tồn tại, và đó là tin tốt.

Đáp án đúng: A (False). WBS đúng là bản phân rã phân cấp theo hướng sản phẩm bàn giao, nhưng công việc trong đó do TOÀN ĐỘI dự án thực hiện chứ không phải "chỉ do giám đốc dự án". Mấy chữ "just by the Project Manager" là chỗ phát biểu bị bẻ sai. Chọn True là bỏ qua bẫy. Định nghĩa chuẩn: "A deliverable-oriented hierarchical decomposition of the work to be executed by the project TEAM to accomplish the project objectives and create the required deliverables." Giám đốc dự án chủ trì việc lập WBS, nhưng chính đội — cùng các bên liên quan — mới là người thực thi.

Đáp án đúng: B. Câu hỏi tìm tiêu chí KHÔNG dùng để quyết định phân rã tới đâu. "Cho tới khi không thể chia nhỏ hơn được nữa" chính là tiêu chí sai: PMBOK cảnh báo thẳng rằng phân rã quá mức (excessive decomposition) dẫn tới tốn công quản lý vô ích, dùng nguồn lực kém hiệu quả và làm giảm hiệu suất thực hiện công việc. Ta dừng khi gói công việc đủ quản lý được, chứ không chia tới tận cùng. A, C, D đều là tiêu chí dừng hợp lệ: có kết quả bàn giao rõ ràng, giao được cho một người hoặc một nhóm, và ước tính được thời gian/chi phí một cách thực tế (quy tắc 8/80 giờ cũng phục vụ ý này). ⚠ Bản đề in đáp án C. Ba lý do giữ B: PMBOK có câu cảnh báo trực tiếp về phân rã quá mức; "giao được cho một người" là biến thể rút gọn của tiêu chí chuẩn "giao được cho một người hoặc một nhóm" nên vẫn hợp lệ; và ngân hàng đề của chính môn này cũng chốt B.

Đáp án đúng: C. "Project Documents Updates" là ĐẦU RA của quy trình ước tính thời lượng hoạt động, không phải đầu vào — cập nhật tài liệu là thứ sinh ra sau khi ước tính xong. Requirements Specifications cũng không nằm trong danh sách đầu vào của quy trình này. A đúng là đầu vào: yếu tố môi trường doanh nghiệp và tài sản quy trình tổ chức có mặt ở gần như mọi quy trình lập kế hoạch. B đúng: sổ đăng ký rủi ro cho biết rủi ro nào có thể kéo dài công việc, còn tuyên bố phạm vi cung cấp giả định và ràng buộc. D đúng: lịch nguồn lực và cấu trúc phân rã nguồn lực cho biết ai/máy gì sẵn có bao lâu — thứ trực tiếp quyết định thời lượng.