PMG201c Quản trị dự án – Bộ ôn tập thi lại số 5 (50 câu)

Đáp án đúng: B. Nhu cầu thị trường, nhu cầu kinh doanh và yêu cầu pháp lý đều là những lý do khiến một dự án được KHỞI TẠO. Danh sách đầy đủ trong PMBOK còn có: tiến bộ công nghệ, yêu cầu của khách hàng, nhu cầu xã hội và nhu cầu môi trường. Đây là phần đầu vào của quá trình xây dựng project charter — giải thích "vì sao tổ chức bỏ tiền làm dự án này". A sai vì lý do thuê một giám đốc dự án là chuyện nhân sự, xảy ra sau khi đã quyết định làm dự án. C sai vì thứ biến một người thành bên liên quan là việc họ bị ảnh hưởng bởi dự án, không phải nhu cầu thị trường hay yêu cầu pháp lý. D sai vì việc tài trợ là hành động của một cá nhân/tổ chức cụ thể, không phải nguồn gốc phát sinh dự án.

Đáp án đúng: B (False). Chữ "always" là điểm chết của phát biểu này. Tổ chức chức năng (functional) đúng là bất lợi cho dự án lớn, liên phòng ban — giám đốc dự án gần như không có quyền, nguồn lực do trưởng bộ phận nắm. Nhưng với dự án nhỏ, gọn trong một phòng ban, dùng chuyên môn sẵn có thì cơ cấu chức năng lại hiệu quả và rẻ nhất. Chọn True là chấp nhận một khẳng định tuyệt đối. Trong quản lý dự án, việc chọn cơ cấu (chức năng / ma trận yếu / ma trận cân bằng / ma trận mạnh / dự án hoá) phụ thuộc quy mô, độ phức tạp và mức độ liên phòng ban — không có cơ cấu nào luôn tệ nhất.

Đáp án đúng: C. PMBOK định nghĩa năm nhóm quy trình bắt buộc có mặt ở MỌI dự án: Initiating (khởi động), Planning (lập kế hoạch), Executing (thực thi), Monitoring and Controlling (giám sát và kiểm soát), Closing (kết thúc). Dù dự án lớn hay nhỏ, năm nhóm này đều diễn ra, chỉ khác mức độ chi tiết. A và D bỏ mất Initiating — nhưng không khởi động thì dự án không được cấp phép tồn tại, đây là nhóm sinh ra Project Charter. B bỏ mất Monitoring and Controlling — nhóm duy nhất chạy song song suốt vòng đời để phát hiện sai lệch và kích hoạt thay đổi.

Đáp án đúng: A. Thêm tính năng quan trọng khi đã bước sang giai đoạn thực thi tức là mở rộng phạm vi, mà phạm vi tăng thì cả THỜI GIAN lẫn CHI PHÍ đều có thể bị ảnh hưởng — đó chính là ý nghĩa của ràng buộc tam giác: kéo một đỉnh thì hai đỉnh còn lại phải nhúc nhích. B sai vì nói phạm vi và chất lượng đổi mà chi phí không đổi — làm thêm việc thì phải trả thêm tiền hoặc lấy nguồn lực từ chỗ khác. C sai vì "chi phí buộc phải giữ nguyên" là một mệnh lệnh, không phải hệ quả của việc thêm phạm vi. D sai vì cắt bỏ yếu tố thời gian: thêm việc mà tiến độ không đổi chỉ xảy ra nếu bạn tăng nguồn lực song song, và đó lại là một quyết định riêng chứ không mặc nhiên.

Một người quản lý dự án không phải là một kiến trúc sư giải pháp xuất sắc. Họ không phải là người thiết kế và phát triển các giải pháp kỹ thuật cho dự án. Thay vào đó, họ tập trung vào việc quản lý và điều phối các hoạt động của dự án, đảm bảo rằng nó được hoàn thành đúng hạn và đạt được mục tiêu. Họ cần phải có kỹ năng quản lý, lãnh đạo, giao tiếp và giải quyết vấn đề để thực hiện công việc của mình. Một người quản lý dự án cần phải hiểu rõ về yêu cầu của dự án, xác định các rủi ro và thách thức, và phát triển các kế hoạch để giải quyết chúng.

Chức năng tích hợp dự án hiệu quả thường đòi hỏi sự nhấn mạnh vào việc giao tiếp hiệu quả tại các điểm giao tiếp quan trọng. Điều này có nghĩa là các thành viên trong nhóm phải có khả năng giao tiếp tốt với nhau và với các bên liên quan khác để đảm bảo rằng tất cả đều hiểu rõ về mục tiêu và kế hoạch của dự án. Việc giao tiếp hiệu quả giúp ngăn chặn sai sót, giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự hợp tác trong nhóm. Ngoài ra, nó cũng giúp đảm bảo rằng dự án được thực hiện một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra.

Đáp án đúng: C. Project Charter do nhà tài trợ (sponsor) ban hành và ký duyệt, nên chính sponsor là người có thẩm quyền cao nhất quyết định một thay đổi đối với charter có cần thiết hay không. Nguyên tắc chung: ai phê duyệt tài liệu thì người đó phê duyệt thay đổi tài liệu ấy. A giám đốc dự án đề xuất, phân tích tác động và khuyến nghị, nhưng không tự quyết thay đổi charter. B nhóm dự án thực thi. D các bên liên quan được tham vấn và chịu ảnh hưởng, song không nắm quyền quyết định.

Scope creep là hiện tượng dự án bị kéo dài hoặc mở rộng không theo kế hoạch ban đầu. Có nhiều nguyên nhân dẫn đến scope creep, bao gồm mục tiêu không được định nghĩa rõ ràng, thiếu quy trình kiểm soát thay đổi, thay đổi quan điểm của các bên liên quan, tăng cường hiểu biết về những gì cần thiết để hoàn thành dự án. Tuy nhiên, khả năng nói "không" không phải là nguyên nhân của scope creep. Thay vào đó, khả năng nói "không" là một kỹ năng quan trọng giúp dự án tránh bị scope creep. Nó cho phép các nhà quản lý dự án đưa ra quyết định sáng suốt và tập trung vào những gì thực sự quan trọng.

Khi dự án tập trung vào khách hàng và thường đồng ý thực hiện nhiều thay đổi nhỏ trong phạm vi dự án trong quá trình thực hiện dự án, các thay đổi được ghi lại trong nhật ký vấn đề. Trong số các lựa chọn trên, câu trả lời không đúng là "Các thay đổi có tác động đến chi phí hoặc thời gian sẽ được nâng lên Hội đồng Điều chỉnh Thay đổi.". Điều này là vì các thay đổi nhỏ thường không ảnh hưởng đến chi phí hoặc thời gian dự án, vì vậy chúng không cần phải được nâng lên Hội đồng Điều chỉnh Thay đổi. Thay vào đó, chúng thường được quản lý thông qua nhật ký vấn đề.

Đáp án đúng: C và D. Quy trình Plan Scope Management chỉ sinh ra HAI đầu ra: Scope Management Plan và Requirements Management Plan. Vì vậy Cost Management Plan và Quality Management Plan không phải đầu ra của quy trình này — chúng lần lượt là đầu ra của Plan Cost Management và Plan Quality Management. A và B chính là hai đầu ra thật nên không thể chọn cho câu hỏi phủ định. Mẹo nhớ: mỗi lĩnh vực kiến thức có quy trình "Plan ... Management" riêng và mỗi quy trình chỉ đẻ ra kế hoạch của chính lĩnh vực đó.

Đáp án đúng: C. Project Scope Statement mô tả chi tiết phạm vi và gồm: mô tả phạm vi sản phẩm, các sản phẩm bàn giao (deliverables), tiêu chí nghiệm thu, những gì loại trừ (exclusions), ràng buộc (constraints) và giả định (assumptions). A và D đưa vào "project plan" và "project charter" — hai tài liệu KHÁC nằm ngoài scope statement (charter thậm chí là đầu vào của nó). B đưa vào "project team members" — nhân sự thuộc kế hoạch quản lý nguồn lực, không phải thành phần của tuyên bố phạm vi. Chỉ C gồm đúng bộ ba deliverables - constraints - assumptions.

Khi bạn lên kế hoạch cho dự án, nhà tài trợ thông báo cho bạn biết rằng tất cả các thành viên trong nhóm sẽ được phân công cho dự án của bạn trong thời gian ít nhất 50% của thời gian có sẵn của họ. Điều này là một ví dụ về một hạn chế (constraint) trong dự án. Hạn chế là một yếu tố quan trọng trong quản lý dự án, nó ảnh hưởng đến khả năng thực hiện dự án và có thể ảnh hưởng đến tiến độ và ngân sách dự án. Trong trường hợp này, hạn chế là thời gian có sẵn của các thành viên trong nhóm, và nó sẽ ảnh hưởng đến khả năng thực hiện dự án.

Đáp án đúng: A. WBS phân rã toàn bộ công việc thành các gói việc có chủ sở hữu rõ ràng, nên trước hết nó là công cụ giao tiếp trong NỘI BỘ NHÓM: ai làm phần nào, phần nào ghép với phần nào, ranh giới trách nhiệm ở đâu. B giám đốc dự án là người dựng và dùng WBS, không phải đối tượng của giao tiếp. C khách hàng thường chỉ quan tâm sản phẩm bàn giao ở mức cao, WBS chi tiết tới gói việc là quá sâu. D các bên liên quan nói chung nhận thông tin qua báo cáo tiến độ chứ không qua WBS.

Đáp án đúng: A. Work package là SẢN PHẨM BÀN GIAO ở mức thấp nhất của WBS — điểm dừng của việc phân rã, nơi có thể ước lượng chi phí và thời lượng một cách tin cậy, đồng thời giao được cho một người hoặc một nhóm chịu trách nhiệm. B và C nhầm work package với activity: hoạt động (activity) là bước tiếp theo, sinh ra khi phân rã work package trong quy trình Define Activities. WBS mô tả SẢN PHẨM, danh sách hoạt động mới mô tả VIỆC PHẢI LÀM. D mức độ báo cáo là chuyện của kế hoạch truyền thông.

Đáp án đúng: D. Sơ đồ mạng (network diagram) thể hiện các hoạt động cùng quan hệ phụ thuộc giữa chúng, nên công dụng cốt lõi là chỉ ra hoạt động nào phải diễn ra theo trình tự nào — từ đó tính được đường găng, thời gian dự trữ và tổng thời lượng dự án. A kiểm soát chi phí là việc của Earned Value Management. B thể hiện tiến độ theo thời gian là biểu đồ Gantt. C xác định nhu cầu nguồn lực thuộc quy trình Estimate Activity Resources. E biện minh cho các chỉ số chất lượng nằm ngoài phạm vi công cụ này.