Ngân hàng câu hỏi môn Coursera: Project Management - PMG201c

Về khái niệm dự trữ quản lý (management reserve), đây là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Dự trữ quản lý được định nghĩa là một phần của ngân sách dự án được dành riêng cho các rủi ro và thay đổi không thể dự đoán trước. Nó không được gắn liền với các gói công việc cụ thể mà là cho toàn bộ dự án. Điều này cho phép quản lý dự án có thể thích ứng với các thay đổi và rủi ro không thể dự đoán trước, đồng thời đảm bảo rằng dự án vẫn có thể hoàn thành đúng tiến độ và ngân sách.

Khi lập dự toán, bạn có thể lo lắng rằng dự toán của mình không chính xác, đặc biệt là khi bạn nghĩ rằng dự toán của mình quá thấp. Trong trường hợp này, bạn không nên thêm chi phí bổ sung vào dự toán. Điều này là vì việc thêm chi phí sẽ làm tăng chi phí thực tế của dự án, điều này có thể dẫn đến việc dự toán không chính xác trở nên tồi tệ hơn. Thay vào đó, bạn nên xem xét các yếu tố có thể ảnh hưởng đến dự toán và điều chỉnh dự toán của mình một cách hợp lý. Điều này sẽ giúp bạn tránh được việc thêm chi phí không cần thiết và đảm bảo rằng dự toán của mình là chính xác và đáng tin cậy.

Câu hỏi này yêu cầu bạn xác định mức độ tham gia của các bên liên quan mà không phải là năm mức độ tham gia. Mức độ tham gia của các bên liên quan thường được chia thành năm mức độ: không biết, phản đối, trung lập, ủng hộ và lãnh đạo. Mức độ tham gia Monitoring không phải là một trong năm mức độ tham gia này. Thay vào đó, Monitoring thường được hiểu là mức độ theo dõi hoặc giám sát, không phải là mức độ tham gia tích cực.

Một nhà quản lý dự án đã nhận được sự giúp đỡ từ đội ngũ, và cô ấy cần sự giúp đỡ từ họ một lần nữa để tạo ra một ngân sách dự án chi tiết. Trong quá trình quản lý dự án, có 5 nhóm quy trình chính: Khởi xướng, Kế hoạch hóa, Thực hiện, Kiểm soát và Khách quan. Khi nhà quản lý dự án cần sự giúp đỡ từ đội ngũ để tạo ra một ngân sách dự án chi tiết, điều này cho thấy cô ấy đang trong quá trình lập kế hoạch chi tiết cho dự án. Quá trình lập kế hoạch là một phần quan trọng của quản lý dự án, trong đó nhà quản lý dự án xác định mục tiêu, phạm vi, thời gian và ngân sách cho dự án. Vì vậy, nhà quản lý dự án đang trong nhóm quy trình Kế hoạch hóa.

Kỹ thuật quản lý giá trị được nhận được (Earned Value Management Technique) là một công cụ đo lường hiệu suất dự án. Để tính toán sự chênh lệch lịch trình (Schedule Variance - SV), chúng ta cần sử dụng công thức phù hợp. Trong đó, EV là giá trị thực hiện, PV là giá trị dự kiến và AC là chi phí thực hiện. Công thức SV = EV - AC cho thấy sự chênh lệch giữa giá trị thực hiện và chi phí thực hiện. Điều này giúp chúng ta đánh giá hiệu suất dự án và xác định nguyên nhân của sự chênh lệch.

Trong một cuộc họp nhóm dự án, thành viên nhóm đề xuất một cải tiến về phạm vi mà vượt quá phạm vi của bản cam kết dự án. Người quản lý dự án chỉ ra rằng nhóm cần tập trung vào hoàn thành tất cả công việc và chỉ công việc cần thiết. Điều này là một ví dụ về việc quản lý phạm vi dự án. Quản lý phạm vi dự án là quá trình xác định, xác định và kiểm soát phạm vi của dự án. Nó bao gồm việc xác định các yêu cầu của dự án, xác định các hoạt động cần thiết để đạt được mục tiêu dự án và đảm bảo rằng tất cả các hoạt động đều nằm trong phạm vi dự án. Trong trường hợp này, người quản lý dự án đang chỉ ra rằng đề xuất của thành viên nhóm vượt quá phạm vi dự án và cần được xem xét lại.

Vai trò của bạn như một quản lý dự án trong quá trình đảm bảo chất lượng là thực hiện kế hoạch quản lý chất lượng bằng các công cụ và kỹ thuật phù hợp, để đảm bảo rằng công việc đang được thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng yêu cầu. Điều này bao gồm việc kiểm tra và đánh giá chất lượng của dự án, xác định các vấn đề và hạn chế, và thực hiện các biện pháp khắc phục và phòng ngừa. Quản lý dự án phải đảm bảo rằng tất cả các hoạt động và quy trình của dự án đều được thực hiện theo các tiêu chuẩn chất lượng đã được xác định, và rằng chất lượng của dự án luôn được cải thiện và nâng cao.

Trong quá trình lập kế hoạch dự án, người nên có quyền kiểm soát dự án là người quản lý dự án. Người quản lý dự án có trách nhiệm chính trong việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, và đảm bảo dự án được thực hiện đúng tiến độ và ngân sách. Họ cũng phải có khả năng phân tích và đánh giá các rủi ro, cũng như có khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dự án. Do đó, người quản lý dự án là người có quyền kiểm soát dự án trong quá trình lập kế hoạch.

Trong kế hoạch quản lý rủi ro, có một số yếu tố không nên được bao gồm. 'Risk Register' (Bảng theo dõi rủi ro) là một phần quan trọng của kế hoạch quản lý rủi ro, nơi lưu trữ và theo dõi các rủi ro đã được xác định. Tuy nhiên, nếu 'Risk Register' được đưa vào danh sách lựa chọn, thì điều đó có nghĩa là nó không nên được bao gồm trong kế hoạch quản lý rủi ro. Điều này là không chính xác. Vì vậy, trong trường hợp này, 'Risk Register' không nên được bao gồm trong kế hoạch quản lý rủi ro.

Một ước lượng được tạo ra bằng cách xem xét một dự án hoặc hoạt động tương tự và sau đó thêm hoặc trừ vào ước lượng dựa trên sự khác biệt giữa hai dự án đó được gọi là ước lượng tương tự. Ước lượng tương tự là một phương pháp ước lượng dự án dựa trên kinh nghiệm và dữ liệu từ dự án tương tự. Nó liên quan đến việc phân tích các yếu tố như quy mô, phức tạp và thời gian thực hiện của dự án tương tự và sau đó điều chỉnh ước lượng ban đầu dựa trên các yếu tố này. Phương pháp này thường được sử dụng khi dự án mới có các đặc điểm tương tự với dự án đã hoàn thành trước đó.

Báo cáo trạng thái (Status report) là loại báo cáo dự án mô tả hiện trạng dự án hiện tại. Báo cáo tiến độ (Progress report) mô tả những gì dự án đã hoàn thành và những gì đang trong quá trình thực hiện. Báo cáo dự đoán (Forecasting report) là loại báo cáo dự án nhằm dự đoán tiến độ và hoàn thành dự án trong tương lai. Vì vậy, báo cáo trạng thái được mô tả ở điểm (c), báo cáo tiến độ được mô tả ở điểm (b) và báo cáo dự đoán được mô tả ở điểm (a).

Một dự án được định nghĩa là duy nhất và tạm thời, không có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Điều này có nghĩa là dự án có tính chất đặc biệt và không lặp lại, và nó có thời gian tồn tại nhất định. Dự án có thể có thời gian thực hiện ngắn hoặc dài, nhưng nó luôn có mục tiêu và kết quả cụ thể. Dự án có thể được thực hiện bởi một nhóm người hoặc một cá nhân, và nó có thể được thực hiện trong một môi trường cụ thể. Dự án có thể được đánh giá dựa trên các tiêu chí như hiệu suất, chất lượng, và thời gian hoàn thành.

Khái niệm tài nguyên chỉ bao gồm con người, không bao gồm tiền bạc, vật liệu hoặc thiết bị. Điều này không chính xác vì tài nguyên còn bao gồm các yếu tố khác như tiền bạc, vật liệu, thiết bị và các tài nguyên tự nhiên khác. Tài nguyên là những thứ có thể được sử dụng để tạo ra giá trị hoặc đạt được mục tiêu. Trong kinh doanh, tài nguyên có thể bao gồm nhân lực, tài chính, vật tư, thiết bị và công nghệ. Vì vậy, câu trả lời đúng là "False".

Giá trị thực hiện (Earned Value) là một công cụ quản lý dự án tích hợp ba yếu tố quan trọng: phạm vi dự án, lịch trình và ngân sách. Giá trị thực hiện sử dụng các giá trị tiền tệ để đánh giá tình trạng dự án. Nó cho phép quản lý dự án theo dõi tiến độ dự án, xác định các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định chính xác hơn. Giá trị thực hiện giúp dự án được quản lý một cách hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro và tăng cường khả năng hoàn thành dự án đúng hạn.

Câu trả lời không đúng là "Product scope is the work that needs to be accomplished to complete a project". Điều này là vì phạm vi sản phẩm (product scope) chỉ bao gồm các yêu cầu và đặc điểm của sản phẩm hoặc kết quả cuối cùng mà dự án cần phải đạt được, chứ không phải là toàn bộ phạm vi công việc cần thực hiện để hoàn thành dự án. Phạm vi dự án (project scope) bao gồm tất cả các công việc cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm cả phạm vi sản phẩm. Vì vậy, câu trả lời không đúng là "Product scope is the work that needs to be accomplished to complete a project".